Geen producten in de winkelwagen.
Hoog tijd dat die ene beroepszeikerd van je afdeling verdwijnt? Begin maar alvast een dossiertje aan te leggen voor zijn ontslagzaak. Vanaf nu telt elk akkefietje, slechte beoordeling, billenkneep en domme vraag. De geheimen van het ontslagdossier.
Dit is geen cynisch verhaal. Soms wil je gewoon dat een medewerker een eind oprot en hoef je niet zo nodig ‘afscheid’ van elkaar te nemen. Maar dat kan natuurlijk niet zomaar. Daar zorgt het Nederlandse ontslagrecht wel voor. Hoewel ‘staande voetjes’ mateloos populair zijn, vooral onder werkgevers zonder huisjuristen die tot kalmte manen, doe je jezelf geen lol met een emotionele aanpak.
Nee, zeggen de deskundigen, ontslag vraagt koel beraad en vooral schriftelijk bewijs, netjes opgeborgen in een dossier. Maar bij de opbouw van het ontslagdossier gaat het juist vaak mis. Het is incompleet, rommelig of er staat zelfs helemaal niets op papier. En zo zou je natuurlijk niet naar de kantonrechter moeten willen, en al helemaal niet naar het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI).
Ieder jaar neemt het CWI bijna 10 procent van in totaal negentigduizend ontslagaanvragen niet in behandeling omdat het meegeleverde dossier aan alle kanten rammelt. Meestal ontbreekt informatie en ‘vergeten’ werkgevers binnen acht dagen de lacunes alsnog op te vullen. Daar bovenop trekken werkgevers zelf 8 procent van hun aanvragen halverwege de behandeling in omdat deze – gezien de staat van hun dossier – toch kansloos zijn. Vooral ontslagaanvragen op grond van een arbeidsconflict of slecht functioneren worden vaak geweigerd of ingetrokken wegens kansloze dossiers.
Soms proberen deze werkgevers het een maand later gewoon opnieuw, weet Jan Meijer, teammanager arbeids- en ontslagrecht bij het landelijke CWI. “Volgens de wet moeten werkgevers in hun tweede aanvraag met nieuwe feiten of veranderde omstandigheden komen, anders hoeft het CWI die niet in behandeling te nemen. Maar om dat strikt na te leven, zou ook weer zo bureaucratisch zijn.”
Gehannes
Natuurlijk zitten werkgevers niet op dit soort gehannes te wachten. Maar volgens Ad de Beer, zelfstandig interim-manager en ervaren ontslagaanvrager, hebben de meeste managers ontslagperikelen toch echt aan zichzelf te danken. Door niet met een compleet en solide ontslagdossier te komen. “Ze schrijven nauwelijks iets op over hun medewerkers. Toezeggingen blijven mondeling, en berispingen vaak ook. Ze laten zich leven door de waan van de dag, hebben het altijd te druk. Tot het bij een ontslagzaak eens goed mis gaat en ze van de rechter een flinke schadevergoeding moeten betalen. Of het CWI zegt: neem je medewerker maar terug.” Zijn advies: wees er vroeg bij als iemand dreigt te ontsporen. “Praat met die persoon en ga dingen op papier zetten. Alles wat het vraagt, is een beetje discipline.”
Ondertussen ziet Meijer van het CWI dagelijks op zijn bureau wat voor moois werkgevers van hun ontslagdossiers weten te maken. De oogst varieert van mapjes met één velletje en dikke ordners tot pakketten van een paar kilo. Sommigen keren doodleuk een doos om. Dat alles moet worden doorgestuurd naar de werknemer voor zijn verweer, en vervolgens worden bekeken en gewogen door de ontslagcommissie van het CWI.
Flutdossier
“De vorm van een ontslagaanvraag is nu nog vrij,” vertelt Meijer, “maar dat gaat binnenkort veranderen.” Er komt voor elke ontslaggrond (er zijn er officieel zes, zie kader op pag. 61) een formulier met vragen, zodat werkgevers precies weten welke informatie nodig is. Eind van het jaar is dit formulier te downloaden van onze site.”
Maar of daarmee de gebrekkige alledaagse dossieropbouw door managers tot het verleden zal behoren, is nog maar de vraag. Een mager dossier levert immers bij de kantonrechter nog steeds weinig problemen op. Wat betreft het ontslag dan, want meestal moet de werkgever zijn ex-werknemer wel financieel schadeloos stellen als hij fouten heeft gemaakt. Dit laatste maakt een rechtszaak weliswaar duurder, maar dat doet niets af aan effectiviteit en snelheid ervan.
Interim-manager De Beer: “Als je echt van iemand afwilt en je hebt daar wat geld voor over, dan kun je beter naar de rechter stappen. Ook met een flutdossier zullen de meeste rechters oordelen dat de arbeidsrelatie inmiddels te veel is verstoord om nog samen verder te gaan. Bij het CWI moet je echt met bewijsstukken komen.”
Dat verschil tussen de twee ontslagroutes is precies wat arbeidsjurist Martijn de Heer van vakbond De Unie dwarszit. “Rechters hebben er een handje van om niet te willen oordelen over de inhoud van het dossier. Een werkgever hoeft vaak alleen maar een sfeer van slecht functioneren te suggereren, door iemand eens een keertje te schorsen of allerlei negatieve dingen te roepen. Zo ontstaat natuurlijk vanzelf een verstoorde arbeidsverhouding, en is ontbinding weer een stapje dichterbij.”
Te mooi
Maar ook de gang naar de rechter biedt geen garantie op succes. In 2 procent van alle ontbindingsverzoeken gaat de rechterlijke macht niet over tot ontslag. Daarom sleutelen sommige werkgevers misschien liever aan hun ontslagdossier voordat ze die insturen, zo vermoedt De Heer. “Ik heb zo nu en dan het idee dat ik als vertegenwoordiger van de werknemer niet alles van het ontslagdossier te zien krijg. Als er bijvoorbeeld geen handgeschreven briefjes of telefoonnotities zijn, weet ik zeker dat het dossier is geschoond door de werkgever. Het ziet er dan gewoon te mooi uit. Maar te bewijzen is dit natuurlijk niet.”
Om een medewerker via het CWI te ontslaan moet een manager met een goede reden komen, één van de zes officiële ontslaggronden dus. Elke ontslaggrond vraagt weer andere informatie die de werkgever moet aanleveren. Bij slecht functioneren zal de werkgever bijvoorbeeld in de verslagen van beoordelingsgesprekken moeten duiken om met bewijs te komen. Of met een reeks gedocumenteerde incidenten komen. Voor een ontslagaanvraag op bedrijfseconomische gronden eist het CWI inzicht in financiële cijfers, functieprofielen, salarisinformatie, om maar een paar dingen te noemen. De werkgever zal moeten kunnen aantonen dat er geen plaats meer is voor die medewerker. Vervolgens stuurt het CWI het hele dossier naar de ontslagkandidaat, want hij moet zich natuurlijk kunnen verweren. “Beursgenoteerde bedrijven hebben daar wel eens bezwaar tegen,” weet Meijer van het CWI, “omdat dan gevoelige bedrijfsinformatie op straat zou komen te liggen. Soms weigeren werkgevers zelfs om het dossier bij ons op kantoor ter inzage te geven.”
Op de juistheid van de cijfers die werkgevers insturen, zegt Meijer maar te moeten vertrouwen. “Maar bij twijfel vragen we meer informatie of sturen we de aanvraag terug.”
Op zijn beurt heeft De Heer, naast arbeidsjurist bij De Unie ook lid van de ontslagcommissie van het CWI in zijn regio, weinig vertrouwen zodra een werkgever gaat schuiven met zijn ontslagreden. “Ze zien bijvoorbeeld dat het met bedrijfseconomische redenen niet gaat lukken, en gooien het dan halverwege de procedure op slecht functioneren.” Maar als daarover niets op papier staat, dan hebben ze toch een probleem en volgt meestal alsnog de gang naar de rechter.
“Als je echt van iemand afwilt dan kan dat, ook via het CWI. Daar hoeft niemand naïef over te doen,” vindt interim-manager De Beer. “Vooral bij hogere functies maak je gewoon een planning om gedurende een half jaar een dossier op te bouwen waarmee je naar de rechter kunt stappen. Daar kunnen ook rattenstreken bij komen kijken, zoals het opblazen van onbenullige foutjes, of zelfs het verzinnen van missers.”
Want dan ineens zijn simpele voorvalletjes die bij een gewaardeerde medewerker door de vingers worden gezien, een nekkenbreker voor de ontslagkandidaat. Een foute grap tijdens een vergadering, een half uurtje privé-googlen. Bij sommige bedrijven worden telefonische gesprekken standaard opgenomen. Zit daar misschien een uitglijder tussen? Hetzelfde kan gelden voor e-mail- en internetgebruik. Misschien blijkt uit een weblog nog een mooie ontslaggrond.
De Beer: “Ook handig is het om een e-mail te sturen waarvan je gewoon weet dat de ander daar negatief op zal reageren. Doet hij dat per e-mail, dan bewaar je natuurlijk het printje in je dossier.” Uit zijn werkervaring herinnert hij zich een stel concurrerende collega’s waarvan de één een dossier over de ander aanlegde om van hem af te komen. Hij verzamelde alle mistappen van zijn rivaal en dacht daarmee de opvolger te worden van zijn vertrekkende directeur. Toen hij tijdens een vergadering zijn troefkaart dacht te trekken, werd hij zelf ontslagen. Overigens samen met zijn rivaal.
“Natuurlijk wordt er gemanipuleerd,” vervolgt De Beer. “Ik heb ook eens een overname meegemaakt waarbij het nieuwe management het oude management er uit probeerde te werken door medewerkers te dwingen valse getuigenissen af te leggen voor in het personeelsdossier. Daar stak de rechter toen toevallig wel een stokje voor.”
Zelf geeft De Beer toe dat hij eens samen met het management van een bedrijf achteraf beoordelingen van medewerkers in hun ontslagdossiers heeft geschoven. “Niemand van het management had ooit iets over het personeel bijgehouden. Het risico was natuurlijk dat een wakkere medewerker tijdens zijn ontslagzaak zou zeggen: hè, maar dit heb ik nog nooit gezien en ik ben het er niet mee eens. Maar dat is niet gebeurd want die beoordelingen klopten wel.”
4 vuistregels voor ontslagaanvragers
Een goed ontslagdossier voor een slecht functionerende medewerker bevat een aantal onderdelen. Er moet bijvoorbeeld uit blijken dat de werkgever zijn best heeft gedaan de werknemer te behoeden voor ontslag. De rechter en het CWI willen verder weten:
> Of de werknemer schriftelijk is verteld dat hij slecht functioneert en dat hij zijn prestaties moet verbeteren.
> Of de werkgever hem vervolgens een reële kans heeft gegeven om zichzelf te verbeteren. Daarvoor moet er tijd en begeleiding zijn geweest.
> Of er een tussentijdse evaluatie is geweest van de vorderingen van de werknemer.
> Of herplaatsing naar een andere functie niet mogelijk was in plaats van ontslag.
Ontslag zonder beroep
Het Centrum voor Werk en Inkomen kan op de volgende gronden een ontslagvergunning geven:
• bedrijfseconomische redenen
• onvoldoende functioneren
• arbeidsongeschiktheid
• verwijtbaar gedrag of nalatigheid
• verstoorde arbeidsverhouding
• ernstig gewetensbezwaar
Wie het niet eens is met de beslissing van het CWI kan niet in beroep, net zo min als bij de kantonrechter. Wel is er een klachtenprocedure bij het CWI en hebben werkgevers en werknemers altijd de mogelijkheid om hun zaak aan de Nationale Ombudsman voor te leggen. Die bekijkt overigens alleen of het CWI netjes volgens de regels een besluit heeft genomen en niet naar de kwaliteit van het ontslagdossier zelf. Het oordeel van de Ombudsman verandert zelfs helemaal niets aan de uitslag. Of de partijen moeten met zijn uitspraak naar de rechter willen stappen. Volgens een woordvoerster melden zich vooral grote werkgevers bij de ombudsman voor een principe uitspraak. Zij kunnen er namelijk makkelijk een eigen jurist op zetten.
Nu maken: je eigen jubeldossier
Moet dat nou?, denkt u misschien, het gaat zo lekker. Maar waarom zou je eigenlijk niet een jubeldossier aanleggen met al je successen en succesjes? Hartverwarmend tijdens een najaarsdipje en handig om tussendoor je loopbaankoers te bepalen en vast te houden. En mocht het er ooit op aan komen: ontzettend nuttig als ‘tegendossier’ bij een ontslagzaak met een luchtje. Zo niet, dan blijft het toch mooi thuis in de la liggen?
“Een aanrader,” vindt Jan Meijer van het Centrum voor Werk en Inkomen. “Een beetje cynisch,” zegt arbeidsjurist Martijn de Heer, “want om nou in een prettige sfeer van alles op je werk te gaan printen en kopiëren, dat is ook weer zo iets. Maar juridisch is het een goed idee.”
Managers met het zware vermoeden dat ze op de wip zitten, beginnen liever vandaag al met hun tegendossier. Denk aan: klinkende successen en initiatieven, schouderklopjes van de baas en klanten, positieve memo’s en sms’jes, aardige e-mailtjes van collega’s en verder alles wat maar een goede sfeer om je heen kan creëren. Truc: lok desnoods een schriftelijk compliment uit, per e-mail. Vraag in ieder geval om schriftelijke verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, getekend en wel door de baas.
Ruim desnoods een hoekje in voor de fouten van anderen, tipt interim-manager Ad de Beer. “Als het ooit tot moddergooien komt, dan moet je zorgen dat jouw bakje modder goed is gevuld.”
Meer informatie:
Een uitgebreide site over ontslag, zowel voor werknemers als werkgevers: www.ontslag.nl. Hier kunt u ook vragen stellen over ontslagprocedures. Voor werkgevers verzamelde zibb.nl een lijst met 10 ontslagblunders die u geld gaan kosten: http://www.zibb.nl/humanresources/ontslag_artikel/asp/artnr/633099. Hier staat ook een module om de hoogte van de gouden handdruk te berekenen.
