Geen producten in de winkelwagen.
Uit onderzoek van Conclusr in opdracht van OKI Systems blijkt dat de printer en multifunctional (MFP) binnen het MKB vooral worden ingezet voor traditionele kantoortaken, zoals printen, scannen en kopiëren. Alle geavanceerde oplossingen van de industrie ten spijt, is een verder doorontwikkeld documentbeheer voor de meeste organisaties nog een ver-van-hun-bed-show.
Het is niet verrassend dat de printer bij bedrijven wat prioriteit betreft onderaan het lijstje bungelt. Maar zonde is het wel. Want juist binnen het MKB liggen ontzettend veel kansen om processen rondom het documentmanagement en -beheer te optimaliseren. Die optimalisatieslag levert productievere medewerkers én lagere kosten op. En dat hoeft niet eens zoveel werk te zijn. In een paar eenvoudige stappen kun je al een aanzienlijke winst boeken.
Waar ligt de winst?
Breng eerst de huidige situatie in kaart. Leveranciers van print- en documentoplossingen bieden vaak kosteloos een audit aan om een duidelijk en realistisch beeld te krijgen van het huidige gebruik van de apparaten. Aan de hand van de uitkomsten kijk je vervolgens hoe je het printerpark en de werkstromen kunt optimaliseren. Stel jezelf daarbij de volgende vragen:
- Gebruik ik de juiste hardware op de juiste plekken in de organisatie?
Heeft iedereen toegang tot de juiste machines? Medewerkers die veel scannen moeten toegang hebben tot een multifunctionele printer en voor marketingmedewerkers is het van belang dat ze in kleur kunnen printen bijvoorbeeld. - Levert de gebruikte hardware de juiste capaciteit?
Worden de beschikbare printers op een juiste manier gebruikt? Als op de A4-desktopprinter duizenden pagina’s per maand worden afgedrukt, is het aan te raden deze te vervangen door een groter model. En wordt de copier op de gang slechts zelden gebruikt om te printen, dan is een kleiner en dus goedkoper model waarschijnlijk een betere optie. - Is het printerbeheer op een juiste manier vormgegeven?
Is het zinvol om printers standaard op dubbelzijdig printen in te stellen? Is het nodig dat administratief medewerkers in kleur kunnen printen? Wat zijn de beveiligingsrisico’s en kun je deze afvangen door toegang tot printers op basis van een ID-card of PIN in te voeren? Met dergelijke vragen creëer je een veilige, maar toch toegankelijke omgeving waarin verspilling aanzienlijk wordt teruggebracht. - Welke processen kunnen worden gedigitaliseerd?
De belangrijkste kwestie van allemaal. Welke processen kunnen voortaan digitaal worden afgehandeld? Is het bijvoorbeeld mogelijk een digitaal archief, al dan niet in de cloud, aan te leggen? En in hoeverre is het facturatieproces te digitaliseren? Het digitaliseren van processen levert de ware winst op voor organisaties. Misschien niet altijd direct in de vorm van geld, maar des te meer in een verhoogde productiviteit van de medewerkers.
Niet duur en ingewikkeld
OKI bewijst met zijn uitgebreide portfolio aan slimme printers en MFP’s dat professioneel documentmanagement niet duur en ingewikkeld hoeft te zijn. De hardware biedt op zichzelf al zeer veel functionaliteiten die zeker niet standaard zijn bij vergelijkbare producten van andere leveranciers. Naast uitgebreide documentverwerkingsopties blinken de machines uit op het gebied van security en eco-friendly features die de impact op het milieu minimaliseren.
Maar de echte winst zit hem in de gratis meegeleverde SENDYS Explorer software. Deze software biedt gebruikers volledig kosteloos een breed scala aan functies die het verwerken, opslaan en delen van bestanden aanzienlijk vereenvoudigen. Denk aan directe toegang tot bestanden vanaf diverse bronnen, waaronder MFP, smartphone- en tabletcamera (via Android en iOS-apps), de webinterface van de desktop en e-mail.
Digitaal en automatisch
Maar ook de uitgebreide OCR-functionaliteit waarmee gescande bestanden direct doorzoekbaar en bewerkbaar zijn, biedt gebruikers binnen het MKB een ongekend voordeel. Denk hierbij aan het aanleggen van een digitaal archief of zelfs het (semi)automatisch verwerken van facturen.
Daarnaast biedt SENDYS Explorer ook nog een aantal optionele functies die tegen beperkte eenmalige kosten (denk hierbij aan enkele tientjes) kunnen worden toegevoegd. Hiermee scant de gebruiker een document bijvoorbeeld rechtstreeks naar een cloudoplossing zoals Dropbox, OneDrive, Google en Microsoft SharePoint.
De functionaliteiten van zowel de hardware als de software zijn toegesneden op gebruik binnen MKB-omgevingen. Dat is terug te vinden in de eenvoud en de prijs van de oplossing. De specialisten van OKI vertellen je graag meer over de oplossingen om complexe taken binnen bedrijfsomgevingen op een efficiënte manier aan te pakken. Heb je interesse, ga dan naar oki.nl/smartsolutions en vraag vrijblijvend een kosteloos adviesgesprek aan.
