15 dirty tricks van slim onderhandelen

Het begin: voorbereiding

Speltip 1: Bereid je goed voor op onderhandelingen, bedenk vooraf wat je (minimaal) wilt bereiken.

Onderhandelen is zo oud als de mensheid. Het begon bij Eva, de slang en de appel van de boom van kennis van goed en kwaad. Het is lang geleden, onderhandelliteratuur hadden ze nog niet, dus het is de eerste vrouw misschien niet aan te rekenen dat ze bijna alle onderhandelvoorschriften met voeten trad. Ze verscheen onvoorbereid ter plekke, liet zich overbluffen door een slang, had geen plan B en verkoos behoeftes op korte termijn boven belangen op langere termijn (= de rest van de geschiedenis).

Onderhandelen is een spel, met eigen regels, een spel om de macht dat gepaard gaat met listigheid, schijnbewegingen en trucjes, een gevecht met winnaars en verliezers. Zo staat geschreven in de onderhandelliteratuur, waarmee je inmiddels een boekenkast vult, en zo staat het ook in De Dirty Tricks van het onderhandelen van onderhandeldeskundige George van Houtem (“Ontdek de regels van het spel en verbeter je machtspositie”).

“Als onderhandelaar moet je streven naar een win-winaanpak,” schrijft Van Houtem. “Dit is een nobel streven, maar in de praktijk loop je het risico er bekaaid vanaf te komen omdat de tegenpartij de regels aan zijn laars lapt en zijn eigen belangen en resultaten vooropstelt. Terwijl jij stap vier van een beproefde strategie introduceert, word je onderuit gehaald door een dirty trick van de tegenpartij.”

Hou bij onderhandelingen niet alleen rekening met de regels, maar ook met de ongeschreven wetten, adviseert Van Houtem. Zorg ervoor dat je een dirty trick herkent als hij voorbij komt. “Voor je het weet, sta je met lege handen op de gang.”

Batavieren versus Romeinen

Speltip 2: Houd je emoties in bedwang. Kijk uit met confrontaties. Beheers je.

De eerste bekende onderhandelingen op Nederlandse bodem vonden plaats ergens in de huidige Betuwe. Op een regenachtige dag in het jaar 70 na Christus stonden hier een groep Batavieren en een groep Romeinen tegenover elkaar, zo meldt de Romeinse geschiedschrijver Tacitus, op het eind van zijn Historiae. De Romeinse bevelhebber Cerialis en Julius Civilis, leider van de Bataafse Opstand, stonden daarbij elk op één kant van een kapotte brug over de rivier Nabalia.

Die locatie is niet toevallig, stelt Willem Mastenbroek in zijn artikel Onderhandelen als emotiemanagement. “Om de kans op geweld uit te bannen is onderhandelen op bruggen, vanuit boten of vanaf de oevers van rivieren in Europa normaal tot in de 17de eeuw.”

De ontvoering van Freddy Heineken

Speltip 3: Zorg, na een geslaagd onderhandelingsresultaat, voor een correcte afwikkeling.

9 november 1983. Na twee jaar voorbereiding en enkele mislukte pogingen ontvoeren Cor van Hout, Willem Holleeder, Frans Meijer en Jan Boellaard biermagnaat Freddy Heineken en diens chauffeur Ab Doderer. Ze worden vastgehouden in een loods in de haven van Amsterdam. De ontvoerders eisen 35 miljoen gulden losgeld, 200.000 bankbiljetten in vier valuta, totaal gewicht 400 kg, verdeeld over vijf zakken. De zakken moeten na telefonische route-instructies op een viaduct in een afwateringsgoot worden gedaan, waarna de ontvoerders, aan het benedeneind van de goot, ongezien met de buit kunnen vertrekken.

De ontvoerders communiceerden met brieven en door de telefoon afgespeelde bandjes die ze door Doderer en Heineken lieten inspreken, en met krantenadvertenties met gecodeerde boodschappen. De onderhandelaars aan de andere kant moesten met soortgelijke advertenties reageren, en mochten slechts één keer per telefoon enkele punten noemen.

Cor van Hout zei later over de ontvoering: “Nu het geld binnen was, bestond er ook geen reden meer om Heineken en Doderer nog langer vast te houden. Het had voor hen lang genoeg geduurd. Te lang eigenlijk, besefte ik wel. Maar dat was niet zozeer onze schuld geweest, als wel die van de saboterende onderhandelaars en de politie.”

Twee dagen na de overdracht van het losgeld werden Heineken en Doderer op 30 november door de politie bevrijd, na een anonieme tip. 

Overname ABN Amro

Speltip 4: Laat je niet vooraf in een nadelige onderhandelingspositie brengen.

Met de kennis van nu is het altijd makkelijk praten, onderhandelaars zitten in een proces met onbekende uitkomst, waarin niks is wat het lijkt en overwinningen soms verkapte  catastrofes blijken. Een bericht uit NRC Handelsblad van april 2007, toen ABN Amro nog om tafel zat met de Britse bank Barclays:

“De Britse bank Barclays zit sinds vier weken aan de onderhandelingstafel bij ABN Amro, drie andere internationale banken proberen zich sinds vrijdag aan die tafel te bluffen. En wie weet welke banken hun kans nog afwachten.”

“De druk van de buitenwereld zet de onderhandelingen van Barclays en ABN Amro onder druk. Ook daar wordt het stilaan bluffen. Als Barclays afhaakt, bijvoorbeeld omdat ABN Amro geen extra concessies wil doen (dochters verkopen, nieuwe sanering in Nederland doorvoeren), weet zij dat de volgende onderhandelingskandidaat de groep van drie banken is die de bank wil opbreken. Fijn is anders.”

“In dit spanningsveld ontbreken heldere regels en is het voor iedereen tasten in het duister. Of bluffen, zo u wilt,” schrijft NRC. Eind 2007 bleek wie de slimste strategie had: ABN Amro werd gekocht door de banken Fortis, Banco Santander en Royal Bank of Scotland.

Do much better

Speltip 5: Durf, bij aanvang, soms te overvragen

Amerikaans onderhandelgoeroe Roger Dawson schreef in Power Negotiating for Salespeople een aantal opzienbarende instructies. Aan eentje daarvan - tell them they will need to do much better than that - hangt een mooie anekdote. Henry Kissinger, minister van Buitenlandse Zaken onder president Nixon, liet eens een hoge ambtenaar een rapport schrijven met aanbevelingen over de Vietnam- oorlog. Het werd een uitstekend en accuraat rapport. Kissinger liet het echter retourneren met maar één opmerking: ‘You will have to do much better than that, HK.’

De ambtenaar werkte het rapport daarna tot in detail door, maar kreeg het opnieuw terug, met hetzelfde briefje. Weer ging hij aan de slag, en overhandigde tenslotte het rapport persoonlijk aan Kissinger. “Alstublieft, geeft u het niet weer terug”, zei hij. “I simply can’t do any better.” “In that case”, zei Kissinger, “I’ll read it.”

The Ol'Man

Speltip 6: Overzie het mandaat en de statuur van je gesprekspartner 

KPN, destijds nog Koninklijke PTT Nederland geheten, zou op 5 maart 1990 voor 49 procent eigenaar worden van het Antilliaanse telecombedrijf Telem. Voorafgaand aan de feestelijke ondertekening van het contract, met een waarde van 17 miljoen dollar, zou de Nederlandse delegatie, bestaande uit onder meer KPN-baas Ben Verwaayen (foto) en minister Neelie Smit-Kroes, nog lunchen met Claude Wathey, op Sint Maarten liefkozend The Ol’ Man genoemd.

De legendarische en zeer invloedrijke voorganger van toenmalig minister van Verkeer en Communicatie Gumbs kwam daar evenwel niet opdagen. Dat hij het niet vergeten was, bleek later die middag. Rond vier uur liet minister Gumbs een gekreukt velletje papier zien met daarop een slordige krabbel waarmee Claude Wathey de power of attorney van Gumbs introk. De deal ging niet door. Formeel hoefde Gumbs de missive van Whatley niet op te volgen, maar de jonge, zwarte minister vreesde voor zijn loopbaan.

In een poging de deal te redden togen Ben Verwaayen en Smit-Kroes naar de Barefoot Terrace Bar, waar Wathey inmiddels tipsy was. The Ol’ Man noemde de transactie, waarover zes maanden onderhandeld was, waardeloos en de condities absurd. Een ander buitenlands bedrijf bood 35 miljoen voor deelname in Telem, zei hij, en wilde de onderhandelingen heropenen.

De naam Sint Maarten bleef nog jaren taboe bij KPN en is dat voor Verwaayen eigenlijk nog steeds.

Griesmeelpudding met bessensap

Speltip 7: Wees hard op inhoud, zacht op mensen.

Nog een buitenlands avontuur van Ben Verwaayen, ditmaal in het Verre Oosten, uit hetzelfde boek van Van Marrewijk. Begin jaren ’90 was KPN op overnamepad in Indonesië, iets wat daar gevoelig lag vanwege de koloniale geschiedenis. Officials en regeringsfunctionarissen moesten volop worden gemasseerd.

Zo ook Joop Ave, de minister van Post, Telecommunicatie en Toerisme en geen makkelijke onderhandelingspartner. In speeches refereerde hij vaak aan hoe klein Nederland was, en memoreerde hij meermalen het koloniale verleden. Totdat hij eens, middenin een in het Engels gehouden vergadering in het Nederlands tegen de KPN-ceo Azië zei: “Joh, weet je waar ik zin in heb als ik de volgende keer naar Nederland kom? In griesmeelpudding met bessensaus.”

Bij de volgende onderhandelfase zei Verwaayen: “Excellentie, ik moest van mijn vrouw iets voor u meenemen, griesmeelpudding met bessensap!” Verwaayen had het meegenomen van thuis, in kant-en-klare verpakkingen. “Toen was de onmin voorbij”, herinnert de toenmalige ceo Azië zich, waarna KPN met relatief gemak 16 concurrenten wist te verslaan in de strijd om het Indonesische PT Telkom.

We're almost there

Speltip 8: wring ze uit, indien nodig. Gebruik tijd als je partner.

Paul Verweij is de voormalig topinkoper van Stork. Zijn techniek? Squeeze them, rip them and strip them.

Verweij was in zijn Stork-tijd in onderhandeling met het Amerikaanse FMC Airport Systems over de aanschaf van 12 passenger boarding bridges (de slurven tussen gate en vliegtuig) door Chengdu International Airport. De verkrijgbaarheid van zulke slurven is beperkt, wist Verweij. FMC was de enige partij die was goedgekeurd door de Chinese
autoriteiten. “Maar dat wist de onderhandelaar zelf niet eens”, zegt Verweij. Hij liet de FMC-man in de waan dat Chengdu Airport nog steeds met allerlei grote concurrenten aan het praten was.

De gesprekken begonnen met een sessie op dinsdag, van 11 tot 6, op het kantoor van Stork, in een ambiance van leder en comfort. De FMC-directeur zou  vrijdagochtend terugvliegen en moest om 5 uur op.Verweij plande een laatste sessie op donderdagavond. Om half 1 ’s nachts begon de FMC-onderhandelaar te protesteren. “We’re almost there”, bleef Verweij zeggen. De tegenpartij, zwetend, vermoeid, verslagen, gehaast om naar bed te gaan, tekende tegen tweeën alle documenten op de voorwaarden van Verweij.

Wees slimmer

Speltip 9: Bedenk welke onderhandeltactieken de tegenpartij hanteert, en wees slimmer dan dat. Outsmart them.

Van voormalig topinkoper van Stork, Paul Verweij, valt veel te leren. “Ik beschouw elk onderhandelingsgesprek als een goed geregisseerd toneelstuk,” zegt hij. FMC Airport Systems wilde revanche voor het onderhandeldebacle van Eindhoven (zie slide 8, We're almost there). In een vervolgtraject werden Verweij en een onderhandelpartner ontboden in Salt Lake City, waar ze het voltallige managementteam van FMC, acht personen sterk, tegenover zich vonden. Acht tegen twee, dat win je niet, zegt Verweij.

Bij de lunch om elf uur (in de VS is het niet raar om tegen die tijd over lunch te beginnen) stelde Verweij voor met een kleiner team verder te gaan, hetgeen geschiedde.

De Amerikanen hadden tot dan keurig onderhandeld naar de voorschriften van de Harvard-theoretici Ury en Fisher, die in hun standaardwerk verkondigden: wees hard voor de zaak en zacht voor de persoon. Dat had niet gewerkt. Na de lunch (door Verweij betaald) sloot FMC Verweij en partner van twee tot acht uur af van eten en drinken. “Om zes uur ben je in staat om uit de toiletpot te drinken,” zegt Verweij. Hij gaf niet toe – de FMC-man had in Eindhoven al het leeuwendeel van de contracten getekend – Verweij had geen reden tot concessies.

De algemeen directeur van FMC wilde het eindcontract niet in dezelfde ruimte als Verweij ondertekenen, woest om zijn gezichtsverlies. Verweij kwam hem zijn exemplaar brengen. “I would love to take you to dinner,” zei de directeur. “But unfortunately I have some very important guests from Korea.” Verwij had 15 procent van de prijs afgekregen, gunstige betalingscondities leverden nog eens 1,4 miljoen euro op. Winst voor Chengdu Airport. “Onderhandelingsresultaten zijn altijd netto resultaten, het tikt meteen bij.”

Op audiëntie

Speltip 10: Mensen willen je graag geloven. Maak daar gebruik van.

Paul Verweij zegt veel te hebben geleerd van Arthur Jacobs, een Fries van Joodse origine, op 57-jarige leeftijd overleden. Jacobs was onderhandelaar voor onder meer Nutreco, Nutricia en Friesche Vlag, een onverschrokken figuur van het soort dat bedrijven wel vaker inhuren voor onderhandelingen: eentje die net een streepje verder gaat dan de eigen mensen, die zo een schoon blazoen houden.

Jacobs was in de running voor een grote opdracht bij het Ministerie van Defensie, het ging over professionalisering van de inkooporganisatie. De concurrentie was groot: Berenschot en andere grote adviesbureaus dongen mee naar de klus. Jacobs was alleen. Op audiëntie bij de secretaris-generaal nam hij Paul Verweij mee, die hij voorstelde als ‘onafhankelijk deskundige’. Verweij prees de plannen van Jacobs in superlatieven, de secretaris-generaal was onder de indruk. Het is nooit bij het ministerie opgekomen Jacobs te vragen waar hij zijn plannen eerder succesvol had toegepast (dat had hij niet).

Jacobs’ ideeën waren zo overtuigend, en werden zo overtuigend ondersteund door Paul Verweij, dat er geen ruimte was voor twijfel. De secretaris-generaal kon hen feliciteren, zei hij.

De bogey

Speltip 11: Dirty tricks horen erbij.

Een term die iedere onderhandelaar moet kennen: de bogey. De bogey werkt als volgt: meld je gesprekspartner dat hij een aantrekkelijk en redelijk voorstel doet, en zeg dan: “Maar helaas, ik heb de middelen niet om aan uw voorwaarden te voldoen. Ik zou wel willen, maar ik kan niet.”

De tegenpartij, gevleid door zoveel waardering, wordt emotioneel gedwongen tot toegeeflijkheid. Hij of zij doet er echter verstandig aan hier niet in mee te gaan. Als hij slim is, zegt hij dat het hem spijt dat jij de mogelijkheden niet hebt en dat hij je de tijd geeft om tot oplossingen te komen. Indien je daarna niet reageert, kan de tegenpartij een concessie overwegen, op voorwaarde van een concessie van jouw kant. Kun je die niet tegemoetkomen, dan kan de tegenpartij zijn voorstel nog ‘uitkleden’, en aanpassen aan wat jij wél kunt bieden.

De nibble

Speltip 12: Laat u niet uit het veld slaan door onverwachte tricks en geef duidelijk uw grenzen aan. Onthoud: niets voor niets.

Nog zo'n dirty trick: de nibble. Deze move doet zich voor in de eindfase van onderhandelingen, als de ene partij de ander op het laatste moment ineens confronteert met een eis waaraan ‘nog even’ voldaan moet worden. Een kleine concessie, waarop je niet wilt dat de hele onderhandelingen stuklopen. Ook hier is het devies: niet in meegaan.

“Men probeert je uit”, aldus Van Houtem. “Geef aan dat je het niet op prijs stelt om in deze fase geconfronteerd te worden met een volstrekt nieuwe concessie. Ga niet in op het verzoek of vraag iets terug voor de concessie.”

Aan tafel

Speltip 13: Verwen onderhandelpartners ruimhartig in gastronomische zin. Wie de restaurantrekening betaalt, heeft een psychologisch voordeel behaald.

De gastronomie is altijd een uitstekend begeleider van onderhandelingen. Bij ovengegaarde reerug en bisque van kreeft praat het nu eenmaal net wat makkelijker.

Beroemd is de foto uit 1977 van Dries van Agt en Hans Wiegel, verwikkeld in een gastronomisch entre-nous aan tafel 2 van restaurant Le Bistroquet aan het Haagse Lange Voorhout, waar ze Joop den Uyl, ondanks diens verkiezingsoverwinning, zijn tweede kabinet door de neus boren. Mark Rutte en Maxime Verhagen toonden historisch besef door zich onlangs op vergelijkbare manier te laten betrappen in restaurant Saur, eveneens aan het Lange Voorhout.

De tafelschikking is belangrijk. Toen Herman Wijffels het vorige kabinet smeedde in het Friese Beetsterzwaag, zorgde hij ervoor dat de politieke leiders niet naast hun eigen secondanten, maar naast een onderhandelaar van een andere partij zaten. “Na het vergaderen eet je met elkaar een hapje. Met een beetje manoeuvreren slaagden we erin dat Balkenende en Bos een paar keer naast elkaar kwamen te zitten", aldus Wijffels.

De juiste sfeer

Speltip 14: De juiste sfeer is een maakbaar element.

Creëer de juiste sfeer voor een goed onderhandelingsresultaat, adviseert Van Houtem. Informateur Herman Wijffels deed het bij de kabinetsformatie van 2007. Hij probeerde gemeenschappelijkheid te benadrukken, waar vooral de onderhandelaars van PvdA en CDA elkaar in de verkiezingcampagne hard hadden aangevallen. André Rouvoet van de ChristenUnie had geen ervaring met kabinetsonderhandelingen.

Wijffels zocht locaties buiten het Binnenhof – Beetsterzwaag in Friesland –, waar de gesprekken plaatsvonden in beslotenheid, ter bevordering van de concentratie. De onderhandelaars schoven aan in hemdsmouwen, vrijetijdskleding, de neiging achterom te kijken, naar de achterban, was weggenomen. “Toen dat gebeurde, bleken er niet meer zulke grote verschillen,” zei Wijffels later.

Trump aan de lijn

Speltip 15: Zie onderhandelen als een spel en leer ervan te genieten.

Vastgoedmiljardair, merk-op-zich en mythisch onderhandelaar Donald Trump heeft een hekel aan verre reizen en aan e-mail. Als hij iets wil van iemand, belt hij gewoon op, waarna de tegenpartij diens vaste voornemen zich dit keer niet door Trump in de luren te laten leggen spoedig ziet stranden. Trump  is assertief, agressief en erg direct. Hij kan in een gesprek heel warrig zijn, maar het heeft allemaal een bedoeling. Hij brengt mensen in verwarring. En uiteindelijk krijgt hij altijd zijn zin.

Kandidaat-partners bij bouwprojecten en leveranciers hebben al verloren als ze Trump aan de telefoon krijgen, en dat weten ze. Trump onderhandelt overal over. De aanschaf van kleedkamerkastjes voor een golfbaan duurde ooit 90 minuten. Bizar, zei de leverancier. “In mijn bedrijf met een omzet van 500 miljoen dollar hebben we geen tijd en zin om langer dan 30 seconden over zoiets na te denken.” Trump wel. En dus gingen de kastjes, luxe dingen, ver onder de richtprijs. Zo gaat het met alles. Trump vindt onderhandelen leuk, de tegenpartij niet. Zeker niet met Trump.

Meer bruikbare tips en tricks

• 7 non-verbale geheimen die u kennen moet 
• 7 interculturele business-blunders
  
• Leiderschap in 13 puzzelstukken
  
• 8 zinnen die alleen een goede consultant zegt
  
• alle slideshows