Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

Vergaderen à la Dell

Stoelen huren via internet, het bezettingsrisico delen en gratis koffie, een vergaderzaal boeken wordt nooit meer hetzelfde. Seats2meet.com heeft zijn aanbod optimaal geflexibiliseerd. De markt is er rijp voor.

Veranderen is lastig, aldus ­Ronald van den Hoff. "De ­bestaande structuren zijn stroperig. Alleen al de relaties met je klanten en leveranciers zijn zo georganiseerd, dat het moeilijk is het roer helemaal om te gooien."

Op het eerste gezicht was er ook geen ­enkele aanleiding om te veranderen. Van den Hoff en mededirectielid Mariëlle ­Sijgers hadden met Meeting Masters een sterk bedrijf in handen. Een zalenverhuurbedrijf met 100 zalen in de Utrechtse regio. "Volgens onze benchmark twee keer zo goed renderend als het marktgemiddelde", zegt Van den Hoff.

Maar toch. De markt voor vergader­accommodaties is in beweging. De ‘klassieke' vergadering of training waarbij een voorspelbaar aantal deelnemers in een zaaltje bij elkaar komt, sterft uit. Bijeenkomsten verlopen dynamischer, na het plenair deel kan de groep ineens besluiten in subgroepen uit elkaar te gaan, er is meer interactie. Zaalverhuurders moeten hun aanbod veel flexibeler maken. Bovendien: de zzp'er is in opkomst. Morgen kunnen ze in een project stappen en ineens vergaderruimte nodig hebben. Voor de klassieke zalenbranche is het een compleet nieuwe klantengroep.

Van den Hoff en Sijgers lazen boeken zoals Blue Ocean Strategy van Chan Kim en Mauborgne, over het ontginnen van nieuwe markten. Ze putten inspiratie uit nieuwe distributievormen op internet. Zou dat in de zalenbusiness ook kunnen? Van den Hoff: "Zoals Dell de pc-markt destijds op zijn kop heeft gezet, dat is erg indrukwekkend."

Nieuw merk

In plaats van het omgooien van het ­bestaande concept, ontwikkelden de twee directeuren een nieuw merk: Seats2meet. Ze verhuren nu geen zalen meer, maar stoelen. En in plaats van accountmanagers die vergaderruimtes regelen, boeken de klanten nu zelf via internet wat ze nodig hebben. Volledig gepersonaliseerd en op maat, net als bij Dell.

Seats2meet.com heeft een grote keuze aan ruimtes beschikbaar in Utrecht en Maarssen (het ‘oude' merk Meeting Plaza is ook gehandhaafd en is still going strong). De klanten boeken op de site van Seats2meet.com alles wat ze nodig hebben – beamers, ondersteuning, catering, zelfs de geur van hun vergaderruimte kan worden uitgezocht. De reservering is makkelijk uitbreidbaar. "We hebben flexibele leveringsvoorwaarden", zegt Van den Hoff. "We nemen het bezettings­risico over van de congresorganisator."

De risico's die Seats2meet.com loopt, worden weer gedeeld met de toeleveranciers. Alles wat uitbesteed kan worden, is uitbesteed – tot en met de beamers aan toe, die eigendom blijven van de leverancier. Via de site van Seats2meet.com kunnen de beamers worden besproken, maar onderhoud en vervanging is in handen bij de externe partij. Ook de catering is uitbesteed en de drankvoorziening is veranderd in een koffiemachine waar vergadertijgers elk moment naar toe kunnen wandelen. "Vroeger had ik alleen al vier mensen lopen die koffie rondbrachten", zegt Van den Hoff.

Het kloppend hart is het zelf ontwikkelde boekingssysteem. Aan de hand van 32 variabelen doet het systeem aanbiedingen aan de klant en berekent het een prijs, waarbij rekening wordt gehouden met beschikbaarheid, de klanthistorie en meer. Van den Hoff: "De truc daarbij is dat de computer een optimale yield uitrekent." Het voordeel: er zijn geen sales- en reserveringsmensen meer nodig. Het enige personeel dat Seats2meet nog nodig heeft zijn enkele gastheren en/of -vrouwen die zorgen dat de klanten ongestoord kunnen werken.

Frisinjehoofd

Opvallend is de grote aandacht voor ­sociale netwerken. Het bedrijf heeft een eigen netwerk (frisinjehoofd.nl), daarnaast wordt er druk getwitterd, geblogd en gehyved. Alles met het oog op het bereiken van de nieuwe klantengroep: de zelfstandigen. "Die bereik je niet met traditionele marketingmiddelen", zegt Van den Hoff. Via de netwerken worden zzp'ers aan het merk gebonden.

Toch is er één beproefd marketingmiddel dat ook hier in de strijd wordt gegooid: gratis koffie. Professionals kunnen, als ze in de buurt zijn, bij Seats2meet terecht om rustig te werken. Zelfs de lunch is er gratis. "Zo creëren we veel buzz", zegt Van den Hoff.

Hij rekent voor. Per unit van 1.500 vierkante meter vergaderruimte is een omzet van 1 tot 2 miljoen euro een goed resultaat. Boven verwachting draaide Seats2meet.com in 2008 al 1,5 miljoen en dit jaar gaat richting de 1,7. "En dat doen wij met ongeveer 3 medewerkers per unit, tegenover 15 tot 20 vroeger."

Wekelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Hij zit vol toekomstplannen. Binnenkort start een pilot met bedrijven die hun vergaderruimte aan de markt beschikbaar stellen via de site van Seats2meet.com. Van den Hoff en Sijgers willen ook het buitenland in. Het boekingssysteem is ­multi-inzetbaar en Seats2meet.com kan er nog veel kanten mee op.