Geen producten in de winkelwagen.
De secretaresse is al lang niet meer de tiepmiep van vroeger. Een goede assistent kan de manager veel werk uit handen nemen. Maar dan moet hij haar wel voor vol aanzien. “Een secretaresse is de regisseur van de manager”
De mannen van Jiskefet brachten met Juffrouw Jannie het heersende cliché over secretaressen weer eens pijnlijk duidelijk in beeld. Een zuchtende, niet al te slimme en onder persoonlijke ongemakken lijdende vrouw, die elke ochtend op dezelfde tijd uitgebreid de koffie rondbrengt, daarna achter haar bureau ploft en begint te tikken (of doet alsof), onderwijl heimelijk verliefde blikken werpend naar haar baas. Grappig, maar dat beeld tast wel schade het imago van de moderne secretaressefunctie aan. En dat imago was al niet goed. Niet voor niets is er een, mede door de bloemenbranche georganiseerde, jaarlijks terugkerende secretaressedag. En wat te denken van de Secretaresse van het Jaar verkiezing? Allemaal pogingen om eindelijk dat imago eens te verbeteren en managers duidelijk te maken dat een goede secretaresse meer in haar mars heeft dan secretariële vaardigheden. Kijk bijvoorbeeld eens deze selectie uit de lange lijst met eisen die een wervings- en selectiebureau voor topsecretaressen aan hun kandidaten stelt: ‘inzicht in bedrijven en bedrijfsprocessen’, ‘in staat een netwerk op te bouwen’, ‘hoog sociaal intelligentieniveau’, ‘een doorgewinterde manager’, ‘belangstelling voor wat in het buitenland gebeurt’.
Talent
Dit eisenpakket heeft niets meer te maken met koffie rondbrengen of brieven tikken. Hier wordt aan secretaressen dezelfde hoge eisen gesteld als aan managers. Op de schouders van managers rust nu de taak om de juiste secretaresse te vinden, die niet alleen voor hem door het vuur gaat, maar met de hele organisatie en het uitgebreide netwerk daaromheen kan omgaan. Uit een secretaresse weten te halen wat erin zit, daar gaat het om.
Gelukkig helpen de huidige secretaresseopleidingen een handje. Zij zorgen ervoor dat secretaressen zich de onontbeerlijke vakkennis eigen maken, maar selecteren ook op sociale en emotionele vaardigheden. Ria van ’t Klooster, directeur van secretaresseopleidingsinstituut Schoevers: “In de opleidingen richten we ons op drie gebieden: coördineren, organiseren en communiceren. De aloude secretariële taken, zoals agendabeheer en postverwerking, zijn er nog steeds, maar er zijn andere belangrijke taken bijgekomen. Vooral de persoonlijke eigenschappen spelen een grote rol. Alles gaat steeds sneller. Van secretaressen wordt verwacht dat ze snel allerlei uiteenlopende zaken kunnen regelen: van grote evenementen tot zakenreizen en bedrijfsuitjes; van internationale conferencecalls tot een besloten zakendiner in een prestigieus restaurant in een wereldstad. Daarvoor moeten ze goed met verschillende soorten mensen kunnen omgaan en in staat zijn een persoonlijk netwerk op te bouwen. Anderen voor je kunnen winnen, zodat die iets voor jou doen of over hebben, is enorm belangrijk.” Naast een dienstverlenende instelling moeten ze over zeer goede sociale vaardigheden beschikken, anders hoeven ze niet eens aan de opleiding te beginnen. Van ’t Klooster: “Wij testen de kandidaat-cursisten daarom van tevoren met de door ons ontwikkelde Talentenscan. Daarmee kunnen we zien of iemand het talent heeft om zich tot een moderne secretaresse te ontwikkelen.”
Vertrouwen
Vertrouwen en respect spelen, net als in een goed huwelijk, een belangrijke rol in de relatie tussen managers en secretaressen. Om het werk goed te kunnen doen moeten secretaressen op de hoogte zijn van de activiteiten en beslissingen van de managers. Doorgewinterde secretaressen weten hoe ze aan informatie kunnen komen, bijvoorbeeld door e-mailverkeer goed in de gaten te houden en de juiste mensen te spreken. Maar de echt belangrijke informatie moet toch van een manager komen. Het motto van Van ’t Klooster is dan ook: ‘je krijgt de secretaresse die je verdient’. “Daar bedoel ik mee dat managers niet kunnen verwachten dat secretaressen inspelen op alles waar zij behoefte aan hebben, als zij niet ook alles met secretaressen delen. De functienaam geeft het al aan: secretary, daar zit ‘secrets’ in. In geen andere zakelijke relatie is de samenwerking tussen manager en secretaresse gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect. Daarom werkt het ook het beste als het echt ‘klikt’ tussen een secretaresse en haar manager; beiden moeten bereid zijn alle informatie met elkaar te delen. Een secretaresse is de regisseur van een manager; een manager verwacht dat de secretaresse alles tot in de puntjes voorbereidt en regelt. Om dat te kunnen doen moet zij vooruit kunnen kijken, op de hoogte zijn van wat er speelt, weten waar de knelpunten liggen, anticiperen op wat die manager gaat doen. Meer dan vroeger moet er dagelijks een aantal contactmomenten zijn tussen manager en secretaresse. Ze vormen een hechte twee-eenheid, zijn ‘sparringpartners’.
Macht
Binnen bedrijven zijn managers degenen met de meeste macht, in ieder geval als er belangrijke ondernemingsbeslissingen moeten worden genomen. Maar deze machthebbers staan ook onder invloed van anderen, waaronder de secretaresses. Zij bepalen welke telefoontjes ze wel of niet doorverbinden, wie ze laten wachten of snel helpen. Zij beheren de agenda, soms van meerdere managers tegelijk. Zij bepalen welke post zij aan managers laten zien of snel zelf kunnen afhandelen. Zij hebben dus ook macht – of beter gezegd: invloed. Een slimme manager weet hier goed gebruik van te maken en laat allerlei zaken met een gerust hart aan zijn secretaresse over, want het spaart veel tijd. Daar komt ook het vertrouwen weer om de hoek kijken. Als een secretaresse zich eenmaal heeft bewezen, kan zij veel meer werk uit handen nemen en ook zelf verschillende projecten oppakken. Op die manier wordt een secretaresse steeds meer een echte managementassistent. Een naam die veel beter bij de huidige functie past dan het met vooroordelen omgeven ‘secretaresse’. Managers komen en gaan, maar secretaressen blijven vaak zitten. Zij hebben meer kennis van het bedrijf dan nieuwe managers en zijn voor hen van onschatbare waarde. Meedenken en ervoor zorgen dat managers zich alleen op datgene hoeven te concentreren waar zij goed in zijn, dat is de taak van een moderne secretaresse. Als het dan eenmaal klikt heeft een manager een geweldige secretaresse en een secretaresse een fantastische baan. Met het imago komt het dan ook wel ooit goed.
Managementassistent, officemanager, management executive…Alle administratieve functies meegerekend zijn er ca. 150.000 secretaressen in Nederland. Naast de term ‘secretaresse’ zijn er verschillende benamingen voor dit beroep: managementassistent, officemanager, management executive, afdelingssecretaresse, directiesecretaresse, secretaresse Raad van Bestuur, personal assistant et cetera. Het takenpakket van secretaressen varieert per bedrijf en zelfs per manager.
Vrouwenberoep Het is nog steeds een typisch vrouwenberoep, maar dichter bij het topmanagement komen we ook een paar mannelijke secretaressen tegen. De verwachting is dat dit aantal zal toenemen, zeker wanneer het duidelijker wordt dat dit een veelzijdige, invloedrijke functie direct naast het management is.
Opleidingen Schoevers leidt als particulier opleidingsinstituut jaarlijks 8500 secretaressen op zowel mbo- als hbo-niveau op. De roc's richten zich op secretariële opleidingen op mbo-niveau. Andere opleidingsinstituten met secretaresseopleidingen zijn onder andere ISBW, NCATB, LOI. Uitzendbureaus als Randstad, Manpower en Quality Select hebben ook speciale secretaresseopleidingen en -trainingen.
Registratie Secretaressen die de titel ‘register management assistent’ (RMA) willen voeren, moeten lid zijn van de Vereniging van Register Management Assistenten (VRMA). Deze titel garandeert dat deze secretaressen een diploma hebben van de hbo-officemanagementopleiding, meer dan drie jaar ervaring hebben en permanent hun opleiding op peil houden.
‘Soms moet alles anders’ Katinka Smit (38) Secretaresse van: Anders Moberg, ceo Ahold Vooropleidingen: atheneum, opleiding directiesecretaresse, managementassistente 1 en 2, Nima, vertaler Duits “Sinds 1 juni 2004 werk ik voor Anders Moberg. Hiervoor heb ik als secretaresse bij verschillende bedrijven gewerkt; het langste – zeven jaar – bij Unilever, onder andere als secretaresse van de cfo van Unilever Bestfoods. Toevallig keek ik een keer op internet of er nog interessante vacatures waren en zag toen deze baan bij Ahold. Ik heb nog wel even getwijfeld of ik zou solliciteren, omdat Ahold op dat moment in moeilijk vaarwater verkeerde. Maar het gesprek met Anders verliep heel goed, het klikte meteen. Hij was heel relaxed en maakte grapjes. “Anders is geen autoritaire manager, hij staat open voor alle vragen en opmerkingen. Hij wil graag dat mensen bij hem komen met ideeën en initiatieven. ‘Mijn deur staat altijd open’, zegt hij. Anders is geïnteresseerd in de persoon achter zijn medewerkers. Bijvoorbeeld toen mijn vader ernstig ziek werd, heb ik hem dat meteen verteld, zodat hij dan wist dat ik ineens weggeroepen kon worden. Dat was helemaal geen probleem. “Het leukste aan deze baan is dat het heel afwisselend en dynamisch is. Anders zit de helft van zijn tijd in het buitenland; dan ben ik hier degene waar alles samenkomt. Ik stel prioriteiten, handel zaken af die binnen mijn vermogen liggen en koppel terug naar Anders waar nodig. Dit vereist zakelijke inzicht. Verder heb moet ik veel organiseren, van een topconferentie in Boston tot een speech voor de Zaanse ondernemers. Ik vind het leuk dat ik dicht bij het vuur zit en alle besluitvorming van nabij meemaak. Kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie is dan ook een vereiste in deze baan. Het is boeiend om te zien hoe Ahold er langzaamaan weer bovenop komt. “Minder leuk is het dat ik, doordat ik een-op-een voor Anders werk, vrij geïsoleerd zit. Ik hoor niet bij een afdeling, heb in de directievleugel een aparte kamer direct naast die van Anders, dus de drempel is vrij hoog. Over een tijdje verhuizen we naar een nieuw kantoor in Amsterdam en dan zal dit zeker verbeteren. “Verder vind ik het jammer dat Anders geen elektronische agenda heeft en zaken soms anders heeft bedacht dan ik ze voor hem heb gepland. Hij leidt een hectisch leven en dan zijn afspraken soms moeilijk te plannen. Ik houd hem op de hoogte van al zijn afspraken, maar als hij onverhoopt toch andere plannen heeft gemaakt, dan moet alles weer helemaal anders. Maar ja, daarom heet hij waarschijnlijk ook zo.”
Als er geen klik is kun je beter een andere baan zoeken’
Anthony Lennarts (44)
Mannelijke secretaresse voor een vrouwelijke manager bij Nationale Nederlanden
Vooropleidingen: mavo, boekhouden, politieschool, gevangeniswezen, beveiliging, facilitaire dienstverlening
“Ik heb er geen moeite mee dat ik als mannelijke secretaresse voor een vrouwelijke manager werk. Op verjaardagen krijg ik nooit rare reacties als ik vertel dat ik secretaresse ben. Mensen vragen me wel hoe het is om voor een vrouw te werken. Ik zeg dan altijd dat het niet anders is dan thuis. Net als in een goed huwelijk is de relatie gebaseerd op vertrouwen en respect. Soms krijg ik mensen aan de telefoon die de secretaresse willen spreken. Als blijkt dat ik dat ben, valt er even een stilte. Ik vind het een uitdaging om de vooroordelen over deze functie weg te nemen. “Ik ben vanzelf in deze baan gerold. Ik werkte al bij Nationale Nederlanden, maar de afdeling waar ik werkte werd overgeheveld naar een andere afdeling. Daar kreeg ik een andere leidinggevende, maar dat klikte niet. Toen ben ik naar een andere functie gaan zoeken. Tijdelijk was ik waarnemend coördinator op een secretariaat en dat beviel erg goed. Toen ik hoorde dat de secretaresse van mevrouw Elzenaar, directeur Bank Insurance Academy, zou weggaan, heb ik gesolliciteerd naar de functie. Ik kende haar en wist dat het tussen ons klikte, anders zou ik het niet hebben gedaan. Ik moet me voor honderd procent voor iemand in kunnen zetten. Je kan nog zo’n goede secretaresse zijn, maar als er geen wederzijds vertrouwen is, dan kan je beter een andere baan zoeken. “Ik ben dienstverlenend ingesteld, ik voel me helemaal niet te min om voor koffie en broodjes te zorgen. Een softie ben ik ook niet. Ik ga graag met mensen om. Dat is ook het leuke van deze functie: ik fungeer als buffer, dus ik heb veel contact met mensen binnen en buiten de organisatie. Ik ben van alles op de hoogte. Mijn manager geeft mij de vrije hand en die neem ik ook. Ik probeer haar agenda zo te organiseren dat ze ook eens op tijd naar huis te gaan. Ik kan niks bedenken waar ik een hekel aan heb in dit werk: archiveren gaat elektronisch, zeurende mensen handel ik vriendelijk af, alleen kopiëren is niet echt mijn favoriet.
“Mannen benaderen secretaressen vaak op een andere manier dan ik me laat benaderen. Ze kunnen denigrerend doen, zo van: ‘dit niveau kan jij niet aan’. Ik vind het juist leuk drie stappen vooruit te werken, zodat mijn manager tijd voor andere zaken heeft. Ik wil meedenken; ook in vergaderingen doe ik graag mee aan de discussie. Daar hebben we geen afspraken over gemaakt, dat is vanzelf zo gegroeid. Als ik mij maar niet met besluiten bemoei.”
Ik wil managers vertellen een secretaressen allemaal kan’ Wendy Claassens (32) Secretaresse van het jaar 2003, eigen bedrijf Incentivity Vooropleidingen: havo, mbo & hbo toerisme, Nima A “Tijdens mijn vakantie had mijn toenmalige manager bij Nutricia mij opgegeven voor de Secretaresse van het Jaar verkiezing. Zij vond dat ik de titel verdiende. Ik voelde me zeer vereerd, helemaal toen ik de titel ook nog won. Een jaar lang mocht ik ambassadrice van het vak zijn. Doel was het imago van het secretaressevak te verbeteren door interviews te geven, fotosessies te doen, gast te zijn bij tv-programma’s als Barend & Van Dorp en heel veel lezingen te geven. “In het begin vond ik het doodeng, maar als je vaker voor een zaal mensen staat, dan krijg je zelfvertrouwen. Door die prijs te winnen en alles wat ik daarna heb meegemaakt, heb ik de stap durven zetten naar het zelfstandig ondernemerschap. Als freelance secretaresse kan ik nu mijn ervaring en capaciteiten bij verschillende bedrijven inzetten en daar ook steeds weer wat leren. “Ik wilde altijd het toerisme in en daar heb ik de opleidingen voor gevolgd. Vervolgens ben ik als secretaresse gaan werken bij het Nederlands Bureau voor Toerisme. Daar heb ik het vak geleerd en mezelf bijgeschoold door mijn taken steeds verder uit te breiden. Ik ben coördinator Zuid-Afrika en later van Azië geweest. Daar heb ik geleerd wat organiseren precies inhoudt. Mijn overstap naar Nutricia Healthcare lijkt een breuk met het toerisme, maar ik zat op de internationale marketingafdeling, waar ik als marketingassistent en later als personal assistant en marketing services officer veel buitenlandse contacten had. “Managers hebben vaak geen idee wat een secretaresse allemaal kan doen. Die blijven hangen in het standaardwerk. Maar als zij hun secretaressen vrij laten, kunnen die meer initiatieven tonen en laten zien dat zij ook mee en vooruit kunnen denken. Een secretaresse die wordt betrokken bij wat er speelt, kan zaken naar zich toe trekken en zelf projecten oppakken. Bij Nutricia viel het mij op dat er, doordat veel mensen in het buitenland werken, behoefte was aan informatie. Ik heb toen het initiatief genomen om een nieuwsbrief op te zetten. “Managers zijn soms bang om werk af te staan. Dan gaat het erom dat je als secretaresse laat zien dat ze je kunnen vertrouwen. Dat moet je voorzichtig opbouwen door steeds te overleggen en te vertellen wat je hebt gedaan en wat je van plan bent te gaan doen. Een goede secretaresse is haar manager steeds een stap voor. Ik zou graag lezingen geven aan managers om hen uit te leggen wat ze allemaal van secretaressen kunnen verwachten!”
Verder lezen
Vereniging Secretaresse Netwerk
http://www.secretaressenetwerk.nl/
ManagementSupport
http://www.managementsupport.nl/
