Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

Papierloos vergaderen met iPad

De tabletcomputer verovert niet alleen de consumentenmarkt maar ook de boardroom. Papierloos vergaderen is aanstaande. En het levert nog geld op ook.

 

In veel concerns is het een even verplicht als moeizaam nummer: rapporten, verslagen en visie­documenten van alle divisies en landen vergaren, printen en verspreiden onder de bestuurders die aan de vergadertafel aanschuiven. Zorgen dat ieder op tijd de juiste versie krijgt om vooraf door te nemen met de rode pen in de hand. Herzieningen, concepten en eindversies schieten voortdurend heen en weer. En dan nog leidt ter vergadering de zoektocht naar relevante informatie tot oorverdovend geritsel. 

Board portal

Een oplossing voor dit papieren corvee bestond al langer. Leveranciers van ­zogenoemde board portals bouwen voor hun klanten een online systeem, waarin alle vergaderstukken worden geüpload en op de juiste plek, tijd en in de juiste versie weer veilig gedownload. Dat bood al een oplossing voor de gevaren van het werken met verschillende versies van één document en de onmogelijkheid om iemand op een luchthaven nog even een rapport in de handen te drukken.

Uitgeprint

Amerikaanse bedrijven lopen voorop in het gebruik van zulke board portals. Na enige gewenning bij de soms niet zo tech-savvy topbestuurders (is de informatie wel veilig daar in de computer? Kunnen mijn concurrenten niet meekijken op dat internet?) sloeg het digitale documentenbeheer aan. Maar wat bleef: de vergaderstukken worden in het algemeen nog uitgeprint. Een bestuurscomité dat achter laptops schuilgaat, dat vergadert nu eenmaal niet lekker. 

iPad oplossing

De iPad blijkt nu ook voor de vergadertijger aan de top dé oplossing. De ­e-reader bestond natuurlijk al langer, maar die bood (tot nog toe) te weinig mogelijk­heden om snel te zoeken in de stapels ­virtuele paperassen vol spreadsheets en kleurige diagrammen. Maar sinds ­aanbieders van board portals de iPad opnamen in hun aanbod loopt het bij hen werkelijk storm. “Dat kun je wel zeggen”, zegt bijvoorbeeld Alex Sodi, ceo Diligent Board member services uit New York, die oliegigant Exxon en de BBC tot zijn klanten mag rekenen. “We krijgen echt een gigantische piek in het aantal aanvragen sinds onze iPad-app is verschenen. En vaak kwam het initiatief rechtstreeks van de bestuurders. Het is voor hen ook een no-brainer: dit is de kans om echt papierloos te vergaderen.”

Digibeten

Een tablet is niet alleen minder opdringerig, hij leest ook lekkerder dan een laptop en is – niet onbelangrijk voor veel bestuurders – erg toegankelijk voor digibeten. “Het is opzienbarend hoe de oudere generatie de iPad de afgelopen tijd heeft omarmd”, zegt Sodi. De belangrijkste afnemers van ­Diligent komen uit de financiële wereld, de industrie en farmacie. “Bedrijfstakken waar met veel informatie wordt gewerkt, en waar de directie soms erg verspreid opereert.”

Veiligheidsredenen

Diligent levert ook in Europa zijn vergadersoftware, maar klanten zien om veiligheidsredenen niet graag hun naam genoemd. Sodi noemt Gemalto en Brit Insurance als Nederlandse klanten, maar die zijn voornamelijk om fiscale redenen in ons land gevestigd en beursgenoteerd. “Dit werkt intuïtief en het bespaart me kostbare tijd omdat ik altijd ­alles bij me heb. Het is minder sjouwen en het scheelt een hoop papier. Ik pieker er dan ook niet over om terug te gaan naar papier”, laat Dane Douetil, ceo van Brit Insurance, desgevraagd weten. Het papierloze vergaderen staat natuurlijk leuk in het duurzaamheidsjaarverslag. “Maar het bespaart ook echt veel geld. Niet alleen papier en inkt, maar ook de tijd die zoekraakt met het produceren en leveren van documenten.”

Sommetjes

De sommetjes lijken inderdaad te kloppen, afgaand op de overheden die in ons land papierloos vergaderen en daar een stuk opener over zijn dan de meeste bedrijven. Zo keek de gemeente Nijmegen niet naar een besparing op fte’s, maar louter naar de printkosten bij de invoering van de iPad als papiervervanger. Dat scheelt 530 euro voor elk van de 110 gebruikers, terwijl de iPads werden ingekocht voor 424 euro. Met zo’n ultrakorte terugverdientijd is het niet gek dat dankzij de Apple-tablet het papierloos vergaderen nu echt aanslaat, na jarenlang een grote belofte te zijn geweest.

Tekort

Niet alle vergadertijgers kunnen echter met de nieuwste iPad 2 aan de slag. Het stormachtige succes van de iPad 2 bij grote bedrijven en de aardbeving in Japan maken dat Apple niet kan voldoen aan de massaal vraag naar tablets. Door de ­regel ‘maximaal 2 per klant’ moeten de meeste raden van bestuur toch even zelf bij de Apple Store langs, voordat de zware loodgieterstas kan worden afgedankt.

Lees ook op TechBusiness:

Elke week het beste van TechBusiness in de mail? Vraag de nieuwsbrief aan.

Wekelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

 


 

Vrouwelijk leiderschap in masculiene organisaties: zo speel je het spel

In samenwerking met Boertien Vergouwen Overduin - Heb jij een vrouwelijke leiderschapsstijl en vraag jij je af hoe je het beste tot je recht komt in een mannelijke organisatie? Wat zijn de verschillen tussen mannelijk en vrouwelijk leiderschap, en hoe kun je dit in je voordeel laten werken? Oftewel: hoe speel je het spel?

elisa de groot vrouwelijk leiderschap
Foto: Getty Images

We spreken met Elisa de Groot van In Touch Female Leadership & Career Academy, expert op het gebied van leiderschap en medeauteur van Stratego voor vrouwen. Volgens Elisa zijn mannelijk en vrouwelijk leiderschap even waardevol, maar zit er een belangrijk verschil in de focus.

‘Mannen hebben de neiging om hun plek in de hiërarchie te benadrukken, terwijl vrouwen vaak de nadruk op relaties en verbinding leggen’, vertelt ze. ‘Ook nemen vrouwen over het algemeen minder risico en zijn ze vaak perfectionistischer: alles moet 100 procent goed zijn.’

Let op: dit is geen vaststaande regel. ‘Mannen kunnen net zo goed ‘vrouwelijke’ kwaliteiten inzetten en andersom.’ Sterker nog, iedereen heeft een eigen leiderschapsstijl met een combinatie van mannelijke en vrouwelijke kwaliteiten. ‘Het gaat om de mix van stijlen die een leider effectief maken.’

Vrouwelijk leiderschap wordt vaak niet op waarde geschat

Het zal je niet verbazen, maar vrouwen aan de top lopen vaak tegen hardnekkige vooroordelen aan. Er wordt van ze verwacht dat ze vriendelijk zijn, maar als ze dat zijn, worden ze niet altijd serieus genomen. Zetten ze hun tanden in een project en laten ze daadkracht zien? Ook dat wordt afgekeurd.

‘Uit onderzoek blijkt dat 66 procent van de vrouwen feedback krijgt op hun persoonlijke stijl en bijvoorbeeld het label ‘bitch’ opgeplakt krijgt, tegenover 1 procent van de mannen. Mannen die zich op dezelfde manier gedragen, krijgen vaak een schouderklopje voor hun leiderschap’, vertelt De Groot.

De Groot legt uit dat vrouwen meer geneigd zijn om het over de mijlpalen van hun team te hebben, in plaats van hun eigen prestaties (zoals mannen dat doen). Hierdoor valt het minder op als een vrouw iets voor elkaar heeft gekregen en gaat hier minder aandacht naar uit.

‘Vrouwen doen veel ‘disappearing acts’: daden die niet opvallen in het grote geheel, maar wel heel belangrijk zijn, bijvoorbeeld om escalatie te voorkomen. Mannen lossen die escalatie op en krijgen vervolgens credits omdat hun werk wél opvalt’, vertelt ze. ‘Zorg er dus als vrouw voor dat jouw resultaat zichtbaar is.’

Lees ook: 5 onmisbare tips voor vrouwelijke leiders

Verwoord je visie en combineer leiderschapsstijlen

De Groot werkt vanuit haar visie om vrouwen in hun kracht te zetten. Haar advies aan andere vrouwen is dan ook om hun eigen visie duidelijk te verwoorden, want dat geeft kracht en richting. Leer de ongeschreven regels van het mannelijke leiderschapsspel. Hoe profileer je jezelf, hoe blijf je zichtbaar en hoe onderhandel je effectief?

Dit doet ze aan de hand van mannelijke en vrouwelijke goden-archetypen, zoals de emotionele Poseidon en strategisch krachtige Athena. ‘Deze archetypen hebben we allemaal in ons, maar je ziet dat we in ons leven bepaalde varianten sterker ontwikkelen, bijvoorbeeld door hoe onze omgeving erop reageert.’

‘Vanuit deze archetypen leer ik vrouwen hoe ze concreet kunnen reageren in bepaalde situaties. Zo is een regel van het mannelijke leiderschapsspel dat de eerste ‘nee’ nooit een ‘nee’ is. Het is een uitnodiging om verder te onderhandelen. Vrouwen nemen de eerste ‘nee’ vaak al als een definitief antwoord.’

De Groot pleit voor een sterke combinatie van een mannelijke en vrouwelijke leiderschapsstijl. Dit helpt om de hardnekkige vooroordelen dat vrouwen óf te lief óf te bazig zijn, te overwinnen. Meng sterke zakelijke kwaliteiten als besluitvaardigheid met vriendelijkheid om zowel competent als benaderbaar over te komen.

Een blik vooruit

De Groot focust vooral op hoe je als vrouwelijke leider kunt navigeren in een mannelijke omgeving, maar het liefst zou ze organisaties diverser zien. Ze legt uit dat het vooral lastig is voor vrouwen aan de top wanneer de organisatie zelf niet divers is.

‘Hoewel er inmiddels een vrouwenquotum is, wordt deze lang niet altijd gehaald. Bovendien geldt het wettelijke quotum alleen voor toezichthoudende functies. Het is moeilijker om als vrouwelijke leider je stempel te drukken op een organisatie die heel mannelijk is.’

Haar uiteindelijke doel is cultuurverandering: een wereld waarin vrouwelijke kwaliteiten net zo gewaardeerd worden als mannelijke. ‘Dit is een marathon, geen sprint. Het vereist geduld en doorzettingsvermogen. Tot die tijd is het belangrijk om de spelregels te kennen en ze waar nodig strategisch in te zetten voor persoonlijk succes.’

Welke kennis wil jij naar een hoger niveau tillen? Ontdek Lift Up!: de podcast over leren, leiderschap en persoonlijke effectiviteit. Krijg inzichten van experts uit het veld om vandaag nog te groeien. Met welke kennis stap jij uit op de top floor?

Ontdek Lift Up!

De wereld verandert razendsnel. Ontdek welke skills je moet ontwikkelen om maatschappelijke en technologische veranderingen de baas te blijven. Skills als samenwerken, kritisch denken en zelfregulering bijvoorbeeld.

Lees meer

BVO Bites is een gloednieuw leerconcept om het maximale uit jezelf te halen. Ontvang gratis één week lang elke dag een audiobite via WhatsApp en leer nieuwe skills op het gebied van timemanagement, communicatie, leiderschap en persoonlijke effectiviteit.

Lees meer

Wil je je persoonlijk en professioneel ontwikkelen én meer uit je leiderschap halen? Volg dan een Strategisch Leiderschapsprogramma. Het leidt je naar de volgende carrièrestap. Bekijk snel welke programma’s we aanbieden.

Lees meer

Als een van de grootste trainingsbureaus van Nederland weten wij hoe belangrijk mensen zijn voor organisaties. Met onze trainingen spelen wij optimaal in op de ontwikkelbehoefte van leiders, zodat zij écht het verschil kunnen maken.

Lees meer

We volgen ontwikkelingen binnen leren en ontwikkelen op de voet en haken daar regelmatig op in met nieuwe trainingen, leerconcepten en innovaties. Wil je hier als eerste alles over weten? Via onze nieuwsbrief krijg je elke maand de laatste ontwikkelingen in je mailbox!

Lees meer
/