Geen producten in de winkelwagen.
Talenten in de mond, brekebeentjes op papier. Waar veel verkopers zich verbaal prima staande houden, laten ze het liggen in de offerte. Het gevolg? Opdracht weg.
Het is een essentiële en onmisbare schakel in de ketting van het salesproces. Bedoeld om de klant warm te krijgen voor uw aanbod en hem uiteindelijk dat ene beslissende zetje te geven. Toch is het schrijven van een winnende offerte een kunst die lang niet elke verkoper verstaat. Maar al te vaak worden ellenlange verkoopvoorstellen overhandigd. Inclusief gortdroge teksten en ingewikkelde specificaties. Volgens Jacques Spelbrink, als sales manager en trainer verbonden aan Houthoff Training & Coaching, is het schrijven van de offerte dan ook een ondergeschoven kindje. Hij verzorgt de training Offertes Schrijven.
Oplossing voor probleem
“Verkoopgesprekken en telefonisch contact worden over het algemeen gezien als belangrijker dan de offerte zelf. Dat is jammer. Met een goed document kun je namelijk het verschil maken. Een offerte is veel meer dan alleen een prijsopgave. Je moet ervoor zorgen dat je hierin de oplossing biedt voor het probleem van de klant. Het antwoord op zijn wensen. Daarbij moet je kunnen aantonen dat de waarde die dat heeft in overeenstemming is met het bedrag dat je daarvoor in rekening brengt.” Een goede offerte begint uiteraard al in een veel eerder stadium. Wie steken laat vallen in het verkooptraject, zal zeer waarschijnlijk niet in staat zijn om een topofferte af te leveren. “Breng in kaart wat de klant wil, waarom hij dat wil en wat zijn verwachtingen zijn. Dan pas ben je in staat om de beste oplossing voor de klant te bieden”, aldus Spelbrink.
De decision makers
Vraag uzelf altijd af: wie lezen mijn offerte straks? Maar al te vaak richten verkopers hun voorstel aan mensen die uiteindelijk niet de decision makers blijken te zijn. “Vaak staat een inkoper niet alleen in de beslissing, zeker niet wanneer er grote bedragen mee gemoeid zijn. Die gaat alleen maar voor 2 procent korting. Achterhaal welke mensen er in het team zitten dat je offerte zal beoordelen. Iemand van finance kijkt vooral naar de centen. De manager van een technische afdeling beoordeelt het voorstel op implementatie en onderhoud. Een vertegenwoordiger van de gebruikersafdeling let daarentegen weer op de functionaliteit. Al die overwegingen moeten terugkomen in de offerte. Het gaat er met andere woorden om dat je een oplossing biedt voor al die behoeften.”
Tien voor taal
Correct Nederlands en het juiste stijlgebruik. Het mag geen geheim zijn dat u zichzelf op dit vlak geen enkele fout kunt permitteren. Professionaliteit en nauwkeurigheid zijn een eerste vereiste. En ook al had u vroeger een tien voor taal, laat uw document altijd even nalezen door een collega. Zeker als er een lange, begeleidende brief aan is vastgeknoopt. Verplaats u bovendien weer in de ander. Een offerte voor het topmanagement van IBM is andere koek dan die aan het schildersbedrijf bij u om de hoek.
Return on investment
Tot slot: het eindbedrag. Grote kans dat uw potentiële opdrachtgever meteen naar het laatste vel bladert om te zien wat u hem in rekening wilt gaan brengen. Bezorg hem daar een zachte landing. Dat kan aan de hand van return on investment. “De klant zal na het lezen van het totale bedrag gaan rekenen. Wat kost me dit, wat levert het me op? Wanneer dat proces buiten je scope plaatsvindt, dan is dat een gemiste kans. Als je de terugverdientijd en de return on investment kunt uitrekenen, leg dat de klant dan ook voor”, aldus Spelbrink. “Wanneer je die waardes meeneemt in de offerte, dan kun je daarmee meestal ook de belachelijkheid van de kortingsvraag van een klant aantonen. U vraagt 5 procent korting op deze machine? Omgerekend naar return on investment en terugverdientijd, verdient u de machine in dat geval niet in negen maanden, maar in acht maanden en twee weken terug. Niet echt een flinke besparing toch?”
