“Er wordt veel onterecht gedeclareerd”

De manager zet ongezien zijn handtekening op declaraties van hun werknemers. Niet slim, want er wordt behoorlijk mee gesjoemeld.

Twee derde van de managers kijkt globaal of declaraties van hun werknemers kloppen. Dat zou geen ramp zijn als boekhouding het wel doet, maar helaas; ook zij controleren nauwelijks. Slechts een derde van de bedrijven controleert alle binnenkomende declaraties tot in de puntjes, zo blijkt uit ons MT Onderzoek.

Onterecht
Enig wantrouwen tegenover uw werknemers is wel gewenst, zo blijkt uit ons onderzoek. Bijna de helft van de managers heeft wel eens een werknemer betrapt op het inleveren van valse declaraties. Volgens Saskia van der Zande, partner van Ernst & Young Belastingadviseurs, is het heel goed mogelijk dat er veel meer onterecht gedeclareerd wordt.

"De meeste managers hebben niet duidelijk op hun netvlies wat in de kostenvergoeding van hun werknemers zit", legt Van der Zande uit. "Veel werknemers zien deze vergoeding als een deel van hun salaris. Als iemand een maandelijkse kostenvergoeding krijgt voor lunches buiten de deur, dan mag die zijn middageten officieel niet meer declareren, maar dat gebeurt vaak wel. De manager zet ongezien zijn handtekening, omdat die niet weet dat de lunch eigenlijk al in die vergoeding zit."

Tips
Arthur de Groot, partner bij Deloitte, geeft tips om beter te controleren. "Het allerbelangrijkste is om duidelijke regels op te stellen over wat wel en niet gedeclareerd mag worden. Verder moet duidelijk zijn hoe declaraties moeten worden aangeleverd en hoe deze vervolgens worden gecontroleerd. Je moet ook verplichten dat gedeclareerd wordt kort na de gedane uitgaven, in plaats van een jaar later. Daarnaast is het belangrijk om a tempo te controleren: je bent scherper als je één declaratie moet doen, dan wanneer je er tien tegelijk doet. Direct terugkoppelen naar de declarant bij foutief ingevulde declaraties. Blijft vervolgens duidelijk maken dat onjuist declareren niet wordt getolereerd; een hogere pakkans sorteert altijd effect."

Dagelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?

E-mail *

Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Verstuur

Benieuwd naar de consequenties en hoe betrouwbaar de manager zelf is? Lees het vanaf aanstaande vrijdag in Management Team 9, of kijk nu al in de epaper.