Multitasken is bullshit: 9 tips voor beter timemanagement

Daar kan Björn Deusings (42) over meepraten. Met zijn bureau Tijdwinst.com geeft hij trainingen van één dag waarin efficiëntie, tijdsmanagement en slimmer werken met of zonder collega’s centraal staan. Voor iedereen: van conciërges van middelbare scholen tot advocaten op een groot kantoor, en alles daartussen. Ook schreef Deusings onlangs het boek ‘Tijdwinst – Elke dag om 15.00 uur klaar’, waarin tips staan om werkzaamheden anders en slimmer aan te pakken.

‘Het klinkt vaak interessant om te zeggen dat je het druk hebt’, zegt de energieke trainer. ‘Maar zo tof is dat helemaal niet. Druk zijn is niet knap, stoer of succesvol: het betekent helemaal niet dat je productief of effectief bent.’

Al van jongs af aan werd Deusings geconfronteerd met efficiënt werken en het goed managen van je dag. ‘Mijn vader had een constructiebedrijf. Hij was constant bezig met het zo goed mogelijk inplannen van zijn klussen en medewerkers. Als klein bedrijf heb je een bepaalde verdiencapaciteit, dus je hebt een maximaal aantal projecten dat je aan kunt.’ Alle tegeltjesuitspraken – ‘iemands fout kan jouw probleem worden’, ‘tijd is geld’- kreeg hij al vroeg mee. Niet gek dus, dat hij efficiëntie en productiviteit tot op de dag van vandaag hoog in het vaandel heeft staan.

Deusings geeft negen tips om je tijd effectiever te besteden:

1. Houd je hoofd leeg

Makkelijk gezegd, maar ook nog best eenvoudig uit te voeren als je het consequent doet. Blijf er niet mee rondlopen. Gebruik voor je aantekeningen of nuttige hersenspinsels gedurende de dag één vast kladblok. Ben je niet in de gelegenheid om te schrijven? Gebruik dan een app als Braintoss om je gedachten direct naar je mailbox te verzenden. Laat die informatie terechtkomen in je “verkeerstoren”, zoals Deusings het noemt. Je verkeerstoren is één timemanagementsysteem waarin al je projecten, je taken, de zaken waarop je zit te wachten én wat je wilt bespreken, bij elkaar staan. Een extern geheugen zodat jij je kunt focussen.

2. Plan alle taken die langer duren dan 30 minuten in je agenda

Waarom? Omdat een takenlijst met 10 “dingen” nietszeggend is voor je brein. Is dat veel? Ga ik dat redden vandaag? Geen flauw idee! Wanneer je het echter in je agenda gaat plannen word je ineens gedwongen om na te denken over hoeveel tijd het kost, of het überhaupt past in je dag en wat het beste tijdstip is om het te doen. Je ziet ook meteen als het niet meer past en trekt dan aan de bel. Dat heet “plannen”.

3. Stoor liever 1 keer met 10 vragen dan 10 keer met 1 vraag

Vooral handig voor collega’s onderling: spaar je vragen of aandachtspunten op en gooi ze in één keer over de schutting. Ja, het kan leuk zijn om continu binnen te lopen, maar dat betekent iedere keer een stoorzender die de concentratie doorbreekt. Er zijn zelfs organisaties waar de afspraak is: tussen 10 uur ’s ochtends en 14 uur ’s middags storen we elkaar niet. De meeste zaken kunnen echt wel een paar uurtjes wachten en ook je collega’s krijgen veel meer gedaan met minder stress.

4. Begin je dag met regie en overzicht

Controle heb je niet, maar wel de regie. Neem aan het begin van de dag je planning erbij: je takenlijst en je agenda. Ga je alles redden? Zijn er nog taken die je moet uitvoeren ter voorbereiding op bepaalde activiteiten van vandaag? En, handig extra tipje: normaal start Outlook op met je mail. Je wordt dan gelijk afgeleid met nieuwe zaken. Stel Outlook zo in dat hij start in je agenda. Hierdoor voel je je minder druk en ben je minder geneigd om meteen reactief met je mail aan de slag te gaan.

5. Zorg dat je tijdens je werk niet kunt afdwalen

Installeer applicaties die je ‘afstraffen’ als je op onzinnige sites zit. Een goed voorbeeld hiervan is de Chrome-extensie ‘Go Fucking Work’, die websites (die je zelf bepaalt) blokkeert op tijden die je eveneens zelf bepaalt. In plaats daarvan zie je ‘motiverende uitspraken’, om het lief te zeggen. In dezelfde filosofie: zet notificaties uit van je apps. Het merendeel is toch privé, niet urgent en afleidend. Een app als Forest is daar goed voor. ‘En multitasken? Dat is bullshit’, aldus Deusings. ‘Je tegelijkertijd op meerdere taken storten is niet productief. Je denkt dat je A, B en C tegelijk kunt doen, maar aan het einde van de dag heb je alleen maar de domme tussentaakjes X, Y en Z afgerond.’

Dit is een testje dat ook tijdens de trainingen wordt uitgevoerd: schrijf eerst de letters ‘ik ben goed in multitasken’ op, en daarna de cijferreeks 1 tot en met 22, onder iedere letter één cijfer. Time hoelang je erover doet om eerst alle letters en daarna alle cijfers op te schrijven, en time daarna hoelang het duurt om ze één voor één (afwisselend) op te schrijven. Wedden dat dat uiteindelijk veel langer duurt?

6. Slik in het begin van de dag een kikker door

Of ja, niet echt. Maar figuurlijk. De Amerikaanse schrijver Mark Twain stelde voor om elke dag te beginnen met het doorslikken van een kikker, omdat je de rest van de dag daarna waarschijnlijk niks ergers meer staat te gebeuren. Stel vervelende taken niet uit, maar doe ze zo snel mogelijk. Dan ben je ervan af. Slik die kikker direct door, en de rest van je dag valt mee!

7. Neem aan het einde van de dag nog even 5 minuten om je dag goed af te sluiten

‘Moest ik nog wat doen na die meeting? Is alles afgerond? Ga ik dit nog doen of doe ik het morgen? En stuur ik daar iemand even wat info over? Moet ik iemand waarschuwen? En zal ik Fons even mailen dat ik die cijfers maandag nodig heb?’

8. Plan tijd in voor onvoorziene taken: klooitijd

Er komen altijd dingen op je pad die je niet had voorzien. Het zijn taken of zaken die je uit je concentratie halen, en je beseft dat je ze nog moet doen. Een cursist vroeg ooit hoe hij het beste met “al dat geklooi wat tussendoor voorbijkomt” moest omgaan. Het advies dat Deusings gaf: ‘Als het bij je functie hoort, houd er dan tijd voor vrij. Bijvoorbeeld aan het einde van de dag’. En zo was de term “klooitijd” ontstaan. Geen “tijd om te klooien” maar tijd voor de kleine dingen die tussendoor binnenkomen maar niet op dat moment je aandacht verdienen.

9. Accepteer dat je niet iedereen tevreden kunt stellen

Zoals Deusings ook in zijn boek stelt: ‘Er is altijd te veel te doen. Het maakt niet uit hoe hard je werkt, je kunt niet alles doen of iedereen tevreden stellen, integendeel. En dat is prima. Goed zijn in timemanagement houdt namelijk niet in dat je alles altijd af hebt of dat iedereen altijd blij met je is. Timemanagement draait om het kiezen vanuit overzicht, zodat jij tevreden bent met de keuzes die jij hebt gemaakt!’