5 tips voor een succesvolle conferentie

Hoe zorg je dat deelnemers een workshop of conferentie uitkomen met een wow-gevoel? Inge Oosterhuis geeft 5 tips voor succes.

In januari van dit jaar is er eindelijk een boek uitgekomen dat de kunst van het opzetten van een goede conferentie behandelt. Het zijn niet de open deuren over het belang van leesbare naambordjes, verse koffie en een bekwame dagvoorzitter. Eric de Groot en Mike van der Vijver gaan in ‘Into the heart of meetings – basic principles of meeting design’ veel verder. Met talloze praktijkvoorbeelden zetten ze uiteen hoe je het verschil maakt tussen een conferentie, workshop of andere meeting waar de deelnemers vandaan komen met het ‘wow-gevoel’, en één waar de meerderheid het gevoel heeft dat het nuttiger was geweest om de dag gewoon op het werk door te brengen. 

Het verschil maken

Organisatoren gaan vaak voorbij aan het gegeven dat je bij fysieke meetings niet alleen het brein en het karakter van mensen in een zaal hebt, maar ook de lichamen. En die lichamen maken een groot verschil. Het betekent dat de temperatuur, de verlichting, de catering, het comfort van de stoelzitting, de aantrekkelijkheid van de buurman of -vrouw en ook de non-verbale signalen van het publiek plotseling een belangrijke rol spelen in de spanningsboog en de beleving van de deelnemer. Het uitgangspunt van professioneel ‘Meeting Design’ is dan ook dat alle aspecten meegenomen dienen te worden die het menselijk gedrag en perceptie beïnvloeden. Mijn top 5 tips uit het meer dan 300 pagina’s tellende boek:

1. Heldere doelstelling

Beschrijf de verwachte uitkomsten van de bijeenkomst zodanig dat het helder is wat de inhoudelijke flow is en hoe de ervaring omschreven kan worden. De inhoudelijke flow geeft visueel weer welke relevante content aan bod komt en hoe deze eventueel uitgebouwd en overgedragen dient te worden. De ervaringsbeschrijving geeft de meeting ontwerper een beter gevoel bij de algemene sfeer van de bijeenkomst. Een kwartaalmeeting die draait om ‘inspireren, nieuwe relaties leggen, van elkaar leren’ heeft een wezenlijk ander ontwerp dan wanneer de werkwoorden ‘iedereen op één lijn brengen, sense of urgency creëren, beslissingen nemen’ de gewenste ervaring beschrijven.

2. Pre-interviews

Neem de tijd om vooraf met 6 à 10 deelnemers te praten. Zorg ervoor dat zij een representatieve afspiegeling vormen van de groep en check bij hen of de inhoud van de conferentie voor hen relevant is. Worden zij erdoor getriggerd? Soms blijkt dat medewerkers een heel ander perspectief hebben dan de opdrachtgever. Het is prettig dat van tevoren te weten, zodat je de agenda daar op in kan laten spelen en eventueel het onderwerp van de conferentie net die draai te geven waardoor het wél voor alle aanwezigen interessant is. 

3. Locatie

Zorg dat de locatie de doelstellingen van de bijeenkomst ondersteunt. Een enorme zaal kan mensen erin laten verdwijnen en zal netwerken bijvoorbeeld lastig maken. Daar kun je als meeting designer wat aan doen door een netwerkhoek te maken. Creëer kleine zitjes en een koffiepunt waar mensen in de rij moeten staan. Zo raken ze makkelijk aan de praat met elkaar. Betreft de meeting een vertrouwelijke strategiesessie? Dan is een klassiek 4-sterren hotel wellicht beter op zijn plaats.

4. Techniek

Naast de ingeburgerde microfoons en beamers kun je je met de huidige overvloed van gadgets en tools makkelijk laten verleiden ‘iets nieuws’ te gebruiken. Zorg ervoor dat je alleen die technologische hoogstandjes inzet die expliciet het vergaderdoel ondersteunen. Ik herinner me een meeting met een groep engineers waarbij het me voor hen interessant leek om de gebruikelijke evaluatie aan het eind door middel van ‘sms voting’ te doen. De feedback die ik achteraf kreeg was dat men het gepruts met de mobiele telefoon onnodig vond. Met gewoon handen opsteken was dit een stuk sneller gegaan, zo lieten de deelnemers weten.

5. Contentproviders

Vaak zijn de gewenste sprekers al bekend voordat de doelstelling van de meeting al helemaal uitgekristalliseerd is. “Omdat de ceo in het land is, moet hij natuurlijk spreektijd krijgen.” En: “Die ene topsporter had zo’n goed verhaal bij een eerdere conferentie, dat we hem maar meteen geboekt hebben.” Jammer. In plaats van meteen een persoon te kiezen, zou de discussie vooraf meer moeten gaan om de vraag op welke manier de inhoudelijke bijdrage het beste over het voetlicht gebracht kan worden. Is dat wel een traditionele ‘spreker’? Of is het een panel, iemand die als ‘slachtoffer’ uit ervaring spreekt of zijn het acteurs die een scène spelen als kick-start van een groepsactiviteit? De meeting designer kan hierbij zijn creatieve blik laten meewerken om de conferentie een verrassende én effectieve programmering te geven die bijdraagt aan het ‘wow’-effect voor de deelnemers.

Fysieke workshops en conferenties kunnen een perfect medium zijn om belangrijke informatie te delen, nieuwe wegen te creëren en koerswijzigingen vorm te geven. In een tijd waarin iedereen de broekriem aantrekt, is het wel zaak de ‘Return on Effort’, zoals de Groot en Van der Vijver het noemen, van deze evenementen zo groot mogelijk te maken. Kopieer dus niet klakkeloos de agenda van de vorige meeting, maar investeer wat tijd vooraf in de voorbereiding van de dag. De deelnemers zullen je dankbaar zijn.

Meer over verandermanagement?

• De complexiteit van groepsvorming
  
• Welke werknemers stuur je op training
  
• Een visie is geen overbodige luxe
  
• Alle artikelen van Inge Oosterhuis