Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

5 manieren waarop een vergadering kan ontsporen

De één-leider-in-de-kamer mentaliteit en 4 andere manieren waarop een vergadering kan ontsporen.

De invloedrijke organisatiepsycholoog Roger Schwarz geeft vijf manieren aan waarop overleggen in een organisatie niet effectiever verlopen.

#1 Niet iedereen heeft hetzelfde vertrekpunt

Een veel voorkomende fout is dat aan het begin van een vergadering niet iedereen op dezelfde pagina staat. Iedereen zou op hetzelfde moment met hetzelfde onderwerp moeten bezig zijn. Zodra er geen uitgesproken doelstelling aan het overleg vast zit en geen proces om bij het doel te komen, zit je team op het juiste pad. Het gevolg zijn discussies die off-topic zijn.

Om dit probleem te tacklen, zul je van te voren een duidelijke agenda moeten maken. De agendapunten hebben vaak de vorm van een vraag die in het overleg moeten worden beantwoord. Voor welk punt is er een besluit nodig en aan welke voorwaarden moet dit besluit voldoen?

#2 Niet iedereen weet wat zijn of haar rol is en wat er van hen/haar verwacht wordt

Zodra iemand niet begrijpt wat zijn of haar rol in het overleg is, dan is de kans groter dat het overleg ontspoort. Voor elk agendapunt is het nodig dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Bijvoorbeeld het besluit nemen, adviseren of alleen luisteren.

#3 Kleinere subonderwerpen die tijdens het overleg nergens toe leiden

Elk agendapunt kent weer vele, kleinere on-topic subsonderwerpen. Iemand zegt bijvoorbeeld: ‘Het heeft geen zin het plan aan te passen, zodra we onze financiële resultaten binnen hebben. Twee mensen reageren op die opmerking. Vervolgens snijdt een derde persoon een ander onderwerp aan: ‘Het zijn niet de financiën, het is onze slechte planning die roet in het eten gooit’. Dat leidt tot reactie bij twee teamleden etc.

Dit kan worden ondervangen die deze subtopics onder een agendapunt te vangen: onder wat voor voorwaarden gaan we ons plan aanpassen?’

En: vat elk subtopic samen met een besluit. ‘Is iedereen het ermee eens dat we de financiële resultaten afwachten voordat we het plan aanpassen?’

#4 Als iemand te snel (en ten onrechte) gecorrigeerd wordt

Zodra je vermoedt dat iemand een ‘off-topic’ onderwerp aanroert en hem of haar ten onrechte corrigeert. Je onderbreekt degene met bijvoorbeeld ‘Laten we teruggaan naar het hoofdonderwerp’. Dat kan twee gevolgen hebben: of de persoon zal zich niets aantrekken van de opmerking of degene zal niet meer deelnemen aan de rest van de vergadering.

Het team heeft er niets aan zodra ze niet kan inschatten of je als manager de juiste beslissing hebt gemaakt.
De oplossing is transparantie, nieuwsgierigheid en medeleven. Bijvoorbeeld: ‘Meisha, ik zie niet hoe je punt over de supply chain aansluit bij onze discussie hoe we onze plannen moeten aanpassen? Kun je me helpen begrijpen het verband te zien? Misschien kunnen we samen uitzoeken of en wanneer we dit onderwerp kunnen aanpakken?’
Deze benadering kan ertoe leiden dat u en uw team erachter dat Meisha systematischer kan denken over dit onderwerp.
Is haar opmerking niet direct gerelateerd, dan kun je snel besluiten of haar issue in een ander gesprek kan worden opgelost.

Als ze alsnog niet tevreden is, dan kun je zeggen: we hadden afgesproken om het supply chain onderwerp op een later tijdstip te bespreken, maar het lijkt alsof je het probleem weer wilt aankaarten, ja? Als Meisha akkoord gaat, ga je verder: ‘Is er iets over de overeenkomst die niet werkt voor jou?’
Met haar nieuwe informatie kun je dan snel besluiten hoe dit verder kan worden opgelost.

Uiteindelijk werkt deze geduldige aanpak beter dan de confronterende aanpak, aldus de auteur.

#5 Ervan uitgaan dat alleen de manager iedereen in het gareel kan houden

Veel teams hebben last van de één-leider-in-de-kamer mentaliteit. Sommige leiders denken dat het de taak van hen als manager is om een teamvergadering in goede banen te leiden.
Maar in de praktijk is dat onbegonnen werk. Niemand, ook niet de manager, kan alles wat er aan gedaan moet worden, overzien en dat effectief in een vergadering gieten.

In goed presterende teams is namelijk iedereen in het team verantwoordelijk voor de effectiviteit van het team en haar vergaderingen.

Bijsluiter: om de bovenstaande tips door te voeren in uw team, moet het bespreekbaar maken van de één-leider-in-de-kamer mentaliteit, bovenaan het prioriteitenlijstje.

Want zonder het veranderen van die mentaliteit, zijn de bovenstaande (gespreks) technieken best naïef of zelfs contraproductief.

Roger Schwarz (@leadsmarter) is een organisatiepsycholoog, spreker, leiderschapsadviseur en president en CEO van Roger Schwarz & Associates. Hij is auteur van 'Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to Get Results'.

Wekelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Via Harvard Business Review

Foto boven: Flickr.com