Geen producten in de winkelwagen.
Een reorganisatie heeft een grote impact binnen een bedrijf. Toch is de enige communicatie vaak een nieuwsbrief of bericht op intranet. Daardoor laten bedrijven veel geld en kansen liggen. "Ga op de zeepkist staan."
Communicatie wordt vaak gereduceerd tot smeerolie, terwijl het ook als startmotor kan worden ingezet, stelt Eric Lagerwey, senior managing consultant bij Berenschot. "Dat is een investering die zijn geld dubbel en dwars terugverdient. Niet alleen direct in harde cash door het voorkomen van productiviteitsverlies, maar vooral op de lange termijn door het binden en motiveren van medewerkers."
Afscheid nemen
Lagerwey begeleidt regelmatig reorganisaties en merkt dat er nog een hoop te verbeteren valt wat betreft de interne communicatie. Vooral bij het ontslag van medewerkers is het cruciaal dat er goed afscheid wordt genomen en de blijvers worden gemotiveerd. "Op beide fronten is een rol weggelegd voor de CEO, direct leidinggevenden en HR- en communicatieafdelingen."
Per brief
Ten eerste is het afscheid nemen van collega's belangrijk. "In de praktijk gebeurt het vaak dat informatie over en duiding van een ontslag(ronde) onpersoonlijk en laat wordt gebracht. Er zijn veel voorbeelden van mensen die per brief te horen krijgen dat ze niet meer gewenst zijn. Dit beschadigt de reputatie van de organisatie, zowel bij medewerkers als in hun omgeving." Lagerwey geeft daarom een aantal tips waar u rekening mee dient te houden.
Sta voor de reorganisatie
U bent niet de eerste die uw medewerkers inlicht over de problemen. "Niet het bestuur of management vertelt over het hoe en waarom van de personeelsreductie, maar de collega's bij de koffieautomaat. Een gevolg ervan is dat er minder grip is op de inhoud van de boodschap, waardoor er indianenverhalen gaan leven met als gevolg onrust onder het personeel." De oplossing? "De ceo moet letterlijk en figuurlijk zichtbaar zijn en staan voor de reorganisatie, die uitdragen, toelichten en luisteren naar de repliek." De kans op begrip is dan groter volgens Lagerwey en dat zorgt voor minder onrust en productiviteitsverlies.
Communiceer met blijvers
Een ander aspect waar u rekening mee dient te houden, is de motivatie van de blijvers. "Organisaties gaan er te makkelijk van uit dat de mensen die mogen blijven, vrolijk verder gaan met hun werk. Ze gaan er dan aan voorbij dat er sprake kan zijn van werkdrukverhoging, van angst dat zij de volgende zijn die afscheid moeten nemen of leed als gevolg van het verlies van een collega. Ook dit kan gevolgen hebben voor productiviteit, moraal en betrokkenheid", stelt Lagerwey. Belangrijk dus om daar op de juiste manier op in te spelen.
Managementkans
"Een reorganisatie biedt het management de kans om de toekomstplannen te duiden en daarmee personeel aan zich te binden en te motiveren om mee te werken aan een toekomst", zegt Lagerwey. Hij haalt daarbij twee onderzoeken aan. Een studie van Watson Wyatt toont aan dat werknemers toch gemotiveerd en productief kunnen blijven als er ontslagen vallen binnen de organisatie. "Mits het management consequent en open communiceert over de ontslagronde", legt hij uit. "Ander onderzoek van Towers Perrin laat zien dat achterblijvers moeten weten waarom ontslagen noodzakelijk zijn en wat het bedrijf doet om de situatie te verbeteren."
Coach direct leidinggevenden
"De startmotor heeft niet alleen van de directie energie en input nodig, maar ook van andere leidinggevenden en HR- en communicatieprofessionals", zegt Lagerwey. "Medewerkers willen over de persoonlijke gevolgen van een reorganisatie het liefst geïnformeerd worden door hun direct leidinggevende." Dit wordt volgens hem bemoeilijkt doordat het topmanagement hun leidinggevenden lang niet altijd voldoende op de hoogte houden van het hoe en waarom van de reorganisatie. "Daarnaast vinden leidinggevenden het vaak moeilijk om de slechte boodschap goed te vertellen. Training en coaching van deze leidinggevenden is nodig want het brengen van deze boodschap is een vak apart."
Gebruik de gouden communicatieregels
Tot slot merkt Lagerwey dat de gouden communicatieregels vaak ontbreken in een ontslagronde. "Het gevolg is dat reorganisaties door de bril van cijfers, processen en systemen worden ingezet en de menselijke factor wordt veronachtzaamd. Communicatie kan zich hierbij als startmotor bewijzen door van meet af aan bij de beslissers en bedenkers van de reorganisatie aan tafel te zitten en scherp te zijn op timing, kernboodschap en afzender. Bestuurders moeten op de zeepkist gaan staan om hun medewerkers te vertellen wat er speelt. En zij moeten het lef hebben om hun communicatieprofessionals hierin te laten adviseren."
