UNITiD: Het hele bedrijfsarchief in je achterzak

UNITiD, een digitaal productontwerpbureau met vestigingen in Amsterdam en Rotterdam, werkt al sinds de oprichting met cloudtools. Samenwerking is essentieel voor het bureau dat alleen met ontwerpers werkt. ‘Het ontwerpvak verandert heel snel, het is belangrijk dat we continu up to date blijven en weten wat onze collega’s aan het doen zijn. Als je alles in je uppie moet uitvogelen, red je het niet in dit vak. Dat maakt samenwerking cruciaal in ons bedrijf’, zegt Matthijs Collard, oprichter van UNITiD.

Samenwerking is essentieel

Er werken ruim 55 mensen bij het ontwerpbureau dat zowel grote als kleine klanten bedient. ‘Ons werk komt voornamelijk uit Nederland, maar we werken ook veel voor internationale bedrijven, zoals Liberty Global, eBay en Philips, om er maar een paar te noemen.’ Om die internationale samenwerking tussen het team en klanten soepel te laten verlopen, heeft UNITiD een aantal cloudtools ingezet. ‘Voor de communicatie werken we veel met Slack. We gebruiken daarnaast Google Apps, diverse ontwerptools en Dropbox Business. We hebben zelf een intern dashboard ontwikkeld waarop alles in het bedrijf te volgen is. Medewerkers kunnen zien welke nieuwe mensen er zijn gestart. Maar ook wie hun mentor is, welke projecten er lopen, en of de massage geboekt kan worden.’ 

Alternatieven

Voor Collard was het een eenvoudige keuze om in 2008 direct in de cloud te starten. ‘Ik wilde hier geen servers neerzetten, omdat ik niet zou weten wie die dingen moet bijhouden. Wij zijn allemaal ontwerpers en geen systeembeheerders; die wilde ik ook niet in dienst hebben. Toen we begonnen bestonden veel zakelijke toepassingen van de clouddiensten nog helemaal niet. We zijn gestart met onze persoonlijke accounts die we hebben geupgrade. Op het moment dat die zakelijke mogelijkheden beschikbaar werden, zijn we overgestapt. We zijn echt meegegroeid met de nieuwe clouddiensten van de producten die we gebruiken.’

Intuïtief

De ontwerpers van UNITiD vullen hun werkdag met tekenen, workshops met klanten en gebruikersonderzoek. ‘We hebben geen ontwikkelaars in dienst, we zijn een ontwerpbureau. We hebben bijvoorbeeld veel verstand van gebruikersinterfaces en gebruikerservaringen. Door onderzoek weten we hoe gebruikers apps, websites en bijvoorbeeld touchscreens gebruiken.’ Die werkzaamheden zorgen ervoor dat veel zaken moeten worden gedeeld met klanten en in het team onderling. ‘Het mooie is dat vrijwel iedereen de tools die we gebruiken kent en vaak zelf al gebruikt. Dus als hier nieuwe mensen komen werken, krijgen ze toegang tot onze team folder en collaboration tools en kunnen ze aan de slag. Ze hoeven niet te wachten tot er ingewikkelde account-setups gereed zijn.’

Beveiliging van data

Ook voor een bureau als UNITiD is beveiliging van data een groot goed. In de cloud hebben klanten daar vaak zelf weinig controle over. ‘Wij zijn hier intern heel alert op veiligheid, daarom maken we gebruik van tweetrapsauthenticatie: wachtwoorden moeten aan bepaalde eisen voldoen en medewerkers moeten hun computer ‘locken’.’ Lachend vervolgt Collard: ‘Sommige werknemers zijn daar heel kien op, als een collega zijn scherm vergeet te locken, zijn ze niet te beroerd om een webpagina open te zetten die je liever niet op je computer hebt staan.’.

Vertrouwen

Hij verdiept zich bovendien in de wijze waarop cloudtool leveranciers de bestanden van het bureau die in de cloud staan beveiligen en heeft daar het volste vertrouwen in. ‘Ik hoor wel eens over andere bedrijven die wel een eigen server hebben; ik heb altijd het idee dat zij een stuk minder goed beveiligd zijn dan wij. Er zit een enorm professionele organisatie achter grote leveranciers van clouddiensten. Met mensen die specifiek op security zitten en daar alle kennis en kunde van hebben. Als je zoiets zelf moet regelen, is er een veel grotere kans dat er iets fout gaat. Je kunt nooit zoveel kennis in huis halen als de bedrijven die daar hun core business van hebben gemaakt.’

Archief in broekzak

De oprichter van UNITiD geniet er iedere dag van dat hij zijn complete bedrijfsarchief in zijn achterzak met zich meedraagt. “Ik ben vaak onderweg. De apps met toegang tot onze bedrijfsdocumenten staan op het eerste scherm van mijn telefoon en die gebruik ik vaak. Ik kan snel iets opzoeken of doorsturen naar klanten. Dat verbaast me iedere keer weer, dat ik 8 jaar aan archief in mijn broekzak heb en al die documenten in een paar seconden kan doorsturen.’