.nl | .be

Management Team

Zo overleeft u een assessment

Assessments. De meesten van ons komen ze eens of meerdere keren tegen tijdens onze carrière. Vaak staat er nogal wat op het spel. Krijg ik die baan? Houd ik m’n baan? Al met al een belangrijke gebeurtenis. MT zocht uit hoe je jezelf het beste kunt voorbereiden op die ene spannende dag, waar zoveel van afhangt.

Vertaald uit het Engels betekent assessment grofweg ‘beoordeling’ of ‘taxatie’. Overgewaaid uit Amerika zijn assessments niet meer weg te denken uit het in Nederland gangbare werving- en selectiebeleid. Dit komt onder meer omdat in Nederland werknemers goed beschermd zijn tegen ontslag, zegt Frank van Luijk, directeur Assessments bij adviesbureau LTP. “Bedrijven willen daarom zeker weten dat ze voor de juiste medewerker kiezen.” De kans dat je ermee wordt geconfronteerd neemt toe naarmate je bij een grotere onderneming werkt. Big Business? Hoeveel assessments er jaarlijks worden afgenomen, blijft bij gebrek aan officiële cijfers een kwestie van schatten. Anthon van der Horst, director bij GITP Zeist, een ander adviesbureau, gaat uit van ongeveer honderdduizend jaarlijks uitgevoerde assessments. Of er sprake is van een stijging of juist een daling is lastig te zeggen. Wel staat vast dat de manier waarop assessments worden ingezet in de loop der tijd is veranderd. “Dat heeft te maken met veranderingen in de selectieprocedures,” legt van der Horst uit. “Vroeger zag je vaak dat bedrijven twee of drie kandidaten overhielden voor een bepaalde functie en dat ze dan een assessment wilden om te bepalen wie het meest geschikt zou zijn. Nu zie je steeds vaker dat ze voor het assessment nog maar één kandidaat over hebben. De belangrijkste reden om een bureau als het onze erbij te betrekken is de ontwikkelingsvraag en de bevestiging van de eigen positieve mening en keuze.” Met z'n tijd mee. Je zou kunnen zeggen dat het examengehalte van een assessment vroeger veel hoger was dan nu. Een bedrijf wilde weten of iemand geschikt was en de testpsycholoog kon dat bevestigen of juist bestrijden. Tegenwoordig draait het veel meer om de kandidaat. Die staat centraal en dat zie je terug tijdens de testdag zelf. Gedurende zo’n dag ontmoet een kandidaat verschillende adviseurs die samen met hem of haar onderzoeken of deze carrièrestap de juiste is voor die persoon. De rol van de psycholoog is heel duidelijk om samen met het bedrijf én de kandidaat te kijken of er sprake is van een goede match. Waar kijken ze naar? Tijdens het assessment wordt u onderworpen aan een hele batterij opdrachten en interviews. Maar, waar kijken ze nou naar? Tijdens een assessment wordt geprobeerd om door middel van diverse intelligentietests, persoonlijkheidsvragenlijsten, simulatieopdrachten en een interview met een psycholoog vast te stellen over welke ‘competenties’ iemand beschikt. Competenties zijn bepaalde gedragsvaardigheden die in een functie van belang zijn. Je moet competenties niet verwarren met vakkennis, persoonlijkheid, intelligentie of drijfveren, hoewel ze daar wel mee samenhangen. Daarnaast kunnen competenties getest en beoordeeld worden en kun je iemand er in meer of mindere mate in trainen of coachen als dat nodig is. Het zwaartepunt Waar het zwaartepunt van het assessment ligt hangt af van de opdrachtgever. Als een bedrijf bijvoorbeeld zoekt naar iemand met duidelijke verkoopkwaliteiten, dan wordt getoetst of de kandidaat beschikt over de vaardigheden die nodig zijn voor die rol. Als het gaat om een loopbaanassessment wordt gekeken waar iemand nog in kan en wil groeien, deze vorm wordt eigenlijk altijd ingegeven door de wens of noodzaak om naar een nieuwe baan uit te kijken. Wat is het doel? Een andere mogelijkheid is natuurlijk dat je wilt weten of je wel moet streven naar die bepaalde baan of hoe je een zogenaamde highpotential optimaal kunt begeleiden. Dan gaat het om een ontwikkelingsassessment. De onderdelen die je tegen kunt komen tijdens een assessmentdag blijven ongeveer gelijk, maar de manier waarop de adviserend psycholoog naar jouw resultaten kijkt, verschilt. Kan ik me voorbereiden? Natuurlijk moet u zich voorbereiden! Nou ja, niks moet natuurlijk, maar het is zeker verstandig. Volgens Van der Horst van GITP moet je een assessment voorbereiden zoals je dat bij een belangrijke presentatie of meeting zou doen. Door twee medewerkers van LTP is zelfs een boek geschreven: ‘Assessment doen’. Natuurlijk moet je rekening houden met je persoonlijke voorkeuren. Als u iemand bent die het beste functioneert bij in het diepe springen, dan moet u zich vooral niet verliezen in een gedetailleerde voorbereiding. Veel mensen vinden het echter prettig om van tevoren te weten wat ze tegen gaan komen. Ook zijn er mensen die er zekerder van worden als ze onderdelen die voor hen lastiger zijn hebben kunnen oefenen. Verschillende onderdelen Zoals gezegd bestaat een assessment uit verschillende onderdelen: intelligentietests persoonlijkheidsvragenlijsten, simulatieopdrachten en een interview met een psycholoog. De intelligentietest maak je op de computer. Thuis, voordat u aan de assessmentdag begint, of op de dag zelf tussen alle andere onderdelen door. Vroeger werden deze tests ook wel omschreven als IQ-tests, maar omdat de uitkomst tegenwoordig niet meer wordt uitgedrukt in een cijfer, is dat verleden tijd. De score wordt tegenwoordig opgesplitst naar de verschillende onderdelen van intelligentie, zoals ‘verbaal analytisch redeneervermogen’, ‘abstractievermogen’ en ‘cijfermatig inzicht’. Toetsing Ook wordt de uitslag getoetst aan een normgroep, waardoor je omschrijvingen kunt krijgen als ‘op hbo-niveau’ of ‘onder academisch niveau’. De tests bestaan uit tijdsgebonden meerkeuzevragen op verschillende intelligentiegebieden. Welke onderdelen voorkomen in de test hangt af van de vraagstelling waarmee aan het assessment is begonnen. De meest voorkomende onderdelen zijn ‘verbale analogieën’, ‘syllogismen’ en ‘abstracte figuren’. De gebieden ‘cijfermatig inzicht’ en ‘automatiseringsinzicht’ komen eveneens regelmatig voorbij. Minder vanzelfsprekend zijn de onderdelen ‘taalvaardigheid’, ‘rekenvaardigheid’, ‘nauwkeurigheid’, ‘technisch inzicht’, ‘ruimtelijk inzicht’ en ‘commercieel inzicht’. De score beïnvloeden? Kun je hoger scoren met de juiste voorbereiding? Nee, je kunt je intelligentie niet kunstmatig verhogen. Wel kunt u ervoor zorgen dat u weet waar u aan begint: hoe die tests eruit zien en met wat voor vragen u rekening moet houden. Er zijn veel websites waarop u dergelijke tests kunt oefenen. Zorg dat u de instructie goed gelezen hebt voor u begint. De algemene denkregels en oplossingsstrategieën zijn te oefenen. Ook uw basiskennis op het gebied van bijvoorbeeld cijfermatig inzicht of taalvaardigheid zijn op te frissen. Online voorbereiden: Testlab GITP IQ-tests. Meer dan 4 bolletjes geven een professioneel niveau aan. IQ test bij Intermediair Competenties Competenties worden ingedeeld in drie categorieën: Denken, Voelen en Kracht. Onder Denken vallen de competenties die met intelligentie te maken hebben. Competenties zoals aandacht voor de mensen om je heen, het opmerken en rekening houden met gevoelens en het opzetten en bijeenhouden van een team vallen in de categorie Voelen. Bij Kracht vind je vooral vaardigheden die te maken hebben met evenwichtigheid en beïnvloedingsvermogen. Denken Analytisch vermogen Plannen Oordeelsvorming Inventiviteit Organisatiebewustzijn Voelen Inlevingsvermogen Klantgerichtheid Sociabiliteit Samenwerken Coachen Relatiebeheer Kracht Initiatief Aansturen Resultaatgerichtheid Overtuigingskracht Risicobereidheid Stressbestendigheid Bron: competentiemodel LTP Het Big Five persoonlijkheidsmodel Bij veel assessmentbureaus wordt uitgegaan van het ‘Big Five’ persoonlijkheidsmodel. Hierin worden de verschillende eigenschappen onderverdeeld in vijf categorieën, namelijk: 1 Extraversie - Op contact gericht - Gemakkelijke prater - Energiek - Initiatiefrijk 2 Vriendelijkheid - Hartelijk - Hulpvaardig - Gericht op samenwerking 3 Zorgvuldigheid - Ordelijk - Precies - Nauwgezet - Op duidelijke afspraken gericht 4 Emotionaliteit - Emotioneel - Snel geraakt - Gespannen 5 Diepzinnigheid - Leergierig - Filosofisch - Open voor nieuwe ideeën - Gericht op intellectuele ontwikkeling. Bron: ‘Assessment doen’, Bas Kok & Ferry de Jongh Het interview Het interview is een vast onderdeel van iedere assessmentdag, hoewel niet direct van doorslaggevende betekenis. De psycholoog zal zijn of haar bevindingen namelijk toetsen aan de uitslagen van andere tests. U hoeft dus niet bang te zijn dat één misstap hier meteen uw hele assessment verpest. Het gesprek duurt gemiddeld een uur. De inhoud en vorm van het interview hangt sterk af van het type assessment dat u doorloopt. Een selectieassessment vraagt om een duidelijk andere insteek dan een loopbaaninterview. STAR-methode Wees u dus goed bewust van uw type assessment, zo weet u wat voor vragen u kunt verwachten. Een veel gebruikte methode is de zogenaamde STAR-methode: Situatie, Taak, Actie, Resultaat. Hierbij wordt van u gevraagd een situatie te omschrijven, wat uw taak hierin was, welke actie u hebt genomen en wat hiervan het resultaat is geweest. Een nadeel hiervan is dat het gesprek snel kan verzakelijken. Houd u verhalen dus levendig en sta open voor hints van de psycholoog. Hij of zij neemt het voortouw tijdens dit gesprek, probeert u zich daar bewust van te blijven. Belangrijke aandachtspunten Ga u niet verkrampt gedragen als u begint aan het interview. Gedraagt u zich zoals u altijd doet als u iemand voor het eerst ontmoet. Kies ervoor om gewoon de beleefdheidsvormen toe te passen die passen bij deze situatie. Tijdens het gesprek; let op uw houding, is deze open en geïnteresseerd? Natuurlijk mag u vragen stellen aan de psycholoog, maar overdrijf het niet. Wees bij het beantwoorden van vragen duidelijk en to the point, maar zorg dat u niet kortaf wordt. Verliest u zich ook niet in allerlei anekdotes die niet van toepassing zijn. Zie het interview als een gelegenheid om de psycholoog van optimale informatie over u als persoon te voorzien. Als u een vraag niet begrijpt, zeg dat dan. Mocht een vraag te persoonlijk worden, geef dat dan gerust aan, maar reageer niet boos of geprikkeld. Persoonlijkheidsvragenlijsten De persoonlijkheidsvragenlijst is een lastige. Hier willen ze namelijk weten hoe u uzelf ziet. Ze stellen hetzelfde type vragen soms wel vier of vijf keer, maar dan net even anders. Die antwoorden worden met elkaar vergeleken. Natuurlijk kunt u sjoemelen door sociaal wenselijke antwoorden te geven, maar wees gewaarschuwd! De uitkomsten van deze test worden namelijk vergeleken met uw gedrag tijdens de simulaties en tijdens het interview. Daar komt uw ware aard wel naar boven en zo niet, dan hebt u alleen maar uzelf te pakken. Dan zit u straks in een functie waar u qua persoonlijkheid helemaal niet past. Hierbij is het gewoon het meest verstandig om eerlijk te antwoorden. Wees niet bang om ergens ‘zwak’ in over te komen, een té sterke persoonlijkheid is ook niet goed. Natuurlijk mag u zich van uw beste kant laten zien, maar zorg er wel voor dat u uzelf als uitgangspunt neemt bij het invullen van de vragen en niet wie of wat u graag zou willen zijn. Simulatieopdrachten De simulatie of het rollenspel is misschien wel het onderdeel waar de meeste deelnemers tegen op zien. Wie moet ik spelen? Wat is de juiste reactie? Bij een rollenspel is er nooit één goed antwoord. De assessoren beoordelen u op uw keuzes, benadering en de door u getoonde vaardigheden tijdens verschillende situaties. Hoewel de inhoudelijke settings verschillen, bieden eigenlijk alle bureaus dezelfde typen rollenspellen aan. Het tweegesprek Zo heb je bijvoorbeeld het managementtweegesprek, een rollenspel dat het meest voorkomt tijdens een assessment voor een leidinggevende functie. In deze simulatie moet je als manager een gesprek voeren van ongeveer een kwartier met een medewerker. Aan het verhaal van de medewerker zitten altijd meerdere kanten, aan u de taak om deze boven tafel te krijgen. Hiervoor zal u verschillende competenties moeten laten zien, zoals analyseren wat het werkelijke probleem is, de emotionele lading aanvoelen en naar een oplossing zoeken. Het klantgesprek Een andere mogelijke rol is het klantgesprek. Hierbij bent u een consultant of accountmanager. In tegenstelling tot in de hiervoor genoemde rol zal hierbij uw tegenspeler het initiatief nemen. Van u wordt verwacht dat u in staat bent om naar de klant te luisteren, het probleem te onderkennen en naar een oplossing te zoeken. De strategische adviesopdracht Een van de meest ingewikkelde rollenspellen is de strategische adviesopdracht. Hierbij krijgt u 45 minuten de tijd om een enorme hoeveelheid complexe informatie, inclusief kostenramingen en juridische documenten, door te nemen. Daarna wordt u geacht op basis daarvan een advies uit te brengen aan een commissie. Bij deze opdracht gaat het niet om uw eigen kennis en ervaring, maar hoe u omgaat met nieuwe informatie, hoe snel en adequaat u die kunt verwerken, interpreteren en reproduceren. Maak voor uzelf een overzicht van de voor- en nadelen van iedere mogelijke optie. Noteer hoe u tot het advies bent gekomen, welke afwegingen u hebt gemaakt. Kies voor één adviesrichting, maar wees erop bedacht dat de commissie u zal vragen waarom u de andere mogelijkheden afwijst. Schrijf alle andere hoofdpunten voor uzelf op, zitten er bijvoorbeeld clausules in juridische documenten die van belang zijn? Zorg dat u die kunt vinden en aanhalen als u het nodig hebt. De 'postbak' Een laatste mogelijke simulatie is de ‘postbak’. Hierbij bent uw een manager die een paar dagen niet op kantoor is geweest. E-mails en memo’s hebben zich opgestapeld en ook de telefoon heeft niet stil gestaan. Als u binnenkomt overhandigt uw secretaresse u een ongeordende stapel en u hebt een uur de tijd voor uw volgende vergadering om deze stapel door te werken. Hierbij moet u laten zien dat u hoofd- en bijzaken kunt scheiden, dat u kunt ordenen, prioriteiten kunt stellen, delegeren en dat u overzicht hebt. Dit rollenspel kan schriftelijk of mondeling worden uitgevoerd. In het eerste geval moet u uitgebreid weergeven wat u met elk poststuk doet, in het laatste geval zijn steekwoorden voldoende voordat u met een assessor gaat zitten. De beste voorbereiding? Hoe kunt u zich het beste voorbereiden op deze simulaties? Het voeren van gesprekken kun u natuurlijk thuis oefenen, maar de reactie van uw tegenspeler niet. Wat u wel kunt doen is thuis met vrienden verschillende simulaties uitvoeren. Vraag hen om feedback of neem uzelf op met een camera en analyseer uw eigen gedrag. Dit kan u helpen om meer inzicht te krijgen. Zodra u weet wat uw opdracht gaat worden, hou dan rekening met de volgende zaken: 1) Zet de opbouw van uw verhaal in grote lijnen op papier en doe aan timemanagement. 2) Houd niet alleen rekening met inhoudelijke doelen, maar ook met relationele doelen, zoals een constructieve sfeer of het motiveren van mensen. 3) Blijf altijd openstaan voor andere standpunten zonder meteen uw eigen positie in te leveren. 4) Reageer zoals u dat in een echte situatie ook zou doen. Na het assessment Als het assessment achter de rug is, wilt u natuurlijk zo snel mogelijk weten wat de uitkomsten zijn. Helaas kan dat niet, omdat men de informatie die tijdens alle verschillende onderdelen naar buiten is gekomen nog met elkaar wil vergelijken en afwegen. Daarom wordt er een afspraak gemaakt voor een nabespreking, mondeling of telefonisch. In de tussentijd verwerkt de psycholoog al uw uitslagen in een rapport. Tijdens de nabespreking krijgt u de gelegenheid om het rapport door te nemen en te bespreken. Natuurlijk kan het gebeuren dat uzelf niet herkent in (delen van) de uitkomst, het zal alleen geen zin hebben om hierover ruzie te maken. In het beste geval kan de nabespreking een soort coachingsgesprek worden. In het slechtste geval hebt u het recht om aan te geven dat u niet wilt dat het rapport wordt doorgestuurd naar uw (toekomstige) werkgever. Dit laatste klinkt als een uiterste consequentie, maar kan soms de beste weg zijn, zegt Frank van Luijk, van LTP. “Stel je voor dat je intern hebt gesolliciteerd op een hogere functie, maar dat je samen met ons tot de conclusie komt dat je daar eigenlijk nog niet klaar voor bent. Het kan dan slimmer zijn om je rapport niet door te laten sturen en intern aan te geven dat je je terugtrekt uit de procedure dan een negatief rapport in je dossier terecht te laten komen. Mocht je er namelijk over een paar jaar wel klaar voor zijn, dan kan je ‘oude’ rapport je blijven achtervolgen. Beter is om dit assessment dan te beschouwen als een leermoment en te kijken waar je aan moet werken om die stap wel te kunnen maken of om tot de conclusie te komen dat je die stap misschien helemaal niet wilt.” Voor een constructieve nabespreking is het handig om de volgende punten in gedachten te houden: 1) Wees u bewust van uw houding, oefen erin als dat nodig is. 2) Dit is een uitgelezen kans om wijzer te worden. Wees assertief, maar verval niet in offensief of defensief gedrag. 3) Neem de tijd om het rapport door te lezen en noteer eventuele vragen die u hebt, zodat u ze niet vergeet te stellen. En als laatste punt: maak gebruik van de expertise van de psycholoog, hij of zij kan u een hoop nuttige adviezen geven. Algemene tips Denk na over wat u wilt met het assessment. Vergelijk vooraf uw kwaliteiten met het competentieprofiel van de functie waarvoor u beoordeeld wordt. Denk van tevoren na over de houding die u gaat aannemen. Wees u bewust van uw instelling en de effecten daarvan. Ga ernaar toe om iets over uzelf te leren. Stel de juiste vragen en verdedig uw eigen belangen. Weet wat de vraagstelling van het assessment is. Informeer naar de procedure en naar hoe uw testdag eruit gaat zien, maar kom daarbij niet te controlerend over. Doe uw best om contact te maken met uw adviseur. Zorg dat u er representatief uitziet. Kleed u zoals op het werk of kies voor nette vrijetijdskleding.