Geen producten in de winkelwagen.
We hebben het steeds drukker. Van alle kanten worden we belaagd met vragen, problemen en informatie. Hoe blijft u meester over uw eigen tijd? Een paar handige tips en verhalen uit de praktijk.
Timemanagement: hoe moet het? Management Team vroeg het de expert: Wim van Hout (50), sinds 1980 werkzaam bij Boertien Training. Hij traint managers in het beheren van hun tijd. Een aantal praktische tips:
•Doe de grote dingen ’s ochtends, vaak zit je er anders de hele dag tegenaan te hikken.
•Deel grote activiteiten op in behapbare stukken. Wees je ervan bewust als je een van die stukken hebt afgerond, je mag daar best trots op zijn.
•Plan ‘buffertijd’ in voor de onverwachte dingen die altijd weer voorbij komen.
•Zet het muziekje van je email uit. Iedere keer die pavlov-reactie als er een nieuw mailtje is, werkt averechts.
•Bekijk je mail op die momenten van de dag dat je je toch al een beetje suffig voelt. Voor iets anders ben je vaak toch niet geconcentreerd genoeg.
•Zet je relatie niet op het spel door vergroeid te raken met je laptop of pda. Betrek je partner bij het plannen van je tijd.
•Delegeren is een kwestie van durven en loslaten. Natuurlijk kun je een archiefzaak ook door een medewerker laten uitzoeken of een collega dat congres laten bezoeken, maar pas op! Delegeer nooit de persoonlijke zaken van een medewerker naar iemand anders, want dat breekt je op den duur op.
•Vergeet niet aandacht te schenken aan de menselijke, sociale component. Bel iemand om te vragen hoe het gaat of loop een rondje over de afdeling en maak een praatje. Je ontspant ervan en het versterkt de band. Plan hier als manager ook echt tijd voor in. Je moet tijd maken om sociaal vinger aan de pols te houden bij je medewerkers.
•De laatste maar zeker niet minst belangrijke: zorg dat jij de sturende kracht bent achter je timemanagement. Laat je agenda niet volgooien door anderen, hou altijd zelf de regie in handen en… durf nee te zeggen!
Richard van Barneveld (39)
directeur van Game Entertainment Europe
“Ik vergeet alles consequent. Daarom ben ik de hele dag bezig met lijstjes maken en vervolgens lijstjes afwerken. Dat werkt voor mij erg prettig. Tijdens mijn mba- opleiding kreeg ik ook een cursus time–management. Daar heb ik geleerd dat er vier soorten acties zijn: ‘urgent en belangrijk’, die moet je nooit laten liggen, maar meteen afhandelen. ‘Urgent, maar niet jouw taak’, die moet je uitbesteden. ‘Niet urgent, maar wel belangrijk’, dat zijn zaken die je in moet plannen en ‘niet urgent en niet belangrijk’ en die moet je gewoon niet doen! Iedere avond maak ik mijn planning voor de volgende dag, gewoon in Outlook. Ik heb altijd alle belangrijke zaken bij me, in mijn Blackberry. Email lezen kostte me altijd erg veel tijd, maar dat kan ik nu tussendoor doen. Dat geeft me een enorm gevoel van rust. Niet alleen ikzelf blok uren, maar ook mijn vrouw doet dat. Die kan gewoon vanaf onze keukentafel in mijn agenda. Gemiddeld lopen mijn werkdagen van zeven tot negen, maar mijn weekeinden zijn absoluut heilig. Ook probeer ik als wij op vakantie zijn zoveel mogelijk ‘off-line’ te zijn. Gelukkig heb ik dat zelf in de hand. Helemaal uit de lucht ben ik nooit, dat zou ik een straf vinden. Wat ik nu anders doe dan vroeger is dat ik veel minder inplan en meer ruimte open laat om ad hoc te kunnen reageren. Ook wil ik zelf mijn agenda in mijn hoofd hebben. Als anderen mijn agenda volplannen, dan heb ik het overzicht niet meer en dat werkt voor mij niet.”
Roland Hameeteman (47)
directeur van e-office
“Onze agenda’s zijn bij ons vanaf het allereerste begin voor iedereen toegankelijk. Iedereen werkt met Blackberry’s waarmee ze in de groepsagenda’s kunnen. Het versterkt de teamband als je zo nauw bij elkaar betrokken bent en je kunt zien waar iedereen mee bezig is. Je bent dan ook sneller bereid zaken voor elkaar op te vangen. Tot vijf jaar geleden kon zelfs iedereen wijzigingen doorvoeren in mijn agenda, maar dat hebben we teruggebracht tot een kleinere groep, want dat werd op een gegeven moment erg onoverzichtelijk. Het werken met zo’n apparaatje vereist discipline. Voor je het weet zit je er de hele dag mee in je handen. Mensen hebben een maximale belastbaarheid. Zoals het nu gaat houden we het nog twee à drie jaar vol, maar dan valt de een na de ander om. Ook heerst er bij bepaalde bedrijven een cultuur waarin het statusverhogend werkt als je om twee uur ’s nachts nog even wat email beantwoordt, maar dat is echt niet gezond. Wij willen het aantal signalen wat je krijgt drastisch terug brengen, zodat je veel minder ruis op de lijn hebt. Wij zijn een systeem aan het ontwikkelen waarmee je met een druk op de knop alles kunt beheren. Je agenda wordt het hart van je werkdag. Een afspraak maken in deze agenda is van invloed op wat er in gebruik is en wat uit staat. Als je in vergadering gaat, dan wordt bijvoorbeeld automatisch je telefoon omgeleid naar een collega. Je moet je eigen onbereikbaarheid kunnen managen.”
Dimitri Jansen (31)
group brandmanager bij Pernod Ricard Nederland
“Zelf ben ik de brandmanager voor drie merken: Four Roses, Martell en Mumm Champagne. Daarnaast geef ik leiding aan twee brandmanagers, een junior brandmanager en twee ‘brandambassadors’. Een brandmanager is verantwoordelijk voor het strategisch plan van zijn merk, dat ook weer moet aansluiten bij de internationale strategie. Naast de contacten met leveranciers, pr-bureaus en sponsorevenementen waar ik naartoe ga, hebben wij ook overleg met de internationale merkeigenaren. Ik gebruik twee agenda’s, een ouderwetse papieren agenda voor mezelf en op kantoor werk ik in Lotus Notes. Dat is de centrale agenda, waar alle afspraken van iedereen instaan. In principe houd ik beide agenda’s zelf bij. Onze secretaresse maakt ook afspraken in de centrale agenda en die neem ik vervolgens over in mijn papieren versie. Helaas hebben wij nog niet de mogelijkheid om vanuit huis het bedrijfsnetwerk in te kunnen. Ik ga wel gewoon om zes uur of halfzeven ‘s avonds naar huis, ik werk thuis en ik kopieer dan de volgende ochtend alles naar het netwerk. Ik heb nu twee dochtertjes en een derde op komst in december. Dat is af en toe best lastig in te plannen. Gelukkig woon ik vlakbij kantoor, in principe kan ik in minder dan tien minuten op kantoor zijn. Als ik het druk heb, dan zorg ik dat ik extra vroeg begin, zodat ik wel op tijd thuis kan zijn om ze in bad te doen en naar bed te brengen. Toch zijn er vaak evenementen of andere afspraken waar ik ‘s avonds naartoe moet, dus lukt dat helaas niet altijd.”
Erna Meijer (39)
directeur inkoop TPG Post
“Mijn agenda zit in mijn telefoon. Ik gebruik een Nokia waarmee ik mijn agenda en mijn email kan lezen. De agenda is gelinkt aan het centrale systeem hier op kantoor. Ik moet alleen af en toe opdracht geven om te synchroniseren. Sinds een jaar heb ik een zoontje, Jan. En daarmee is mijn leven wel enorm veranderd, het is een verschil van dag en nacht. Ik ga nu heel consequent met mijn tijd om, waar dat vroeger eigenlijk heel erg ad hoc was. Om acht uur ’s ochtends gaat Jan naar de oppas en ben ik de deur uit. Tussen kwart over acht en halfnegen zit ik dan achter mijn bureau. Om halfzes ben ik weer thuis en is mijn tijd voor Jan. Dat geeft me heel veel rust en je kunt je zinnen goed verzetten. Als Jan in bed ligt, dan ga ik weer werken als dat nodig is. Mijn collega’s zijn daar wel aan gewend, die bellen pas na achten. Ik ben een vrij fragmentarische werker, maar gelukkig heb ik een secretaresse met veel eigen initiatief. Zij plant mijn dagen erg goed en houdt ook rekening met zaken die ik geneigd ben te vergeten, zoals reistijd of tijd voor het verwerken van email. Hoewel ik er niet om vraag ben ik toch altijd weer blij dat ze dat gedaan heeft. Wat ik heb gemerkt is dat het belangrijkste onderdeel van goed timemanagement controle is. Baas zijn over je eigen agenda.”
Henk Dinkelaar (49)
countrymanager Benelux voor Palm
“Natuurlijk gebruik ik een van onze eigen ‘handhelds’ voor mijn agenda, maar op het centrale netwerk werken wij met Outlook. Eigenlijk hebben de meeste managers zeventig of tachtig uur aan werk liggen per week. Het streven is dat je het zo organiseert dat je dat in vijftig uur kunt stoppen. Mede door de ontwikkeling van elektronische hulpmiddelen heb ik voor mezelf dat punt zo’n beetje bereikt. Wat belangrijk is dat veel mensen bij het plannen geen ‘nee’ durven te zeggen. Het is beter een goede planning te maken en te zeggen ‘dat doen we nu dus niet’, dan dat je alles te strak plant en in tijdnood komt. Voor veel managers is email het heikele punt op dit moment. Zelf krijg ik tussen de 250 en 300 mailtjes per dag. Ik plan echt een gedeelte van de dag in om die mail voor het grootste gedeelte weg te kunnen werken. Als manager ben ik niet alleen verantwoordelijk voor mijn eigen timemanagement, maar ook voor dat van mijn medewerkers. Mensen moeten ook ‘gewoon’ met elkaar blijven communiceren, als mensen die op twee meter afstand van elkaar zitten met elkaar gaan zitten mailen, dan slaan we door. De hele basis van goed timemanagement is het juist selecteren van de belangrijke punten en elektronica kunnen daarbij van enorme waarde zijn. Mijn kinderen zijn inmiddels 18 en 20, maar er is veel kostbare gezinstijd verloren gegaan en die krijg je nooit meer terug.”
Guido van den Berg (46)
product- en marketingmanager bij Nobel Biocare
“Wij bieden oplossingen voor mensen die tanden en of kiezen missen of die een fraaier gebit willen. Implantaten, kroon- en brugwerk, porseleinen ‘facings’ en dergelijke. Zelf ben ik van oorsprong tandarts en dat maakt het makkelijker om te communiceren met onze klanten en afnemers. Ik train ook onze buitendienstmedewerkers in onze producten en het gebruik van jargon. Daarnaast geven we cursussen en trainingen voor mensen die met onze producten werken. Ik gebruik een ouderwetse papieren agenda. Daarnaast zet ik ook alles in de centrale elektronische agenda. Helaas is dit systeem nog niet met een pda te synchroniseren, vandaar dat ik met papier blijf werken. Onze kantoortijden zijn grofweg van negen tot vijf, maar ik heb veel afspraken ’s avonds. Ook zijn er veel symposia of beurzen waar ik aanwezig moet zijn. Onze organisatie werkt erg ad hoc, daardoor is routine bijna niet mogelijk. Ik probeer het ‘s avonds werken tot maximaal twee avonden per week te beperken, maar dat lukt niet altijd. Kinderen hebben we niet, dat is nu een voordeel, want met kinderen zou deze baan erg lastig te combineren zijn. Sport is ook zoiets. Ik sport individueel, want teamsporten red ik gewoonweg niet qua planning.”
Marleen Harperink (26)
salesmanager Benelux voor Zwilling J.A. Henckels
“Ik ben verantwoordelijk voor alle verkoopactiviteiten in de Benelux. Het team bestaat uit vier man op de binnendienst, vier op de buitendienst en zeventien man winkelpersoneel. Ik begin meestal vroeg, ik zorg ervoor dat ik als eerste binnen ben. Dat vind ik enorm belangrijk, je moet het goede voorbeeld geven. Ik kom altijd eerder binnen en ik ga als laatste weg. Zelf heb ik een ouderwetse papieren agenda. Op het netwerk op kantoor werken we met Outlook. Mijn collega’s maken soms afspraken voor mij in Outlook en die neem ik dan over op papier. Mijn tijd is nogal verdeeld. Ik breng ongeveer 60 procent van mijn tijd buiten de deur door. Ik probeer dan ook mijn afspraken met klanten zoveel mogelijk per dagdeel te groeperen. Als ik met ons moederbedrijf moet vergaderen, dan is dat altijd in Duitsland. Vaak moet ik daar dan ook blijven overnachten. Ik slaap sowieso gemiddeld een à twee keer per week buiten de deur. Wij hebben nog geen kinderen. Bewust ook nog niet, maar het zou ook niet kunnen.”
René Hodde (50)
directeur van Chess
“Ik gebruik een elektronische agenda, iCal van Apple. Als ik heel eerlijk ben, dan wordt deze bijgehouden door Penny, mijn secretaresse. Aan het begin van de week zitten we een uurtje samen en dan overleggen we wat er belangrijk is voor die week en wat nog even kan wachten. Het kernwoord bij ons is flexibiliteit. Wij hebben ook buitenlandse klanten waarbij we rekening moeten houden met het tijdsverschil. Rigide zeggen ‘van 9 tot 5’ werkt gewoonweg niet meer. Wij hebben dan ook geen vaste werktijden, iedereen werkt bij ons in projectgroepen en die reguleren zichzelf. Zelf ben ik een wat latere beginner. Thuis ben ik wel al vroeg actief, maar ik ben pas rond een uur of tien op kantoor. Meestal ga ik om een uur of zes richting huis. Ook probeer ik om de files heen te plannen qua afspraken. Op woensdag werk ik altijd thuis, dan zit ik om 8 uur ’s ochtends in mijn pyjama achter de computer. Ik heb twee dochters van 14 en 9. Jarenlang tennissen wij al samen op vrijdagmiddag. Ik moet dan wel vaak ’s avonds wat werk inhalen, maar dat vind ik geen probleem. Het is ook heerlijk om zo wat tijd met hen te kunnen doorbrengen. Als je jezelf kunt organiseren, dan hou je energie over voor de echt drukke momenten. Je moet er voor zorgen dat je alles waar je ja tegen zegt ook onder controle hebt. Ga er niet vanuit dat je alles kunt onthouden.” maar zorg voor een werkbare structuur. Als je met een secretaresse kunt werken, doe dat dan! Zit samen een uurtje en ga schoon die week in!”
