Geen producten in de winkelwagen.
Niet elk half uur een rookpauze inlassen en je kopje aan het einde van de dag in de afwasmachine zetten. U zou willen dat ze het deden. Zet de ongeschreven regels van kantoor op intranet.
Voorkom discussies en onduidelijkheid omtrent de regels op kantoor. U kunt een hoop leed besparen door gewoon duidelijk de regels zwart op wit te zetten. Het voorkomt daarnaast dat u – mocht het echt uit de hand lopen – door een rechter teruggefloten wordt als een werknemer wilt ontslaan. MT geeft u alvast een voorzet met de zes kantoorgeboden:
1. De rookpauze
Nemen rokers vaker pauze dan hun niet rokende collega’s? Het is een discussie die op menige werkvloer wel eens gevoerd wordt. Een eenduidig antwoord valt niet te geven, maar dat een veelvuldige consumptie van sigaretten voer is voor onderhuidse irritatie valt uiteraard niet te ontkennen. Maak hier korte metten mee.
Vermeld onder het kopje ‘rookpauze’ allereerst waar gerookt kan worden. (Liever niet bij de ingang van het bedrijf. Niet alleen is dat vervelend voor bezoekers, het maakt ook nog eens een bende). Eveneens aan bod komt de frequentie. Al is Nederland natuurlijk Noord-Korea niet. Houd termen als ‘maximaal drie rookpauzes per dag’ daarom achterwege, maar verpak de boodschap subtiel. Zoiets als: we gunnen je je sigaretje natuurlijk, maar maak er geen uitgebreide rookclub van die elk half uur bij elkaar komt. Vergeet tot slot niet te vermelden dat rokers zelf verplicht zijn om hun rommel op te ruimen.
2. De mobiele telefoon
In de trein is het een grote bron van ergernis, maar op kantoor kunnen mensen er ook wat van. Uitgebreide belconversaties over weekenduitspattingen en andere hobby’s. Om over luidruchtige ringtones nog maar te zwijgen.
Eis daarom: geen harde beltonen, maar in plaats daarvan liever de trilstand. Een verbod op privébelletjes gaat u te ver, maar verzoek wel om deze niet achter het bureau te voeren. Dat is uitermate storend voor collega’s. Benadruk verder nog even dat de wc niet als alternatieve locatie moet worden beschouwd voor deze happy chats. En tot slot: geen smsjes sturen en bekijken tijdens vergaderingen. Klinkt voor u als logisch, maar toch kan het geen kwaad dit nog eens expliciet te melden.
3. Privé-surfen
Over funsurfende werknemers is door MT al veel gezegd en geschreven. Steeds meer leidinggevenden stellen paal en perk aan het misbruik van bedrijfscomputers voor privédoeleinden. MSN, Hotmail en Twitter zijn daarvan de bekendste voorbeelden. Veel managers laten de regels hieromtrent in het midden.
Ons advies? Pak het op en wees duidelijk. Is het sturen van privémailtjes nou toegestaan of niet? U zult niet de eerste manager zijn die deze maatregel invoert, dus wees niet bang dat u met een verbod uit de pas loopt. Wanneer u het vermoeden heeft dat internet op kantoor meer gebruikt wordt voor vakanties boeken en filmpjes kijken, overleg dan met ICT welke maatregelen u hiertegen kunt nemen.
4. Het bureau
Veel bureaus hebben meer weg van een afvalstortplaats dan van een geschikte werkplek waar prestaties worden geleverd. Niet echt een uithangbord voor uw bedrijf wanneer er klanten over de vloer komen natuurlijk. Bovendien begint foutloos werken met een schoon bureau.
Eis daarom van uw mensen dat zij hun bureau elke middag netjes achterlaten. Vaak een kwestie van nog geen twee minuten werk. Maak hier vrijdag van als u een dagelijkse termijn net iets teveel van het goede vindt. En anders stuurt u ze toch gewoon op Clean Desk- cursus? Werkte ook voor onze MT-collega.
5. De afwas
Op veel kantoren waar geen budget is voor een dagelijks koffiejuffrouw, ziet de keuken er op het einde van de dag uit als een slagveld.
Stel daarom corveediensten in. Vraag verder van collega’s om zelf hun vieze kopjes en borden in de afwasmachine te doen. Kleine moeite, toch?
6. Muziek
Op een gemiddeld accountantskantoor zal dit gaan issue zijn, maar op een creatief bureau zitten medewerkers regelmatig met oordoppen achter de computer. Prima.
Maak wel duidelijk dat meezingen, roffelen en neuriën als heel vervelend wordt beschouwd door collega’s. Medewerkers dienen hier rekening mee te houden. De radio hard aanzetten zodat iedereen wel moet mee luisteren, is natuurlijk uit den boze. U kunt er tegenwoordig zelfs een boete voor krijgen.
Lees ook het boek: Op kantoor
