7 praktische tips voor de manager die het wagenpark er ‘even’ bij doet

#1 Slim inrichten loont

Je wagenparkbeheer goed inrichten betekent niet alleen kosten besparen, je wint er uiteindelijk ook een boel tijd mee. Dat betekent wel dat je er in het begin wat extra energie in zult moeten stoppen.

Toegegeven, dat kan best even een gedoe zijn. Zeker voor managers die dit nooit eerder op hun bordje hebben gehad, is er het nodige uitzoekwerk. Het type auto kiezen. De kosten vergelijken. Vragen beantwoorden. En dat terwijl er waarschijnlijk nog 101 andere taken op je bureau liggen.

Onze tip? Steek er in het begin juist wél voldoende tijd in. Die investering krijg je later dubbel en dwars terugbetaald.

#2 Kijk naar kosten

Hoeveel geven we in dit bedrijf uit aan mobiliteit? Een logische vraag misschien, maar in de praktijk blijkt deze niet altijd even simpel te beantwoorden. De meeste directeuren kijken in eerste instantie naar het wagenpark, daar waar HR vooral treinbonnetjes en andere reisdeclaraties bij elkaar optelt.

Zorg als wagenparkbeheerder voor een duidelijk overzicht van de uitgaven. Zo weet je waar de organisatie geld aan spendeert als het over mobiliteit gaat en kun je serieus aan de slag met het besparen van kosten.

#3 Mobiliteitsbudget in plaats van leaseauto

Veel jonge mensen die net uit de collegebanken komen, blijven in de stad wonen. Daar een parkeervergunning toegewezen krijgen duurt al snel langer dan een jaar en is bovendien peperduur. Zeker als het om grote steden in de Randstad gaat. Steeds meer young professionals zeggen daarom nu tegen hun werkgever: doe mij maar een mobiliteitsbudget in plaats van een leaseauto.

Kijk als wagenparkbeheerder dus verder dan alleen het aanbieden van een auto. Zeker als een deel van je personeel in de binnenstad woont, is het slim om als werkgever meer keuze te bieden als het over mobiliteit gaat.

#4 Zorg voor een autoregeling

Welke accessoires zijn toegestaan? Mogen andere leden van het gezin gebruikmaken van de auto? En hoe is het eigenlijk geregeld met vervangend vervoer? Als wagenparkbeheerder weet je één ding zeker: vroeg of laat komen je collega’s met dit soort vragen aanzetten.

Vang die af met het opstellen van een goede autoregeling. Dit is een lijst met spelregels over alle aspecten die het zakelijk rijden in jullie bedrijf raken. Van bijtelling tot meeneemclausule en het soort auto’s dat binnen de regeling wordt toegestaan. Zorg er bovendien voor dat de autoregeling bekend is bij medewerkers met een leaseauto.

#5 Kies voor elektronische rittenadministratie

Er zijn bedrijven waar de rittenadministratie nog steeds wordt bijgehouden met pen en papier. Soms is men al iets verder en wordt daarvoor een Excelsheet gebruikt die een collega heeft opgesteld. Toch zijn beide methodes gedateerd. En dat niet alleen, ze bezorgen je waarschijnlijk ook nog extra werk.

De fiscus verlangt van bedrijven namelijk een sluitende rittenregistratie. Je moet dus precies kunnen aangeven hoeveel kilometer een voertuig heeft afgelegd en welke ritten daarvoor verantwoordelijk zijn geweest. Je kunt medewerkers vragen om dit handmatig bij te houden, maar een foutje is snel gemaakt. De kans is groot dat je als parttime wagenparkbeheerder daarover dan weer in conclaaf moet met de Belastingdienst. En dat kost tijd.

Met een elektronische rittenadministratie voorkom je dit gedoe. Zo hoef je medewerkers niet continu aan te sporen om hun eigen ritjes bij te houden en ben je verzekerd van een waterdicht systeem.

#6 Stimuleer zuiniger rijgedrag

Als wagenparkbeheerder is het je taak om collega’s te wijzen op de voordelen van bewust rijden. Langzaam optrekken, rustig remmen, tanken op B-locaties en het voertuig niet onnodig lang stationair laten draaien. Minor details, zullen sommige medewerkers wellicht denken. Maar door dit bewuste rijgedrag besparen bedrijven al snel aan tankkosten, tot wel 15 procent.

Nu heb je natuurlijk helemaal geen zin of tijd om medewerkers hier alsmaar op te wijzen. Pak het slimmer aan. Stel een lijstje op met 5 tips voor bewuster rijden en deel deze af en toe via de mail, het intranet of de interne nieuwsbrief. Het is een boodschap waar zakelijke rijders regelmatig aan moeten worden herinnerd.

Wil je dit overigens professioneler aanpakken? Dat kan. En ook nu weer is automatisering daarbij de sleutel. Zo kun je iedere auto uitrusten met een elektronisch kastje waarmee niet alleen de locatie, maar ook het rijgedrag van de chauffeur wordt gepeild. Steeds meer bedrijven maken hier inmiddels gebruik van.

#7 Uitbesteden kan lonen

Best veel werk, zul je nu misschien denken. En het is nog maar de vraag of je dit gezien de beschikbare tijd ook allemaal op deze manier gaat aanpakken. Neig je meer naar nee? Overweeg dan om het wagenparkbeheer helemaal uit te besteden. Zowel operationeel als financieel.

Zeker wanneer het bedrijf verder groeit en het aantal auto’s toeneemt, kan het lonen om dit proces aan een gespecialiseerde partij over te laten. Zo krijg je één contract en één factuur en hou je beter grip op de kosten.

Ga uiteraard niet zomaar met een aanbieder in zee, maar leg de verschillende financiële plaatjes eerst naast elkaar. En let bij het maken van die afweging goed op de inhoud van het pakket. Wat zit erin en wat moet je alsnog zelf regelen? Zo kom je uiteindelijk tot de beste keuze.

Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Mobiliteit’ op mt.nl. Dit dossier wordt mogelijk gemaakt door Wagenplan. Zij helpen organisaties om het maximale rendement uit mobiliteit te halen.

Lees ook:

• ‘Niet alle medewerkers zitten op een eigen leaseauto te wachten’
• Fan van duurzaam rijden? Zo overtuig je je werkgever én je collega’s
• De 4 voordelen van een persoonlijk mobiliteitsbudget