David Allen: ‘Eerst situatie onder controle, dan perspectieven’

Als je schip lek is, heeft het weinig zin om met zijn allen rond de tafel te gaan zitten om de koers te bepalen. Je kunt er beter eerst voor zorgen dat je schip weer zeewaardig wordt. Er is pas plaats voor nieuwe perspectieven, zegt David Allen, als de situatie onder controle is.

Maar, voegt ‘s werelds beroemdste time management-goeroe daar aan toe, dan moeten die perspectieven natuurlijk wel komen. ‘Als je schip gemaakt is, moet je wel een route uitzetten. Anders zul je doelloos rond blijven varen en zal het schip binnen de kortste keren weer op de klippen lopen. Maar doe het wel in die volgorde: eerst controle, dan perspectief.’

Tijd beheersen

Zelf heeft hij een hekel aan het woord time management. ‘Tijd is een gegeven. Je kunt het niet beheersen. Je kunt vijf minuten niet heel goed managen, en dan ineens zes minuten als resultaat overhouden. Waar het werkelijk om gaat, is om je focus en je daden. Uiteindelijk gaat het erom: heb ik aan het eind van de dag gedaan wat ik wilde doen? Heb ik bereikt wat ik wilde? Daar kan mijn methode bij helpen.’

Controle krijgen over tijd

Met die methode, kortweg Getting Things Done geheten, maakt de 71-jarige Allen al een jaar of vijftien furore. Zijn eerste boek waarin de methode uiteen werd gezet, werd een bestseller en ging wereldwijd al meer dan 600.000 keer over de toonbank.  Met zijn boeken wil Allen onder andere laten zien hoe je controle krijgt over je mailbox, agenda, wat zich afspeelt in je hoofd. ‘Ja, zelfs over je hele leven.’

Daar gaat het om: controle krijgen over de dingen die je doet. ‘Het is een probleem waar veel managers mee kampen’, weet hij. Maar – en dat is zijn goede nieuws: met de juiste aanpak is het niet al te moeilijk grip te krijgen op de situatie. Met als uiteindelijk doel om niets meer aan je hoofd hebben. Niet omdat je niets meer te doen hebt, integendeel. Maar omdat wat je allemaal nog te doen hebt, duidelijk voor je is. Je weet precies wat het is en wanneer je eraan kunt beginnen.

Kenniswerkers

‘Noem het atletiek voor kenniswerkers’, zegt hij. ‘Kenniswerkers krijgen meestal niet te horen wat ze moeten doen, ze moeten zelf beslissingen nemen. Ze komen ‘s ochtends binnen en zien een enorme stapel voor zich met dingen die gebeuren moeten. Ik probeer ze te helpen om daar een keuze in te maken, zodat ze aan het eind van de dag gedaan hebben wat ze wilden doen.’

Getting things done

De theorie van Getting Things Done is relatief eenvoudig. Uitgangspunt is dat mensen problemen hebben met dingen die ze willen of moeten doen. Stuff, in woorden van Allen. Denk aan een belastingformulier, dat rapport dat nog geschreven moet worden, de boodschappen, de strijk, een e-mail of een offerte die nog de deur uitmoet: het is allemaal stuff.

Lees ook: Breinmanagement: haal meer uit je hersenen, met minder inspanning

De eerste regel van Allens theorie is dat al die dingen eerst verzameld en beschreven moeten worden. Schrijf het allemaal maar op, hoe onbenullig dat soms ook lijkt (‘zet koffie’, ‘vind sleutels’). Dingen die minder dan twee minuten vergen, komen daarbij het eerste aan bod: die doe je meteen. Voor alle andere dingen treedt de tweede regel in werking: handel alles systematisch en precies af. Zorg dat je veel weggooit en alleen dat bewaart wat wezenlijk van belang is.

In zijn boek en in de duizenden workshops die hij er tot nu toe over heeft gegeven, geeft Allen talloze tips en trucs om die dingen ook nog eens te categoriseren en uiteindelijk op te schrijven in verschillende to do-lijstjes. Die lijstjes zijn belangrijk, zegt Allen, omdat ze niet meer in je hoofd zitten en richting geven aan je acties.

Concrete acties

Maar dan moeten de lijstjes wel gevuld zijn met concrete acties. Dus niet: vrienden worden met die collega. Maar: die collega uitnodigen voor mijn verjaardag aanstaande zaterdag. ‘De beste manier om goed te opereren, is om niets anders aan je hoofd te hebben. Alleen dat stelt je in staat om geconcentreerd te werken. En om ervoor te zorgen dat je niets anders aan je hoofd hebt, moet je ervoor zorgen dat je alles wat je te doen hebt, hebt opgeschreven, dat je alles georganiseerd hebt op een passende plek waar je naar kijkt op een passend moment.’

Toch blijkt de praktijk voor veel mensen lastiger dan in theorie. ‘De meeste mensen maken een lijstje met dingen die ze nog moeten doen, zodat ze elke keer als ze iets afvinken een goed gevoel hebben. Maar als je totale vrijheid en helderheid wilt ervaren, moet je een stap verder zetten. Getting Things Done gaat het er niet om dingen gedaan te krijgen. Het gaat erom dat je je totaal kunt verliezen in wat je doet, zonder afgeleid te worden door dingen die je ook nog moet doen.’ Daarom is zijn theorie zo belangrijk in deze tijden van crisis, stelt hij. ‘In een crisis kun je het je eenvoudigweg niet veroorloven om je te laten afleiden.’

Controle

Het gaat Allen om twee dingen: controle en perspectief. Hij onderscheidt vijf stadia om ergens controle over te krijgen. In de eerste plaats moet je onderkennen wat het is waarover je controle wilt krijgen (capture). Daarna moet je helder maken wat het is en wat je eraan kunt doen (clarify). Vervolgens moet je het organiseren op een coherente manier (organise), waarna je inventariseert wat de beste manier, tijd en plaats zijn om dat te gaan doen (reflect and review). Pas als je dat allemaal gedaan hebt, ga je ook echt actie ondernemen (engage, take action).

Nieuwe perspectieven

Pas als het je gelukt is om ergens controle over te krijgen, is het tijd voor nieuwe perspectieven. Dat zijn er in totaal zes, van hoog naar laag. Het hoogste niveau is purpose, waarom zijn we hier? Daarna volgt vision: hoe ziet voor jou succes eruit? Vervolgens gaat het om de vraag: wat moet je bereiken teneinde die vision te bereiken? Met andere woorden: wat zijn je doelen (objectives)? De volgende vraag die je moet stellen is binnen welke randvoorwaarden het moet gebeuren: je gezondheid, vriendschappen, financiële positie. Als je dat allemaal in kaart hebt gebracht, blijven er doorgaans nog zo’n dertig tot honderd dingen over die gedaan moeten worden, weet Allen uit ervaring. Dat project afronden, de auto laten maken, functioneringsgesprekken voeren met de hele afdeling …

Het laatste niveau bestaat uit de concrete dingen die gedaan moeten worden: het projectrapport becommentariëren, de garage bellen voor een afspraak, een e-mail naar iedereen op de afdeling versturen. Alleen als je zo werkt, zul je er af en toe in slagen van het vervelende, knagende gevoel af te komen dat je nog zoveel te doen hebt. Want onthoud één ding, zegt Allen: ‘You can do anything, but not everything.’

Teveel briefjes

Zelf werkt hij ook nog steeds met de handgeschreven briefjes die hij bij anderen propageert. ‘Als je niet teveel in je hoofd wilt hebben, moet je zorgen dat het er uit gaat. Ik heb zelf 175 next actions. Die wil je toch niet allemaal op één lijst hebben? Dat werkt niet. Ook ik heb altijd meer te doen dan ik in één dag kan doen. En er komt altijd wel weer iets nieuws, er is altijd nieuwe input. Maar het gaat er ook niet om dat ik niets te doen wil hebben. Het gaat er om dat ik niets aan mijn hoofd wil hebben, behalve datgene wat ik daadwerkelijk aan mijn hoofd heb.’