Geen producten in de winkelwagen.
Watersnood, vulkanische as, brand, aanslagen en Mexicaanse griep. Met dit 10-stappenplan zorgt u voor continuïteit van de bedrijfsvoering.
Natuurrampen laten ons op pijnlijke wijze zien dat economische cycli niet de enige oorzaken van onzekerheid in het zakenleven zijn. Bovendien zorgen rampen vaak voor een ernstige financiële klap voor bedrijven. De beruchte aswolken eerder dit jaar veroorzaakten een schadepost van vele honderden miljoenen euro’s. Op het moment dat dergelijke rampen, maar met name crises op kleinere schaal zich voordoen, komen veel organisaties erachter dat hun zakelijke continuïteitsplanning niet op orde is. In veel gevallen waarin een werkplekherstelplan in werking gesteld moet worden, is de ernst van de achterliggende oorzaak betrekkelijk gering. Zo kan het uitvallen van de stroom of een gebarsten waterleiding in een bovengelegen kantoor ervoor zorgen dat een werkplek dagenlang onbruikbaar is.
Cashflowproblemen
Wanneer directe toegang tot een alternatieve werkruimte en zakelijke voorzieningen ontbreekt, kan dat leiden tot een verlies van klanten, afbreuk van goodwill en reputatie, productiviteitsverlies, het verliezen van gegevens en cashflowproblemen. De gevolgen kunnen veel langer duren dan het probleem zelf. De reputatieschade van geannuleerde meetings, onbemande telefoontoestellen, verloren data of chaotische administratieve systemen kunnen een bedrijf nog maanden of zelfs jaren achtervolgen. Hoe zorgt u er eigenlijk voor dat uw eigen bedrijf gewoon blijft functioneren tijdens of na een crisis?
1. Plan voorafgaand aan en niet tijdens een ramp
Het lijkt vanzelfsprekend, maar dat blijkt het vaak niet te zijn. Zonder een herstelplan kunnen de gevolgen van een ramp heel ernstig zijn. Van de bedrijven die worden geconfronteerd met ernstige incidenten zoals een brand, overstroming, een misdrijf, terrorisme of het falen van de IT-voorzieningen gaat een groot deel niet meer open, of gaat binnen twee jaar dicht.
2. Benoem een manager voor de bedrijfscontinuïteit
Zorg dat er een vast persoon verantwoordelijk is voor de continuïteit in het geval van een ramp. Dit is bij voorkeur iemand binnen het bedrijf, omdat die de interne processen en cultuur het beste kent. Belangrijk is dat deze manager alle steun en medewerking krijgt van de directie en overige medewerkers, als er zich daadwerkelijk een calamiteit mocht voordoen.
3. Plan zorgvuldig en formaliseer het plan
Onderzoek van Ernst & Young laat zien dat 34 procent van de ondernemingen ‘werkplekherstel’ noemt als de grootste technische uitdaging bij het opstellen van een business plan. Dus stellen vele organisaties dit uit. Zelfs als men niet wordt getroffen door een ramp, kan het ontbreken van een gedegen rampenplan een bedrijf toch schade berokkenen. In toenemende mate zijn leveranciers verplicht om, in het kader van een aanbestedingsprocedure van een groot bedrijf, gedetailleerde informatie over hun continuïteitsplanning te verstrekken. Een slechte planning kan ook tot afkeuring van audit commissies en toezichthouders leiden, met name in de financiële sector.
4. Denk na over de benodigde ruimte
Het is een gebruikelijke oplossing in het plannen van zakelijke continuïteit om zogenaamde ‘hot sites’ te gebruiken, met name om de toegang tot cruciale informatiesystemen te waarborgen. Een onderneming met een global footprint, moet in staat zijn om die footprint te verwerken in zijn planning. Er moet snel toegang zijn tot geschikte werkruimte, ook op momenten dat andere ondernemingen vechten om noodruimte. Dergelijke werkruimte moet gelegen zijn in de nabijheid van de plek waar uw medewerkers wonen en leven, omdat een bedrijf in tijden van crisis het moreel van medewerkers niet nog verder moet ondermijnen.
5. Doe onderzoek naar je eigen bedrijfsprocessen
Stel tot in detail vast hoe uw onderneming werkt. Betrek daarbij niet alleen alles wat er binnen het bedrijf gebeurt, maar denk ook aan externe partijen, zoals afnemers en leveranciers.
6. Zoek naar kwaliteit en geschiktheid
Uw back-up ruimte en voorzieningen dienen van dezelfde hoge kwaliteit te zijn, of u nu in Londen, Tokyo of Manilla bent. Het vermogen om de logistiek te managen is eveneens cruciaal. Werken met een leverancier die in staat is om mensen snel en efficiënt te voorzien van werkruimte kan daarbij sterk uitmaken. Wanneer het de core business van een bedrijf is om andere organisaties snel te voorzien van volledig uitgeruste werkplekken en zakelijke ondersteuning, dan is de kans groot dat dit ook het geval is in tijden van een crisis.
7. Organiseer oefeningen
Door regelmatig te testen en te oefenen met het bedrijfscontinuïteitsplan en alle handelingen die verricht moeten worden, bent u goed voorbereid voor de noodsituatie die zich hopelijk nooit voordoet.
8. Wees flexibel
Met een flexibele, mobiele personeelsbezetting op verschillende locaties dichtbij huis of de klant, is er veel minder afhankelijkheid van centraal gelegen locaties. Minder afhankelijkheid zorgt voor minder kwetsbaarheid. Wanneer een van de locaties is uitgeschakeld door brand, overstroming, een terroristische aanslag of een andere ernstige crisis, kan een groot deel van de medewerkers gewoon doorwerken.
9 Communiceer
Een goede communicatiestrategie, zowel naar interne als externe partijen, is enorm belangrijk. Maak daarom een duidelijk communicatieplan, waarin de rolverdeling van al uw medewerkers is vastgelegd en waarin overzichtelijk staat vermeld wie welke partijen benadert met een boodschap, in geval van nood.
10. Wees groen
Een lange reis naar een centraal kantoor – of een back-up kantoor – is vanuit milieuoogpunt volstrekt onzinnig wanneer mensen ook flexibel, en dichter bij huis, kunnen werken. Nog minder groen zijn de continuïteitsplannen die erin voorzien dat medewerkers naar een centrale locatie reizen, om vervolgens met een bus naar een back-up locatie te worden vervoerd. Dergelijke scenario’s zijn slecht voor het moreel van werknemers, slecht voor de productiviteit en slecht voor het milieu.
Een interessant boek '25 jaar later: De twee grootste industriële rampen met gevaarlijke stoffen'
