productiviteit

Theo Compernolle, stress, gezond, productiviteit

Persoonlijke Groei

Stress houdt brein en lichaam in topconditie

Gezonde stress is een bron van succes, kracht en mogelijkheden. Maar slecht gehanteerd veroorzaakt stress lichamelijke en psychische problemen. Op...

author Redactie MT/SPROUT Academy

Tony Crabbe, timemanagement, druk, productiviteit, effectief

MT/Sprout Academy

Van timemanagement krijg je het alleen maar drukker

Timemanagement is het antwoord op ons drukke leven. Het maakt ons gelukkiger en effectiever, denken we. Volgens de Britse bedrijfspsycholoog...

author Redactie Beste Business Events

Persoonlijke Groei

Van timemanagement krijg je het alleen maar drukker

Timemanagement is het antwoord op ons drukke leven. Het maakt ons gelukkiger en effectiever, denken we. Volgens de Britse bedrijfspsycholoog...

author Redactie MT/SPROUT Academy

We zitten te veel en we zitten te lang. En als we willen overleggen doen we dat in een te kleine ruimte waardoor onze hersenen te weinig zuurstof krijgen. Dat leidt tot productiviteitsverlies, zegt columnist Mikkel Hofstee.

Persoonlijke Groei

Vergaderen: te weinig zuurstof en te veel zitten

We zitten te veel en we zitten te lang. En als we willen overleggen doen we dat in een te...

author Mikkel Hofstee

Elk uur van de klok zien, midden in de nacht wakker worden en niet meer kunnen slapen of liggen draaien en woelen. Het zijn veelvoorkomende problemen bij Nederlanders. Uit recent onderzoek van de Hersenstichting blijkt dat relatief veel mensen medicatie gebruiken om te slapen, vooral onder ouderen. Ook hebben vrouwen in het algemeen meer moeite met kwalitatief goed slapen dan mannen. Invloed van slapeloosheid Langdurige slaapproblemen zorgen ervoor dat je overdag minder alert bent, vermoeid of zelfs verkeerde beslissingen neemt. ‘Wanneer je in een leidinggevende positie zit, is dat erg vervelend en heeft het ook veel invloed op je omgeving’, stelt slaapexpert Irma Leijten. Ze geeft regelmatig ‘slaaptrainingen’ vanuit Sleepwise, een startup die zich specifiek richt op het verhelpen van slaapproblemen. Een dutje doen tijdens zo’n training staat niet op de planning, het is hard werken voor de deelnemers. Onder hen is voormalig La Place-manager Karin de Vries, ze woont inmiddels in Spanje en zoekt al maandenlang naar een oplossing voor haar slaapproblemen. ‘Ik ben gewoon compleet wakker als ik in bed lig, terwijl mijn lichaam wel moe is. Totale helderheid, waardoor ik niet slaap.’ Dat breekt echt op na een tijdje, legt ze uit. Andere problemen die voorbij komen: in slaap vallen achter het stuur en het inperken van sociale en sportactiviteiten. ‘Daarbij ben je ook vatbaarder voor stress en ziektes, kun je gewichtsproblemen ervaren en ben je prikkelbaarder’, vult Leijten aan. De deelnemers knikken met een gezichtsuitdrukking van herkenning. Accepteren van slapeloosheid ‘We werken vanuit een 5-stappenplan’, legt Leijten uit. Dat plan is gebaseerd op de methode van The Sleepschool in Londen. De gedachte achter deze methode is dat je je slaapproblemen niet gaat ‘oplossen’, maar accepteert en loslaat. ‘Zo kun je er uiteindelijk mee in bed liggen.’ De deelnemers kijken haar ongelovig aan. ‘Niks doen? Accepteren? Dat gaat niet lukken.’ Maar de tijdelijke oplossingen die ze nu gebruiken werken ook niet op de lange termijn. Toch maar proberen dan. Amygdala ‘Herkennen jullie het gevoel dat al je problemen tien keer erger lijken ’s nachts?’ Dat doet iedereen. ‘Dat komt door de amygdala in je hersenen’, legt Leijten uit. ‘Slapeloosheid verstoort de werking van de amygdala, waardoor alles erger lijkt. De amygdala bepaalt of prikkels veilig of onveilig voor je zijn, waarna je reageert met bijvoorbeeld vluchten of vechten.’ Daarnaast koppelt dat stukje in je brein gevoelens aan bepaalde ervaringen, waardoor je bij een soortgelijke situatie de volgende keer sneller kunt reageren. Zo bouw je een soort lijstje in je hoofd op met gepaste reacties, die zowel positief als negatief zijn. Je frontale cortex heeft ook nog wat met het geheel te maken, ook wel het ‘denkende brein’ genoemd. ‘Anders dan je observerende brein, hangt je denkende brein overal een mening of oordeel aan. Daarom is het goed om ’s nachts meer afstand te nemen en met je observerende brein naar je eigen gedachten te kijken. Enkel observeren wat je bezighoudt, feitelijk en zonder oordeel. Zo kun je ontdekken of er een patroon in je kwelgeesten zit. Daar kun je mee aan de slag gaan.’ 5-stappenplan Leijten neemt de vijf stappen door, met de kanttekening dat het proces voor iedereen anders zal zijn. Ontdek: wat verstoort jouw slaap? Wat is de invloed ervan en wat gebeurt er met je lichaam en geest? Bij deze stap is het belangrijk dat je nadenkt over patronen die je bij jezelf kunt ontdekken. Ben je ’s nachts bijvoorbeeld altijd to do-lijstjes aan het maken, of ben je bang dat je je werk niet goed doet? Kies: probeer niet om al je problemen op te lossen. Dat is een vorm van vechten tegen het probleem, dat kost alleen maar energie en werkt niet. Wat dan wel? Accepteren dat het probleem er is en de controle loslaten. ‘Niet berusten, dat is negatief. Accepteren dat het er nu eenmaal is leidt uiteindelijk tot ontspanning. Houd je aandacht ’s nachts in het hier en nu en creëer afstand van je denkende brein. Zo krijg je meer grip op je amygdala.’ Kom los: soms is het beter om naar de bedreiging toe te gaan in plaats van weg te rennen. ‘Denk aan drijfzand. Als je beweegt, zak je meer weg. Bij drijfzand moet je op je rug gaan liggen en zo naar de kant bewegen. Je gaat dus eerst dichter naar de dreiging toe.’ Zo ook met slapeloosheid, op dat moment je vijand. Wanneer je omarmt dat het zo is, neemt de lading van de dreiging af. Herstel: je biologische slaapritme. Je bouwt gedurende de dag slaapurgentie op. Dat duurt gemiddeld 16 uur. De overige 8 uur slapen we. Wanneer je overdag een dutje doet, langer dan 20 minuten, is die slaapurgentie weg. Bepaal voor jezelf hoe lang je minimaal moet slapen ’s nachts om genoeg energie te hebben voor de volgende dag. Daar kom je achter door te bedenken hoeveel je sliep voor je slaapproblemen kreeg, of door te bedenken hoe lang je slaapt na twee weken vakantie (zonder alcohol). Er zijn slaapapps die je slaapritme meten, die kunnen hierbij helpen. Leef: pas je niet meer aan aan je slaaptekort. Doe alles dat je wil doen en laat je niet meer beperken. Besef daarnaast dat verandering gepaard gaat met ongemak. (De)fusie Afstand creëren van je denkende brein is lastig. Dat komt doordat slapen de vijand is geworden voor velen, een gevoel dat gekoppeld is aan eerdere ervaringen. ‘Dat heet fusie. Het gebeurt automatisch en we hebben er geen controle over. Wat we wel kunnen doen, is er iets naast zetten. Dat heet defusie. Het houdt in dat je concreet maakt wat je dwars zit. ’s Nachts klaarwakker liggen kan mist worden, een stemmetje in je hoofd dat zegt dat je iets niet kan wordt die strenge lerares van vroeger. Maar nu heeft ze neonkleurige roze nagellak op, waardoor het ineens een grappig beeld wordt. Maak van je kwelgeest een beeld en geef daar een grappige twist aan. Of ga ermee in gesprek: ‘Oh, daar hebben we ‘’het Hoofdkantoor’’ weer hoor. Maak er een typetje van dat herkenbaar en grappig is. Zo maak je de negatieve lading minder sterk en kun je het uiteindelijk accepteren.’ Versterkers Veel mensen met slaapproblemen doen van alles om in slaap te komen, van slaappillen slikken tot bananen eten of cafeïne schrappen. ‘Sommige oplossingen werken, anderen werken wisselend wel of niet. Die laatste categorie noemen we versterkers. Dat zijn oplossingen die het probleem uiteindelijk in stand houden. Want zodra je een keer geen warm glaasje melk kunt drinken voor je gaat slapen, of geen bananen in huis hebt, kun je direct niet meer slapen. Anderen doen bijvoorbeeld yoga voor ze gaan slapen met de gedachte dat ze daarvan ontspannen raken en kunnen slapen. Dat is geforceerd ontspannen en werkt dus ook niet. Het doel mag nooit zijn: hiervan ga ik slapen. Dat werkt averechts.’ Ervaringen Heeft de training uiteindelijk geholpen? De deelnemers geven wisselende reacties. Karin de Vries ervaart meer rust in haar gedachten, ze is haar ‘uit-knop’ aan het trainen door elke de dag een powernap te nemen. Slapen zit er echter nog niet in, daarom gebruikt ze elke avond wietolie. Ook deelnemers Vivianne Poldervaart en Karin Terpstra liggen ’s nachts nog wakker, maar vallen beiden sneller in slaap na het volgen van de training. Poldervaart: ‘Me beseffen hoe slaap wetenschappelijk werkt zorgt ook dat ik minder bang ben om weinig slaap te krijgen. Ik raak minder snel in paniek en kan mijn gedachten beheersen. Ik besef me nu dat mijn gedachten ’s nachts niet ‘’de waarheid’’ zijn, maar een oordeel.’ Ook Karin Terpstra vecht minder om in slaap te komen. ‘Ik heb er nooit bij stilgestaan dat ik het proces van slaap kan beïnvloeden, ik kan nu accepteren dat ik wakker in bed lig en daardoor val ik uiteindelijk sneller weer in slaap. Daardoor ben ik overdag fitter, ben ik weer gaan sporten en doe ik ook ’s avonds weer dingen.’

Persoonlijk Leiderschap

Slapeloosheid: ’s nachts lijken al je problemen erger

Lig je elke nacht schaapjes te tellen of kun je niet naar bed zonder een slaappil? Slapeloosheid is een van...

author Romy Donk

Het is de nieuwe manier van organiseren bij bedrijven; niet een hiërarchische structuur, maar een organisatievorm die gericht is op samenwerken. Steeds meer bedrijven organiseren zich als een netwerkorganisatie; ING zet in projectgroepen medewerkers met verschillende expertises samen. Dat doet het naar voorbeeld van organisaties als Netflix en Spotify. Finext is een Nederlandse netwerkorganisatie pur sang. Het bedrijf wordt regelmatig als voorbeeld genoemd en is misschien wel de oudste netwerkorganisatie in ons land. Het bedrijf werd bijna twintig jaar geleden – in 1999 – opgericht als zelfstandige onderneming binnen TVW Group dat later werd gekocht door Ordina. In 2011 verzelfstandigde Finext toen een groepje van zeventig professionals de Finext-aandelen van Ordina kocht. Een kers op de taart, noemde consultant Martijn Meuling de buy-out toen. ‘Met deze stap wordt het ondernemerschap maximaal gestimuleerd. Het belang van de organisatie is nu de optelsom van de belangen van de professionals.’ Organiseren rond de keukentafel Finext heeft namelijk geen managers. Doordat de aandelen in handen zijn van de werknemers heeft iedere werknemer evenveel verantwoordelijkheid en zeggenschap. Dat deze constructie werkt blijkt wel uit het jaarverslag van 2015; het bedrijf haalde een winst van 1,8 miljoen euro, 50 procent meer dan een jaar eerder. Dat het bedrijf geen managers heeft, betekent niet dat de organisatiestructuur onduidelijk is. Werknemers – allemaal consultants - zijn verenigd rondom een vraagstuk of opdracht in groepen van vier tot negen mensen. Dat worden business projects (BP’s) genoemd. Past zo’n BP niet meer rond de keukentafel, dan valt het uiteen in nieuwe BP’s. Die BP’s worden weer gegroepeerd in niches. Binnen een BP hebben de Finexters allemaal een andere rol. Een daarvan is de rol van trekker, die soms zelfs wordt gedaan door junioren of beginnend medioren die hiervoor talent hebben. Een trekker houdt het clubje bij elkaar, hij of zij zorgt dat de BP bij elkaar komt. En woont het trekkersoverleg van de niche bij. Vanuit elke niche zit ook weer een trekker bij het overkoepelend overleg van de verschillende niches. Gedeeld leiderschap Besluiten worden gezamenlijk genomen. Een voorbeeld: toen het bedrijf in 2016 ging verhuizen stond er een aantal medewerkers op om de nieuwe locatie te regelen. Gedeeld leiderschap, noemde associate partner Alexander Berkhoff dat tijdens een inspiratiesessie. ‘Dat is op basis van vrijwilligheid maar is zeker niet vrijblijvend; op het moment dat je opstaat krijg je het vertrouwen om het tot een goed einde te brengen. Je kan niet zeggen dat je er even geen zin in hebt.’ Die gezamenlijke besluitvorming gebeurt ook bij het doorvoeren van verbeteringen. Bijvoorbeeld toen bleek dat de missie en visie van het bedrijf niet meer pasten. Berkhoff zei daarover tijdens de inspiratiesessie: ‘Een collega heeft toen een bedrijfsbrede dialoog via een Worldcafe-opstelling georganiseerd. Daar kwamen tachtig Finexters op af. We kwamen toen o.a. tot de conclusie dat onze missie niet meer voldeed en zijn we met elkaar weer in gesprek gegaan over onze missie.’ Naast deze grote besluiten, moeten Finexters er ook samen uit komen bij vraagstukken die anders door een manager worden opgelost. Het aannemen van personeel bijvoorbeeld gebeurt binnen een niche. En Finexters bepalen zelf – in overleg met collega’s - hun salaris. Want, zegt adviseur en oud Finext medewerker Fokke Wijnstra daarover in het boek ‘Impact op (zelf)sturing’: ‘waarom zou een ander het salaris moeten bepalen. Dat gaat eigenlijk op dezelfde manier als je het zakgeld voor kinderen gezamenlijk vaststelt: wat vind je zelf redelijk, gezien wat je tot nog toe kreeg en gezien wat anderen krijgen?’ Eigenaarschap Deze manier van organiseren zorgt voor eigenaarschap bij de werknemers. Wijnstra: ‘In een gezond team pakken de leden een aantal taken op. Je krijgt niet zozeer werk toebedeeld. Ik geloof niet in delegeren, maar wel wanneer mensen zelf taken oppakken. Want het maakt nogal uit of jij een taak toebedeeld krijgt of dat je deze zelf oppakt. […] Als mensen een taak of een klus eigenstandig oppakken, weet je ook zeker dat het geregeld wordt.’

Persoonlijke Groei

Hoe netwerkorganisatie Finext al jaren succesvol is

Al bijna twintig jaar is financiële dienstverlener Finext georganiseerd als netwerkorganisatie waar werknemers zelf de verantwoordelijkheid dragen. En dat legt...

author Kim Loohuis

overvolle inbox, minimalistisch emailbeleid, minimalistisch werken

MT/Sprout Academy

Zo werk je productiever met een minimalistisch e-mailbeleid

Onopgeloste taken en keuzes zijn funest voor het werkgeluk. Wil je aan het einde van een werkdag niet uitgeput thuiskomen,...

author Redactie Beste Business Events

Arjan Broere is Master Trainer bij meereffect, de officiële Getting Things Done Partner van de David Allen Company voor België, Nederland en Luxemburg. Naast training en coaching schrijft hij boeken over gestructureerd werken en lifehacking. Volgens hem zijn netwerkorganisaties gebaat bij de methode Getting Things Done, omdat de traditionele hiërarchische structuur ver te zoeken is in dat soort bedrijven. ‘Met Getting Things Done kun je eenvoudig structuur aanbrengen waardoor de effectiviteit en productiviteit van teams stijgt.’ Hoe implementeer je deze methode in een netwerkorganisatie? ‘Ik zie dat er bedrijven zijn die deze werkwijze verplicht stellen bij indiensttreding. Een training Getting Things Done kan worden opgenomen in het onboarding-traject, waarna afspraken met de nieuwe medewerker worden vastgelegd. Hoewel ik verplicht een groot woord vind, de meeste mensen blijken behoefte te hebben aan een gestructureerde manier van werken. Dwang werkt bovendien meestal averechts. Ik zie dat bedrijven vooral met verleiding werken; ze laten hun werknemers slimme voordeeltjes van deze methode inzien.’ Hoe borg je de methode in de organisatie? ‘Alles valt of staat met de ervaring, en dat men ziet dat het loont. Die roes van een lege inbox aan het einde van de dag, een overzichtelijke lijst met taken, een succesvol afgerond project; probeer dat gevoel vast te leggen en je weet waarom je het doet. Als dat lukt, wordt het een gewoonte. Ik denk dat het ook heel belangrijk is dat het management werknemers faciliteert om het wekelijks onderhoud van de methode te doen. Dat wekelijks onderhoud van je mailbox en takenlijsten is een vluchtheuvel in de week. Als daar de klad in komt, blijf je vervolgens achter de feiten aanlopen en wordt het moeilijk het werken volgens de methode te adopteren.’ Is er een verschil tussen het gebruik van Getting Things Done in een traditionele organisatie en in een netwerkorganisatie? ‘Ik heb het idee dat netwerkorganisaties van nature meer stilstaan bij hoe zaken geregeld worden. Er worden vaak projecten uitgevoerd met teams op afstand, waardoor nagedacht moet worden over hoe er gecommuniceerd wordt, waar taken worden gedeeld en waar bestanden worden opgeslagen. Voor de 5 stappen van de methode maakt dat niet uit, maar het bewustzijn om zaken gestructureerd te regelen is groter dan bij klassieke negen-tot-vijf bedrijven.’ Wat zijn de voordelen van Getting Things Done voor een netwerkbedrijf? ‘Juist doordat er niet in klassieke patronen van team-emails en vergaderingen worden gewerkt, wordt er veel meer nagedacht over wat er bereikt moet worden, wat een project behelst en wat de gewenste uitkomsten moeten zijn. Daarbij past dat ook nagedacht wordt over hoe en waar acties worden georganiseerd. Je kunt niet altijd eenvoudig even bij een collega binnenlopen. Er is meer structuur nodig, omdat een netwerkorganisatie anders in elkaar zit dan een traditioneel bedrijf. Getting Things Done kan die structuur bieden waardoor de effectiviteit en productiviteit van een team stijgen. Bovendien zorgt de methode voor een duurzame inzetbaarheid van je personeel.’ Wat zijn de valkuilen bij het implementeren van deze methode? ‘Soms zie ik managers die de methode zo intens omarmen en er fanatiek mee aan de slag gaan, dat ze er een soort absolute leer van maken. Tot op het kleinste detailniveau wordt er voorgeschreven welke tools moeten worden gebruikt en hoe een werknemer moet werken. Dan loop je het risico dat je het plat slaat. Door het schetsen van kaders, maar vervolgens medewerkers vrij te laten binnen die kaders, wordt de methode sneller omarmd in de rest van het bedrijf.’ Toch is er altijd iemand die het niets vindt en er niet in mee wil. Hoe ga je daarmee om? ‘Het is heel belangrijk om te kijken wat je wilt oplossen met de implementatie van de methode. Waar wil je werknemers bij helpen? Verdrinken ze in hun mail? Zijn ze het overzicht op hun werk kwijt? Delegeren ze taken, maar weten ze niet waar het blijft? In samenwerkingen ben je afhankelijk van een ander en dat kan soms problemen opleveren. Door uit te zoeken waar de aversie van iemand vandaan komt, en wat diegene graag wil oplossen, kun je de praktische voordelen van de methode laten zien. Mijn ervaring is dat zodra mensen ermee in aanraking komen, ze er stukje bij beetje voor open gaan staan.’ Is het nuttig om je als bedrijf te laten certificeren op het gebied van Getting Things Done? ‘Ik vind dat verstandig. Enerzijds helpt de methode werknemers beschermen die soms buikpijn krijgen van hun werk. Anderzijds kunnen mensen zoveel meer doen door dingen praktisch te regelen. Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar je wordt creatiever door georganiseerd te zijn. Voor netwerkorganisaties moet deze methode het nieuwe normaal worden. Pas als je al je zaken op orde hebt, heb je ’s avonds ook echt vrij en kun je vrijdagmiddag écht van je weekend gaan genieten.’

Lifehacks

Zo implementeer je Getting Things Done in een netwerkorganisatie

Juist netwerkorganisaties hebben baat bij de methodiek van Getting Things Done. Het biedt structuur, overzicht en helderheid. Fijn als je...

author Kim Loohuis

‘Kristel, wil je even naar boven komen? Je hond heeft net recht onder mijn bureau gekakt’, hoor ik. ‘Ja, leuk hoor Mark. Zeker een verlate 1 april grap’, en ik leg de hoorn van de telefoon weer neer. Binnen twee minuten belt mijn huurder van een van onze kantoren boos terug: ‘Kristel, ik ga dit echt niet zelf opruimen. Het kan wel de hond van de directeur zijn, maar zelfs haar kak stinkt.’ ‘Het is al goed, ik kom eraan’, antwoord ik. Het positieve effect van de kantoorhond Een hond op kantoor, een teken van onprofessionaliteit? Of gewoon een nieuwe hype in managementland? Dit voorval was heel gênant, maar ik moet wel toegeven dat we er vreselijk om gelachen hebben. Een hond op de zaak is zeker een sfeermaker en dan hoeft ze niet eens op een ongepaste plek gekakt te hebben. Een aantal van onze systeemplafondplaten zijn gesneuveld door een potje voetbal met mijn hond Luna. Af en toe pikt ze weleens een boterham van een medewerker of zit ze met haar kop in de cappuccino van een klant. ‘Sorry meneer, maar Luna lust graag koffie. Bier trouwens ook.’ En iedereen moet weer lachen. Een Amerikaans onderzoek van de Virginia Commonwealth University heeft aangetoond dat een kantoorhond een positief effect heeft op de perceptie van stress. Een onderzoek van de psycholoog Stephen Colarelli van de Central Michigan University heeft bewezen dat een hond de vertrouwensrelatie tussen teamleden verhoogt. Een hond op kantoor bevordert de collegialiteit. Andere wetenschappers beweren zelfs dat een hond op de werkvloer de arbeidsproductiviteit verhoogd en een positief effect heeft op de beleving van zowel klanten als medewerkers. Heb je een winkel, dan is het aan te raden om je hond mee te nemen. Dit zou je omzet doen stijgen. Eigenlijk zou ieder modern bedrijf gewoon een hond op kantoor moeten hebben. Wees lief voor de hond van de baas De hond van de directeur is belangrijker dan je denkt. Hij of zij is de beste vriend van je leidinggevende. De volgende opmerkingen zijn heel gevaarlijk: ‘Luna je hebt misschien wel iets teveel gegeten’ of ‘Luna toch, je baasje zou toch eens iets meer met je moeten gaan wandelen’. Kijk uit wat je zegt over de hond van de baas, want het wordt je persoonlijk kwalijk genomen. Tegen de ondernemer zelf zeg je toch ook niet dat hij wel een flinke bierbuik heeft gekregen? Als de hond niet goed luistert, is dit dan een gebrek aan autoriteit van de ondernemer? Wat zegt die hond eigenlijk over de ondernemer zelf? Bij een Bullmastiff (dit ras vind ik trouwens geen aanrader als kantoorhond) kun je je afvragen of de leidinggevende een agressief karaktertrekje heeft. Een Herdershond: je werkgever is een machtswellusteling? Een Franse Bulldog: je baas ligt onder de sloof bij zijn vrouw? Ik moet toegeven dat een hond iets zegt over je persoonlijkheid. Ik heb geen reusachtige hond, zeker geen monster waar je bang voor moet zijn. Luna is een Duck Toller Retriever, een middelgroot ras van 20 kilogram, een flinke zwemmer en ze is af en toe een ADHD‘er. Buiten die hyperactiviteit is ze redelijk goed opgevoed. En ik neem haar enkel mee naar kantoor als ik weet dat ze een engeltje gaat zijn en de dag ervoor de longen uit haar lijf heeft gelopen. Dit om stalking van personeel met een tennisbal te voorkomen en het zorgt er ook voor dat niet al mijn plafondplaten sneuvelen als medewerkers de hond laten apporteren. Ook let ik erop dat klanten die niet van honden houden geen hinder ondervinden. Mijn hond weet waar ze mag komen, de vergaderzaal en de kantine horen niet tot haar grondgebied. Wel vraag ik bij sollicitatiegesprekken regelmatig of men niet bang is voor honden. Voor een medewerker in de fabriek is dit geen probleem, maar kom je bij ons op kantoor terecht dan is het niet zo handig als je een hekel hebt aan een harige viervoeter die vast een keer je boterham gaat pikken. Kom je aan de hond van de directeur, dan kom je aan hem. Zo had een medewerkster van mij expres de deur opengezet zodat mijn hond naar buiten kon glippen naar het industrieterrein waar aan alle kanten vrachtwagens langsrijden. Op onze kantoordeuren hangt het verzoek duidelijk geplakt om de deuren te sluiten, aangezien de hond anders wegloopt. Laat staan dat je de hond naar buiten gaat lokken. Dit was geen slimme zet van de dame in kwestie. De hond was snel gered, maar haar baan niet. Dit was voor mij echt de bekende druppel die de emmer deed overlopen bij een al lopend functioneringstraject. Als je de frustratie ten opzichte van je leidinggevende gaat africhten op haar hond, dan ga je echt een stap te ver bij mij. Een nieuwe trend Terwijl het vroeger uit den boze was om je hond mee te nemen naar kantoor, zie je de trend nu keren. Het is geen teken meer van onprofessionaliteit. Steeds meer ondernemers nemen hun hond mee naar kantoor. Mijn Belgische accountant neemt elke dag zijn zwarte labrador mee naar zijn zaak, onze leverancier van heftrucks heeft altijd zijn kleine bulldog mee en zelfs Vivienne van Eijkelenborg (zakenvrouw van het jaar 2016) neemt af en toe haar hond mee naar het bedrijf. In België declareren ondernemers zelfs hondenvoer op de zaak, want de hond heeft een officiële medewerkersfunctie gekregen. Namelijk: de bewaking van het terrein of als sfeermaker op kantoor. Bedrijven moedigen zelfs werknemers aan om hun hond mee te nemen naar hun werkplek. Nestle en Mars hebben een compleet hondenbeleid en zijn ingericht op een viervoeter die een dagje meegaat werken. In Amerika is een hond helemaal een graag geziene passieve medewerker op kantoor. Bij bedrijven als Google en Amazon heerst een hondencultuur en men vindt het zelfs raar als je je viervoeter een dagje thuislaat. Andere bedrijven beginnen met een jaarlijkse hondendag op kantoor om het positieve effect van ‘de nieuwe medewerker’ een beetje af te tasten. Het startschot is gegeven: een hond op kantoor, eigenlijk zou iedere ondernemer het moeten doen.

Persoonlijke Groei

Trend: een kantoorhond op de werkvloer

Steeds meer ondernemers doen het, stelt MT-columnist Kristel Groenenboom in een nieuwe column. Hun hond mee naar kantoor nemen. En...

author Kristel Groenenboom

MT/Sprout Academy

David Allen: ‘Eerst situatie onder controle, dan perspectieven’

Nooit meer 's nachts wakker schrikken met de gedachte aan wat je nog allemaal moet doen, nooit meer opzien tegen...

author Redactie Beste Business Events

Persoonlijke Groei

David Allen: ‘Plan op de natuurlijke manier en creëer ruimte’

De hele dag door krijgen we te maken met projecten, problemen of situaties die energie slurpen. Hoe kunnen we zo...

author Redactie MT

Vrijwel iedereen doet het: een attachment bij een e-mailbericht voegen. Of het nu om een simpel verslagje van een meeting gaat, offertes of financiële overzichten, als we iets moeten delen, sturen we een attachment via de email. In het kader van security kun je je al afvragen of dit de beste manier is om bestanden te delen. De meeste cyberaanvallen worden immers geïnitieerd door een malafide bijlage in een e-mail. Waarom geen attachments mailen? Binnen organisaties staan we veel te weinig stil bij de gevoeligheid van de bestanden die we rondsturen. We zijn ons slecht bewust van hoe eenvoudig we bijvoorbeeld omzetcijfers delen met de accountant of even een offerte naar de rest van het team sturen. E-mail is in een zakelijke omgeving vrijwel nooit de beste manier om documenten te delen. Het is eenvoudig voor de ontvanger om de mail samen met het bestand door te sturen. Vraag jezelf altijd af of de inhoud van het bericht en de bijlage doorgestuurd mogen worden. Het bestand dat je meestuurt, wordt op talloze andere plaatsen opgeslagen. Wil je dat er zoveel verschillende kopieën van het bestand bestaan? Veel e-mailprogramma’s kennen een limiet op de grootte van de mails die ze mogen ontvangen. E-mails worden veelal opgeslagen in platte tekst, dat betekent dat als iemand toegang krijgt tot die systemen, alles eenvoudig zichtbaar is. Hoe dan wel? Veel financiële organisaties maken gebruik van beveiligde email systemen om gevoelige informatie te delen, maar niet ieder bedrijf heeft zulke systemen tot zijn beschikking. Een eenvoudige manier om bestanden te delen is door ze op een centrale plek op te slaan, bijvoorbeeld in de cloud, en een link naar het bestand via de mail te delen. Extra veiligheid kan worden ingebouwd door het bestand met een wachtwoord te beschermen. Het wachtwoord verstuur je in een sms of je vraagt de ontvanger je te bellen voor het wachtwoord. Het is bovendien mogelijk om de link te laten verlopen na een aantal dagen. Dat zorgt ervoor dat na het verlopen van de link, niemand meer bij de bestanden kan. Eén versie van de waarheid Een andere reden om te kiezen voor een centraal opgeslagen document is dat het makkelijker is om samen aan dat bestand te werken. Het zal veel mensen niet onbekend voorkomen dat ze een bestand rondsturen aan collega’s met de vraag om feedback. Voor je het weet zit je mailbox vol met bewerkte bestanden die allemaal dezelfde naam hebben. Het kost veel tijd en moeite om al die feedback apart te verwerken. Vrijwel alle clouddiensten bieden de mogelijkheid om samen aan documenten te werken. Een link naar het bestand is voldoende en collega’s kunnen direct in het document hun wijzigingen aanbrengen. Dat voorkomt eveneens dat er meerdere versies van een bestand bestaan waarvan je je vrijwel altijd afvraagt welke nou ook alweer de meest recente was. Dus vraag jezelf iedere keer als je op de paperclip in een e-mailbericht wilt klikken af of dit de beste manier is om het document te delen. Houd rekening met de grootte van het document, met de gevoeligheid van de informatie die het bevat en of je op een efficiënte manier je doel bereikt.

Persoonlijke Groei

Waarom stoppen met het mailen van attachments een goed idee is

Het versturen van attachments via de mail is niet alleen onveilig, het is bovendien een inefficiënte manier van werken. In...

author Kim Loohuis

Met onze uitpuilende inboxen, groeiende to do-lijsten en agenda’s vol vergaderingen hebben we niets meer aan de traditionele tijdsmanagement technieken. We kunnen ons beter gaan gedragen als een productiviteitsninja,

MT/Sprout Academy

Minder stress? Gedraag je als een productiviteitsninja

Met onze uitpuilende inboxen, groeiende to do-lijsten en agenda’s vol vergaderingen hebben we niets meer aan de traditionele tijdsmanagement technieken....

author Redactie Beste Business Events

Persoonlijke Groei

Harvard-professor Amabile over hoe je mensen creatiever en productiever maakt

Medewerkers worden creatiever en productiever als ze het gevoel hebben vooruitgang te boeken. Dat moet dan ook de focus zijn...

author Thijs Peters

Winkelmand

Persoonlijke Groei

Stress houdt brein en lichaam in topconditie

MT/Sprout Academy

Van timemanagement krijg je het alleen maar drukker

Persoonlijke Groei

Van timemanagement krijg je het alleen maar drukker

Persoonlijke Groei

Vergaderen: te weinig zuurstof en te veel zitten

Persoonlijk Leiderschap

Slapeloosheid: ’s nachts lijken al je problemen erger

Persoonlijke Groei

Hoe netwerkorganisatie Finext al jaren succesvol is

MT/Sprout Academy

Zo werk je productiever met een minimalistisch e-mailbeleid

Lifehacks

Zo implementeer je Getting Things Done in een netwerkorganisatie

Persoonlijke Groei

Trend: een kantoorhond op de werkvloer

MT/Sprout Academy

David Allen: ‘Eerst situatie onder controle, dan perspectieven’

Persoonlijke Groei

David Allen: ‘Plan op de natuurlijke manier en creëer ruimte’

Persoonlijke Groei

Waarom stoppen met het mailen van attachments een goed idee is

MT/Sprout Academy

Minder stress? Gedraag je als een productiviteitsninja

Persoonlijke Groei

Harvard-professor Amabile over hoe je mensen creatiever en productiever maakt

Insights

Academy

Agency

MT/Sprout