Geen producten in je winkelwagen.
Om te beginnen: dit artikel gaat over gróte veranderingen. Dus niet over cosmetische verbouwingen en ‘aanpassingen’. Niet over ‘herformuleringen’. Niet over een ‘tripje langs de kust’. En ook niet over oppervlakkige heroriëntaties, reorganisaties of een beetje ‘meer of minder van hetzelfde’.
Handleidingen alom
Dergelijke ‘kleine’ projecten, die kennen we inmiddels wel. Die kunnen we allemaal tegenwoordig min of meer planmatig uittekenen en implementeren. Je kunt er bovendien handleidingen voor vinden in alle standaard managementboeken.
Oud gedrag loslaten
Waar we het hier over hebben, is echter iets heel anders. Het gaat in dit artikel over diepe verandering, over transformatie, over een (gedeeltelijke) gedaanteverwisseling. Hierbij moeten oud gedrag en oude vormen worden losgelaten, terwijl nieuwe moeten worden aangeleerd. En die nieuwe mentaliteit moet wortel schieten, bij iedereen in de organisatie. En dat raakt aan de harde kern van de organisatie: het waardensysteem en de identiteit.
Startpunt
Voorwaar, dat is andere koek. Maar in veel organisaties is zo’n transformatie wel hard nodig. Alleen, hoe geef je zoiets vorm? In elk geval is het belangrijk dat je voordat de reis begint een gezamenlijk startpunt markeert. Begin met een verkenning van eerste ideeën over waarheen het zou kúnnen gaan en wat daarvoor (als eerste) nodig is.
Change Canvas
Zo’n inventarisatie kun je met een blanco vel beginnen, maar handiger is het vaak om het te doen aan de hand van een model. Wij hebben daarvoor het zogeheten ‘Change Canvas‘ ontwikkeld, een praktisch denkmodel om grootschalige verandering te kickstarten, bestaande uit drie panelen.
#1. Het verhalenbord
Het eerste paneel, helemaal links, is het zogenoemde ‘verhalenbord’ met de beschrijving van het ‘waarom’ van de verandering: van de ambities tot de brandende noodzaak ervan.
De geschiedenis leert dat goede verhalen echte dragers en drijvers van verandering kunnen zijn.
Om inspiratie en een heldere visie voor ons veranderavontuur te bouwen, moeten we een gezamenlijke passie ontwikkelen, plus een goed gedeeld begrip van wie we zijn, waar we voor staan en wat we samen kunnen bereiken. Samen vormen die ingrediënten een inspirerend ‘verhaal’. De geschiedenis leert dat goede verhalen echte dragers en drijvers van verandering kunnen zijn. Een inspirerend verhaal is een krachtig instrument en onmisbaar voor echte verandering.
Organisaties worden wel eens opgevat als verhalencollecties: ze bestaan uit en te midden van verhalen die informatie én emotie overbrengen. Die ons hoofd én ons hart raken. Door verhalen worden belangrijke feiten, lessen en boodschappen gecommuniceerd, doorgegeven en vastgelegd. Spannende verhalen, sprookjes en legendes onthouden we van nature beter dan wat ook. Door ze dóór te vertellen worden we als het ware onderdeel van het collectief én kunnen we er ook iets van onszelf aan toevoegen. Zo verbinden we ons aan de boodschap en wordt hij (nog meer) van onszelf. Dit helpt vervolgens om je ook in overeenstemming met het verhaal te gaan gedragen: het collectieve verhaal te leven en vóór te leven.
Reden genoeg om verhalen veelvuldig ter inspiratie in het veranderproces te gebruiken. We doen dit dus in de eerste plaats door gezamenlijk verhalen en beelden te maken en uit te wisselen over waar de organisatie nu is.
#2. Het omslagenbord
In het midden van het Change Canvas staat vervolgens wat we noemen het omslagenbord. Hierop maak je expliciet welke cruciale omslagen nodig zijn om van de huidige naar de gedroomde situatie op het verhalenbord te komen. Met ‘omslag’ bedoelen we hier trouwens niet alleen: het opbouwen van iets nieuws (starten), maar net zo goed: het afbouwen van iets bestaands (stoppen).
Deze omslagen gaan over de missie en kernwaarden, over gedrag en over een brede waaier aan cultuurelementen (de symbolenwolk), zoals geschreven en ongeschreven omgangsregels. Onderdeel van het omslagenbord is ook het businessmodel, en dan vooral: de waardepropositie van de organisatie. Hoe leveren we toegevoegde waarde aan onze klanten?
Het omslagenbord helpt om na te gaan welke omslagen nu precies nodig zijn
We bewegen nu van het verhaal en de verbeelding naar de concrete vertaling in de werkelijkheid. De verhalen rond noodzaak, passie en mogelijkheden op het linkerpaneel inspireren ertoe een aantal ‘omslagen’ te maken. Het omslagenbord helpt om na te gaan welke omslagen nu precies nodig zijn op het gebied van onze missie, ons businessmodel, ons gedrag en onze cultuur. Zorg ervoor dat in deze fase een kristalhelder en vooral een goed gedeeld beeld van de voorgenomen veranderingen ontstaat.
#3. Het actiebord
De rechterkant van het canvas, tenslotte, noemen we: het actiebord. Hierop vertalen we de voornemens op het centrale omslagenbord naar de directe concrete consequenties voor de inrichting van de organisatie op de korte termijn (het wat). Ook een verkenning van de personen en rollen, die hiervoor moeten worden ingevuld, (het wie) speelt hierbij een rol.
Alles draait om het bouwen aan onderling vertrouwen, zodat je elkaar kunt ‘helpen leren’.
Effectief veranderen betekent leren, en dat kost tijd. Het besef dat de verandering een collectief leerproces is, waarin je elkaar met vallen en opstaan, moet helpen leren, is misschien wel de allerbelangrijkste succesfactor in de dagelijkse praktijk van organisatieverandering. Een learning mind aanleren heeft prioriteit. Daarbij draait alles om het bouwen aan onderling vertrouwen, zodat je elkaar kunt ‘helpen leren’.
Elkaar constructief feedback geven, actief feedback vragen én ontvangen, is voor dat leerproces onontbeerlijk. Je kunt dan ook niet vroeg genoeg beginnen te oefenen in feedback geven en ontvangen. En houd het ook vol. Geef als leider het goede voorbeeld. Dit legt het fundament voor de noodzakelijke leercultuur en het succes van de veranderreis. Want wie niet leert, zal nooit veranderen.
Meer weten? De TIAS Masterclass Verandermanagement is speciaal ontwikkeld voor professionals die effectief veranderingen willen doorvoeren in hun organisatie. In 3 dagen leer je de juiste condities voor verandering creëren en raak je vertrouwd met het ontwerp en de implementatie van interventies.
Over de auteur: Prof. dr. Woody van Olffen is hoogleraar Organizational Change and Development aan TIAS. Zijn huidige onderzoek richt zich op het meten en volgen van organisatieveranderingen. Van Olffen is academic director van de Master of Management and Organization en auteur van de praktische verandergids Engage!
