Geen producten in de winkelwagen.
U vertrouwt uw werknemers, dus is er geen enkele reden om declaraties uitgebreid te controleren. En dat doet u dus ook niet. Of dat verstandig is? "Veel mensen beseffen niet onjuist declareren zelfs strafrechtelijke gevolgen kan hebben."
De Nederlandse manager is grenzeloos naïef: twee derde van de managers kijkt globaal of declaraties van hun werknemers kloppen. Als u denkt dat de boekhouding het wel doet, komt u bedrogen uit. Slechts een derde van de bedrijven controleert alle binnenkomende declaraties tot in de puntjes.
Maar zijn werknemers zo slecht te vertrouwen, dat zware controle nodig is? Ja, zegt ons MT panel. Bijna de helft van de managers heeft wel eens een werknemer betrapt op valse declaraties. Volgens Saskia van der Zande, partner van Ernst & Young Belastingadviseurs, is het heel goed mogelijk dat er veel meer onterecht gedeclareerd wordt. "De meeste managers hebben niet duidelijk op hun netvlies wat in de kostenvergoeding van hun werknemers zit. Als iemand een maandelijkse kostenvergoeding krijgt voor lunches buiten de deur, dan mag die zijn middageten officieel niet meer declareren. De manager zet ongezien zijn handtekening, omdat die niet weet dat de lunch eigenlijk al in die vergoeding zit." Bij managers die werknemers betrappen gaat het vooral om naar boven afgeronde bedragen, carpoolers die beiden declareren en privézaken als kilometers, openbaarvervoerbewijzen en etentjes.
Fiscaal fout
Maar wie kan de controle het beste uitvoeren? Volgens Arthur de Groot, partner bij Deloitte, is deze taak weggelegd voor de lijnchef. Volgens Van der Zande doorstaat een goede declaratie twee toetsen: "De manager heeft het beste zicht op of de declaraties terecht zijn en moet daar dus op controleren. Maar de financiële administratie moet bekijken of het ook fiscaal correct is. Als het volgens de belastingdienst niet mag, moet je er naheffing over betalen. Voor managers die hun leven willen beteren en strenger willen controleren, heeft De Groot tips. "Het allerbelangrijkste is om duidelijke regels op te stellen over wat wel en niet gedeclareerd mag worden. Verder moet duidelijk zijn hoe declaraties moeten worden aangeleverd en hoe deze vervolgens worden gecontroleerd. Je moet ook verplichten dat gedeclareerd wordt kort na de gedane uitgaven, in plaats van een jaar later. Daarnaast is het belangrijk om a tempo te controleren: je bent scherper als je één declaratie moet doen, dan wanneer je er tien tegelijk doet. Direct terugkoppelen naar de declarant bij foutief ingevulde declaraties. Blijft duidelijk maken dat onjuist declareren niet wordt getolereerd; een hogere pakkans sorteert altijd effect."
Bent u altijd goudeerlijk als het op declareren aankomt? Ja, zeggen de meeste managers uit ons MT panel met grote onschuldige ogen. Eén op de zeven managers heeft wel eens iets gedeclareerd dat officieel niet mag. Hierbij gaat het meestal om bedragen tot 100 euro op jaarbasis.
De dingen die managers uithalen verschillen niet veel van wat hun werknemers doen; vooral naar boven afronden en niet-werkgerelateerde dingen declareren. Slechts twee managers uit ons panel geven toe het aardig bont te maken: zij declareren onterecht jaarlijks voor meer dan duizend euro. Ook hier blijkt weer dat controle nauwelijks plaatsvindt, want geen enkele manager is ooit betrapt op zijn of haar fraudegedrag.
Toch is die controle uitermate belangrijk. Van der Zande noemt daarvoor twee redenen: "Als je willens en wetens vals declareert, kan dat een reden zijn voor ontslag op staande voet. Zekers als je voorbeeldfunctie hebt. Daarbij kan zelfs een eenmalig bedrag als 100 euro grote gevolgen hebben voor de werkgever. Als de belastingdienst uit een steekproef van 5000 euro net dat ene bonnetje trekt, krijgt de werkgever een naheffing op de gehele 5000 euro."
Een ander probleem is dat velen niet beseffen wat de gevolgen voor henzelf kunnen zijn bij foutief declareren. De Groot: "Bij opzettelijk foutief declareren kan aangifte bij de politie worden gedaan. Veel mensen weten wel dat het niet netjes is, maar beseffen niet dat het ook strafrechtelijke gevolgen kan hebben."
DECLARATIEGEDRAG VAN MANAGERS
– Bij bijna de helft ging het om bedragen tot ‘slechts' 50 euro, bij een kwart om 50 tot 100 euro en een even groot aantal werknemers trachtte 100 tot 1000 euro extra te verdienen.
– Meer dan de helft van de managers moet altijd zelf het bedrag voorschieten.
– 91 % van de managers vindt het niet kunnen om te veel te declareren, ook niet als het om kleine bedragen gaat.
– De helft van de vrouwelijke managers mag jubileafeesten declareren, tegenover minder dan een derde van de mannelijke managers.
– Ook mag 80 % van de vrouwen een bloemetje voor een bijzondere aangelegenheid declareren, terwijl slechts 60 % van de mannen dit mag.
– Ook mag meer dan de helft van de managers van 40 jaar en ouder representatiekosten declareren, terwijl slechts een derde van de jongeren dit mag.
