Heeft jouw organisatie al een Obeya?

Obeya is Japans voor ‘grote kamer’, maar wordt ook wel vergeleken met een war room of de brug van het schip. Bij Toyota, waar het idee voor een Obeya vandaan komt, heet het de adrenalinekamer.

‘We hebben adrenaline nodig om elke dag weer al onze processen in te richten op wat onze klanten willen. Daarvoor moeten we snel kunnen reageren en samenwerken’, zegt Scott Redelman, senior manager bij Toyota Industrial Equipment Manufacturing. ‘De Obeya is bedoeld om iedereen in dezelfde richting te laten bewegen, zonder muren of silo’s.’

Marktplaats

Hoe je het ook noemt, de Obeya is altijd een open ruimte binnen je bedrijf, die voor iedereen toegankelijk is. Alle informatie die op dat moment actueel en relevant is, hangt, staat of ligt daar. Hij is herkenbaar aan de schema’s, grafieken en tabellen die aan de muren hangen of op whiteboards staan.

Alle strategische informatie waarover gesproken en beslist moet worden is er aanwezig. Een Obeya is met andere woorden een marktplaats van relevante informatie waar vergaderingen, dagstarts, brainstormsessies en toevallige ontmoetingen plaatsvinden.

Hoe werkt het?

Stel dat er issues zijn omtrent de veiligheid in het magazijn. Om die te verbeteren heb je input van verschillende mensen nodig. De kennis van de ontwerpers en veiligheidsadviseurs, de wensen van degenen die er gaan werken en de HR-afdeling die de nieuwe veiligheidsvoorschriften moet gaan communiceren.

Al het materiaal dat nodig is voor dit project komt in de Obeya bij elkaar: plattegronden, kwaliteitseisen, foto’s, moodboards, veiligheidsregels, voorbeelden et cetera. Op de flipovers en whiteboards kan iedereen zijn ideeën en kennis spuien, afspraken vastleggen en doelen formuleren. Door op deze manier kennis en ervaring te bundelen, wordt het mogelijk om samen snel de meest efficiënte en soms verrassende oplossingen te vinden.

Minder ‘zeepkisttijd’

Werken met een Obeya bespaart tijd omdat teamleden en managers samenkomen op een plek waar alle informatie al aanwezig is. Acties en beslissingen kunnen genomen worden op basis van feiten en cijfers die aan de muur hangen.

Maar het scheelt ook een hoop ‘zeepkisttijd’ voor managers. Er zijn veel minder PowerPointpresentaties nodig omdat iedereen al op de hoogte is van de belangrijkste feiten. Reken maar uit hoeveel uur voorbereidingstijd dat scheelt.

A3-management

Een ruimte waarin alle doelen en actuele informatie samenkomen roept bovendien een gevoel van actualiteit op. Alles wat op dit moment relevant is, hangt zichtbaar in de Obeya, waar iedereen samenkomt om te beslissen wat de volgende stap moet zijn op de weg naar betere resultaten.

Deze vorm van ‘A3 management’ helpt medewerkers ook om prioriteiten te stellen: ‘Als het niet op de A3 staat, werk ik er niet aan’ is een goede vuistregel, die helpt om efficiënter te werken. En omdat iedereen van elkaar weet waar hij aan werkt, kunnen vergaderingen een stuk korter worden, of zelfs helemaal geschrapt worden.

Niet gezellig

De dagelijkse meetings in de adrenalinekamer zijn niet bedoeld om bij te praten of iedereen op de hoogte te houden van wat er allemaal gebeurd is gisteren. Obeya-meetings zijn kort en zakelijk. Ze gaan over de hoogtepunten, de missers, de actiepunten en de volgende stappen die gezet moeten worden om de organisatiedoelen te bereiken.

iObeya

Voor organisaties met vestigingen over de hele wereld is de digitale Obeya bedacht. De iObeya is een digitaal platform waarop alle informatie zichtbaar is. De grafieken hangen daar dus niet aan de muur, maar zijn op het scherm van een tablet op te roepen. Zo kan informatie uit Europa ook met het hoofdkantoor in de VS gedeeld worden en kan een internationaal projectteam snel een update geven of besluiten nemen.

De Volvo Group heeft locaties op vijf continenten en laat zijn mensen samenwerken door middel van een interactieve touchscreen. Ook de Franse PSA-Group, die Peugeots en Citroëns maakt, gebruikt voor zijn tienduizend medewerkers in 31 landen een iObeya. Niet alleen werkt het efficiënter, het scheelt ook nog eens een hele hoop reiskosten.

De voordelen van een Obeya op een rijtje:

1. Er zijn veel minder vergaderingen nodig: dagstarts, afdelingsmeetings en projectoverleggen vinden op hetzelfde moment plaats
2. Iedereen weet wat er speelt. Dat bespaart managers veel tijd aan uitleggen en toelichten.
3. Samenwerken en samen beslissen leidt tot meer betrokkenheid
4. Dankzij de wisdom of the crowd ontstaan nieuwe ideeën en wordt eerder actie ondernomen.
5. Dankzij de Obeya overziet iedereen het grotere geheel. Dat leidt tot meer begrip en verhoogt de bereidheid tot veranderen.
6. Als medewerkers zelf feiten en cijfers kunnen interpreteren en het beleid kunnen bijsturen, neemt het gevoel van verantwoordelijkheid toe.
7. Communiceren gaat directer en sneller en dat scheelt een hoopt tijd en ergernissen.

Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Continu Verbeteren’ op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door House of Performance. House of Performance is specialist in het radicaal verbeteren van prestaties op de werkvloer.

Lees ook:

• Verbeter de integriteit op de werkvloer met een goede brainstorm
• ‘Zoek het lekker zelf uit!’
• De rol van gamification bij gedragsverandering