Management

Opinie: gooi Powerpoint niet bij het oudvuil

Powerpoint krijgt vaak de schuld van slechte presentaties. Maar het kan wel degelijk een krachtig middel zijn, als je het maar goed gebruikt vinden Matthijs Vermoolen en Joop de Haan.

Je kent het soort presentaties wel: je komt al binnen in een sfeerloze half verduisterde ruimte en gaat zitten. De presentator start zijn PowerPoint, vaak met veel sheets, meer bullets en bijna meer tekst dan er eigenlijk op de sheet past, draait zich half om naar het publiek en begint voor te lezen... En dan aan het einde van het zielloze informatiebombardement volgt de obligate uitsmijter "zijn er nog vragen?". Niet zo gek dat er al een tijdje een tegenbeweging bestaat, waarvan aanhangers beweren dat je je verhaal beter zonder beamer kunt houden, onder het motto 'ik ga toch niet naast iets staan dat meer licht geeft dan ikzelf'. Dat zou authentieker zijn en de boodschap zou er beter door overkomen. Bovendien nodigt een persoonlijke presentatie uit tot meer menselijke interactie, waardoor het vragenrondje kan komen te vervallen. Laat de discussie maar stromen zodra deze opkomt! Bij een geboeid publiek komen de vragen vanzelf… Beeld beter dan 1000 woorden Prima natuurlijk als een presentator vol enthousiasme zijn verhaal vertelt en je kan boeien met zijn personality. Maar visuele ondersteuning draagt in veel gevallen- mits goed doordacht - alleen maar bij aan het totaalbeeld. Een presentatie is namelijk aantrekkelijker wanneer deze is voorzien van animaties, film, goed gekozen ondersteunende afbeeldingen, quotes en dergelijke. En bovendien: soms ontkom je er gewoon niet aan plaatjes te gebruiken, bijvoorbeeld als je, zoals een van de auteurs, geregeld een bedrijfskundig model moet toelichten. Dat lukt zonder plaatje nog niet met duizend woorden. Het publiek blijft dan uiteindelijk zitten met meer vragen dan antwoorden, ook na het vragenrondje. Een volledige beleving vereist een mix van ratio en emotie. Taal appelleert vooral aan ons rationele denken en is nodig om het inhoudelijke verhaal te vertellen, terwijl de beelden onze emoties en gevoel prikkelen. Beide zijn nodig voor de volledige impact. Zoals met veel dingen: soms is het beter te combineren dan te kiezen. PowerPoint is middel, geen doel Bij een goede presentatie is daarom niet alleen het verhaal, maar de hele beleving doordacht en afgestemd op het publiek. PowerPoint is nooit uit geweest, maar het was altijd al een middel, geen doel. Al u het besluit te gebruiken is bovendien aandacht nodig voor de manier waarop: een boodschap kun je op allerlei manieren visueel ondersteunen. En dat maakt vaak nét het verschil tussen aansluiting vinden bij het publiek of het verliezen van de aandacht … Enkele praktische tips: 1) De eerste indruk van een presentatie is voor meer dan 90% design-gerelateerd. Binnen een fractie van een seconde wordt die eerste indruk gevestigd. En dat geldt ook voor mensen die verder geen verstand van 'design' hebben. Design laat zien hoe serieus je bent geweest in het maken van je presentatie. Design zit 'm vaak in details. Mensen zien dat, ook al kunnen ze het vaak niet verwoorden. Maar ze zien het! Met een goed design stuur je de blik van je publiek, versterk je dat wat je vertelt, en leg je daardoor ook gemakkelijker contact met je publiek. Een goed design draagt direct bij aan hoe succesvol je presenteert. 2) Beelden zijn minimaal net zo belangrijk en soms zelfs belangrijker dan woorden. Sheets vormen een ondersteuning van uw verhaal, die u kunt gebruiken om uw publiek emotioneel te triggeren. Een leuke cartoon, filmpje, herkenbare situatie en dergelijke hebben vaak meer impact dan een rijtje bullets en leiden er toe dat de boodschap beter blijft hangen. 3) Er bestaat zoiets als de 1-7-7 regel voor slides. Die regel schrijft voor: één kopregel, maximaal zeven bullet points met maximaal zeven woorden per regel. Dat zijn totaal dus 56 woorden. Zie u het voor zich? Dat is een flinke lap tekst, hoor. Met deze zin erbij hebben we het nu in deze alinea precies gehaald... En dat in 1 slide? Wat u dan bereikt is dat iedereen het dus gaat lezen. En iemand die leest kan niet tegelijkertijd goed in zich opnemen wat u zegt. Zo werken onze hersenen nu eenmaal. Die niet naar u luisterende lezers kunnen sneller lezen dan u kunt praten. En als ze zijn uitgelezen merken ze pas dat u nog maar bij de tweede regel bent. Wat zou dat voor hun aandacht betekenen? Inderdaad: die is weg. Wat wél werkt: slecht 1 centraal punt per slide, zo weinig mogelijk tekst, en het gebruik van beelden (foto's, grafieken, tekeningen, diagrammen) die uw boodschap ondersteunen in plaats van tegenwerken. 4) De boodschap en uw publiek bepalen samen welke media u het beste kunt gebruiken. U kunt een PowerPoint gebruiken, maar denk ook eens aan een whiteboard of de flip-over! En vaak kan het inderdaad prima zonder beamer. En u kunt ook meerdere presentatie- en werkvormen in combinatie gebruiken. Wissel de PowerPoint bijvoorbeeld eens af met een oefening of spel. 5) Zit u even vast? Google uw onderwerp en klik op ‘afbeeldingen’. Beelden inspireren en helpen vaak om een goede balans te vinden tussen inhoud en vorm. 6) Beamers kunnen uit! PowerPoint heeft hiervoor een handige sneltoets: ‘z’ (zwart). Heeft u een Engelstalige presentatie dan werkt ‘b’. En heeft u liever een wit scherm, gebruik dan ‘w’. Nog een keer de letter aanklikken en u bent weer terug waar u gebleven was. Zeker tijdens ontvangst en discussie leiden geprojecteerde beelden meestal onnodig af. En dat zijn nu juist de momenten waarop u als persoon uw eerste indruk maakt en de laatste achterlaat. Joop de Haan is presentatiecoach. Hij helpt mensen zichzelf te presteren en laat ze hun boodschap beter over de bühne brengen Matthijs Vermoolen is organisatieadviseur. Met het Vitalent groeimodel helpt hij ondernemers het beste uit hun organisaties te halen.