Social media etiquette op de werkvloer

Door: Philip Bueters

Geschreven door:
Philip Bueters

15 december 2011 15-12-2011 5,5 minuten

Online klagen over het werk, roddelen over collega's of juist ongegeneerd slijmen bij de baas; steeds meer bedrijven proberen iets op papier te zetten over het gebruik van social media op de werkvloer. We kunnen het Amy Groskamp ten Have niet meer vragen, maar: hoe hoort het eigenlijk?

Zeuren over je iPhone op Facebook? Moet kunnen. Alleen niet als je in dienst bent van Apple. De computergigant schopte Samuel Crisp op straat nadat die in een aantal Facebook-posts kritiek had geleverd op zijn baan en zijn telefoon. Een geschillencommissie besloot deze maand dat dat hard, maar terecht was. Het geklets van de winkelmedewerker over de "jesusPhone" (It f***ed up my time zone for the third time in a week and woke me up at 3am? JOY!!") was niet strikt privé van aard.

De Apple regels

Apple hanteert scherpe interne regels voor het gebruik van online media door zijn medewerkers, onthulde 9to5Mac kort daarop. Een interessant lijstje: werknemers mogen Apple onder geen beding noemen op hun persoonlijke websites. Evenmin mogen ze online reageren op berichten over Apple. Het mailadres van hun werkgever mogen ze nimmer gebruiken voor privé-doeleinden. Werknemers moeten altijd in gedachten houden dat 'er consequenties zijn verbonden aan wat je online post of publiceert, inclusief disciplnaire maatregelen, als het gedrag inhoudt dat Apple ongepast acht of strijdt met zijn beleid.'

Social Media blokkeren?

Werkgevers worstelen met het gebruik van sociale media op de werkvloer, alleen al omdat er zo veel zo snel verandert in die wereld. Er zullen nog steeds bedrijven zijn die het gebruik van Facebook en Twitter onder werktijd compleet zouden willen verbieden. Maar of dat verstandig is? Uit onderzoek van onder meer TNO bleek dat het de innovativiteit en productiviteit kan verhogen. Verbieden is bijna onmogelijk als iedereen zijn smartphone wel mag gebruiken en bovendien: als de werkgever social media inzet voor zijn marketing en personeelswerving, kan hij het gebruik op de vloer moeilijk tot taboe verklaren. Vergeet het maar: social media zijn vooral voor jongere werknemers van levensbelang, bleek onlangs ook uit een studie van Cisco.

Wel of geen regels?

Blokkeren lijkt daarmee een gepasseerd station. Alsof de gesprekken bij de koffieautomaat of het uitwisselen van de laatste roddels over de telefoon wél gereguleerd zijn. Volgende vraag: moeten er per se regels op papier worden vastgelegd voor het gebruik van social media? Dat is een lastige. De wereld van social media is sowieso wars van regels, papier en autoriteiten. Kunnen werknemers het niet af met hun algemeen gevoel voor fatsoen en de loyaliteit tegenover het bedrijf, collega's en het management? Er bestaat bovendien nog het vertrouwen dat werknemers zich verantwoordelijk gedragen.

Etiquette volgens Intel

Vooruit, om (juridische) misverstanden te voorkomen, kunnen regels nooit kwaad. Bovendien zullen ze iedereen bewust maken van de impact die social media kunnen hebben – wie heeft nog nooit spijt gehad van een al te snelle Facebook- of twitter-reactie in de privésfeer? Voorbeelden van een social mediacode zijn wel te vinden. Apple is – zoals met alles – gesloten over interne zaken, Intel heeft zijn social mediaregels daarentegen gewoon online staan. Ze gelden voor medewerkers en freelancers en lijken helder en uitermate redelijk. We citeren ze even, ook omdat ze regelrecht uit het etiquette-boek lijken overgeschreven:

Houd u aan uw expertisegebied en geef een unieke, individuele kijk op wat zich bij Intel en in de wereld afspeelt.
Post betekenisvolle, respectvolle opmerkingen, dus geen spam of opmerkingen die off-topic of beledigend zijn.
Neem even de tijd en denk na voordat u inhoud publiceert. Reageer tijdig op opmerkingen, indien een reactie wenselijk is.
Respecteer de eigendomsrechten van informatie en inhoud, alsook de vertrouwelijkheid.
Wanneer u het oneens bent met de meningen van anderen, houdt u het deftig en beleefd.'

Gedragscode

De online wereld zou bijna in de wellevende jaren vijftig belanden, als iedereen zich aan deze code zou houden. Maar een vertaling naar de Nederlandse taal en normen waar iedereen zich in kan vinden, moet mogelijk zijn. Dat begint al met een inleidende verklaring waarin de werkgever het nut van de gedragsregels duidelijk maakt. Om de drempel voor codificatie wat lager te maken, biedt de adviesclub Budeco een Social Media Policy Generator aan, een checklist die eenmaal ingevuld een kant-en-klare gedragscode oplevert.

Draagvlak

Om het invoeren en vastleggen van de regels nog even heel Nederlands te houden: ze moeten natuurlijk wel voldoende draagvlak krijgen. Dat begint al met de verpakking. Jan-Willem Alphenaar, spreker en adviseur over social media, verwijst op zijn blog naar een prachtig voorbeeld van Adidas hoe je de boodschap ook erg eigentijds en toegankelijk kunt brengen met een aan de bekende Marvel-comics ontleende strip. Sue Social + Media Man.

Angst voor het onbekende

"Ik zie dat veel Nederlandse bedrijven nog een verbod handhaven op het gebruik van social media. Maar ik vergelijk het met de komst van de telefoon en e-mail: uit angst voor het onbekende besluiten ze tot de verkeerde aanpak," zegt Alphenaar. Of je regels moet invoeren, is afhankelijk van de organisatie. "Als de werknemers met hun werk een reflectie zijn van de organisatie, mag je ervanuit gaan dat ze met sociale media doen wat wenselijk is. Maar je zult toch moeten volgen wat er over de organisatie online wordt gezegd, imagoschade is een reëel gevaar."

Regels als hulpmiddel

Uiteindelijk staat in elk arbeidscontract dat de werknemer niets mag doen, wat zijn broodheer schade toebrengt. Een social media-code is daarom volgens Alphenaar eerder een hulpmiddel waarmee je de werkvloer bij de les houdt, dan een noodzakelijkheid. "Als je regels opstelt, moet je het management erin betrekken, en liefst ook mensen die actief zijn op social media. Die kunnen uit alle lagen van de organisatie komen; het hoeven niet per se alleen de afdelingen hr en communicatie te zijn. Actieve gebruikers kunnen ook aangeven wat je wel en niet kunt voorschrijven: een privépagina op Facebook kan je niet verbieden."

Ongeoorloofd Facebooken

Apple is een aparte club. "Maar in Nederland zijn ook organisaties, vaak overheden, die privégebruik van social media afraden of verbieden. Dan staat vooral de privacy en veiligheid van de werknemer voorop: als je kinderen uit huis plaatst, wil je niet vindbaar zijn voor familieleden die het daarmee niet eens zijn." Een ontslag op staande voet wegens ongeoorloofd Facebooken is Alhpenaar nog niet tegengekomen. "Ik zou jurisprudentie op dat gebied wel toejuichen."

Uit het Nationale Werkonderzoek 2011 van vacaturesite Jobtrack.nl bleek deze week dat tweederde van de Nederlanders de baas niet als 'vriend' accepteren op Facebook. Vooral oudere werknemers in de leeftijd van 55-64 zijn hier voorzichtig mee: 75 procent voegt de baas niet toe. Toch vindt meer dan de helft van de mensen dat de leidinggevende iets mag zeggen over de presentatie van zijn mederwerkers op social media. Alphenaar kent in die context een geval waarin dat positief uitpakte: "Een werknemer van een verzekeraar klaagde op Twitter over zijn saaie werkdag. Daarop stapte zijn baas op hem af om te overleggen hoe het werk leuker gemaakt kon worden."

Monitoren belangrijk

Dat voorbeeld maakt meteen duidelijk, dat bedrijven goed moeten bijhouden hoe ze online worden besproken – door klanten, maar zeker door werknemers. "Dat is wel cruciaal. En het is ook mooi dat het mogelijk is. Vroeger hoorde je mensen in de trein klagen over hun werkgever, zonder dat die daar iets aan kon doen. Nu heb je daar online beter zicht op. Dat is geen kwestie van spionage, het gaat om het bewaken van je imago."

Lees meer over social media:

Volg MT en onze redacteuren ook op Twitter:

productiviteit sociale media

Winkelmand

Social media etiquette op de werkvloer