Manager ziet stress secretaresse niet

Heeft u al iets leuks bedacht voor secretaressedag komende donderdag? Veel secretaresses voelen zich onbegrepen, dus de noodzaak om de relatie goed te houden is extra hoog.

Aanstaanse donderdag is het Secretaressedag 2010, de dag waarop secretaresses en personal assistants traditiegetrouw in de bloemetjes worden gezet. Hoewel attent, is het niet voldoende, blijkt uit onderzoek van OfficeTeam. Heel wat secretaresses voelen zich namelijk niet begrepen door hun manager wat leidt tot slechte communicatie en vermijdbare stress. De voornaamste reden hiervoor is dat secretaresses en hun managers elkaars tegenpolen zijn. Dit maakt hen enerzijds bijzonder complementair, maar het kan anderzijds een wissel trekken op de professionele relatie.

Stress

Managers en hun assistenten blijken zeer verschillende persoonlijkheden te hebben. Ze herkennen hierdoor elkaars stresssignalen te laat of zelfs helemaal niet. Stress is echter een belangrijk onderdeel van de dagelijkse realiteit van secretaresses op de werkvloer. Zij ondervinden veel stress en kunnen deze goed managen. Uit een eerdere studie van OfficeTeam bleek dat volgens 2 van de 3 secretaresses een open en transparante communicatie met hun manager het beste wapen is tegen deze stress. Als beide partijen elkaars persoonlijkheid slecht kennen dan komt dit een vlotte communicatie niet ten goede.

Complementaire persoonlijkheden

Het onderzoek onderscheidt twee toonaangevende persoonlijkheden met elk zeer specifieke karaktertrekken. De meerderheid van de secretaresses heeft een ondersteunende, relationeel ingestelde persoonlijkheid waarvan rust, vertrouwen en diepgang de kern uitmaken. Daartegenover staat het dominante profiel van de managers dat staat voor leiding en assertieve actie.

Het komt relatief vaak voor dat managers en managementassistenten dus tegenovergestelde persoonlijkheden hebben. Dit is op zich geen probleem, want juist omdat ze elkaars tegenpool zijn, trekken ze elkaar ook aan. Als de relatie effectief is, vullen ze elkaar bijzonder goed aan. Als dit echter niet het geval is, geeft dit aanleiding tot een foute interpretatie van elkaars stresssignalen en staat dit een efficiënte communicatie in de weg.

Ventileren

Zo is de meerderheid van de managers met het dominante profiel op een goede dag daadkrachtig, veeleisend, vastberaden, wilskrachtig en doelbewust en zijn secretaresse zorgzaam, relatiegericht, harmonieus, ontspannen en geduldig. Wanneer deze zelfde manager echter op een minder goede dag stress wil ventileren, kan dit zich uiten in agressief, controlerend, drammerig, dominant en intolerant gedrag. De persoonlijkheid van de managementassistenten – dat tijdens het onderzoek als maatstaf naar boven kwam – zal dan echter stresssignalen geven die zich verwoorden in gedwee, passief en traag gedrag, afhankelijkheid en koppigheid.

Stress herkennen

Managers doen er dus goed aan om met een andere bril naar hun managementassistenten te kijken en zo tijdig stresssignalen op te vangen en er juist op te reageren. De belangrijkste oorzaken van stress zijn tijdsdruk, voortdurend onderbroken worden in het werk en te weinig respect en waardering krijgen voor het werk. Signalen zoals stil en teruggetrokken gedrag, overdreven koppig zijn of nodeloos kritiek geven, omschrijven de schaduwzijde van de anders zeer servicegerichte houding van managementassistenten. Omdat dit type persoonlijkheid tijdens dergelijke stressmomenten niet gebaat is met een erg taakgerichte of ‘directieve’ aanpak, kunnen managers beter begrip tonen, een goed gesprek voeren en even de tijd nemen om de rust te herstellen.

Stress bij de manager

Een beter begrip van elkaars persoonlijkheid om de samenwerking efficiënter te laten verlopen, werkt in beide richtingen: managementassistenten kunnen zelf ook anticiperen op negatieve stress bij hun manager. Die heeft veelal te maken met het gevoel de controle te verliezen, niet tot een beslissing te komen of door de bomen het bos niet meer te zien. De gestreste manager zal hierop reageren door ongeduldig, snel geïrriteerd en onnodig veeleisend te worden en scherp uit de hoek te komen. De standaardreactie van secretaresses is de manager te vragen hoe hij zich voelt en zich heel persoonlijk op te stellen. Dit is nu net wat de manager op dat moment niet nodig heeft. Hij wil in zijn eigen ‘taal’ geholpen worden met feiten en cijfers, duidelijke en concrete acties en een taakgerichte communicatie. Secretaresses reageren dus het best door zelf snel een aantal beslissingen te nemen of een time-out te regelen zodat hun manager de touwtjes weer in handen kan nemen.

Dagelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?

E-mail *

Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Verstuur

Meer efficiëntie

Aandacht besteden aan en rekening houden met de persoonlijkheid van de managementassistent leidt tot meer efficiëntie en loyaliteit. De professionele relatie wordt immers versterkt, de samenwerking efficiënter en de uiteindelijke resultaten worden beter.

Efficiënte relatie met uw secretaresse

Deze tips zijn gebaseerd op de bevindingen van de managementassistenten in het onderzoek. Het valt op dat ze duidelijk behoefte hebben aan persoonlijk en menselijk contact om hun praktische taken optimaal af te kunnen handelen. Indien managers iets meer van hun tijd investeren in persoonlijk contact met hun assistenten dan zal de rest van de tijd hun samenwerking veel efficiënter en met minder stress verlopen.

1. Neem af en toe wat gas terug
2. Straal warmte en empathie uit
3. Ondersteun uw secretaresse
4. Blijf ontspannen in de omgang
5. Wees ook diplomatiek
6. Focus minder op snelheid en meer op efficiëntie
7. Kijk verder dan het korte termijn resultaat
8. Toon niet alleen uw wil om te winnen
9. Versterk de teamgeest
10. Durf informeel te zijn