.nl | .be

Mark Ernst

Stop met controleren, dan vergroot je de efficiëntie

Leiderschapstrainer Mark Ernst bekommert zich over het welzijn van medewerkers, omdat managers vaak proberen hen 'beter te maken'. Dat kan helemaal niet, volgens Ernst. In deze column vertelt hij over onze onweerstaanbare drang naar controle. En wat het doet met je bedrijf en de motivatie van je personeel.

Frederick Taylor publiceerde in 1911 zijn bekendste boek: Principles of Scientific Management. Daarmee was hij één van de grondleggers van wat ik maar even het beheersdenken noem. Als je genoeg aandacht geeft aan het uitdenken van processen en protocollen, kun je alles standaardiseren, efficiënter maken en beheersen; zelfs de mens, zo is de gedachte. Want dat zijn toch domme, luie donders die niet meer doen dan strikt noodzakelijk is. Taylor was ervan overtuigd dat je hun gedrag tot in detail voor ze moest voorkauwen, volledig gericht op efficiëntie. Of de mensen destijds ook echt lui waren is onzeker. Maar ongeschoold waren de meesten wel, zo aan de wieg van de massaproductie. En zo ontstond hier een knip tussen denken en doen; enkele slimme koppen dachten het productieproces uit en de doeners hoefden alleen maar aan de net uitgevonden lopende band te staan en op het juiste moment de juiste schroef aan te draaien. Erfenis van de revolutie Ruim honderd jaar later is bijna alles anders in onze maatschappij. En op de werkvloer. Mensen zijn goed tot uitstekend opgeleid en worden opgevoed tot zelfdenkende individuen. Eenvoudige maakbedrijven zoals toen zijn er nauwelijks nog; onze economie draait vooral op specialistische kennis en dienstverlening. En toch blijft die knip tussen denken en doen bestaan. In talloze bedrijven en (overheids)organisaties zijn er mensen - hele afdelingen zelfs - die bepalen hoe anderen moeten werken. En die anderen hebben vaak een enorme afstand tot de dagelijkse praktijk. Een tijdje terug sprak ik op één avond een hbo-geschoolde accountant en een wo-geschoolde advocaat die door hun organisaties tot op de letter voorgeschreven kregen wat ze hoe moesten doen. De accountant bekende met schaamrood op zijn kaken dat hij zelfs voorgeschreven kreeg met welke pen hij welk formulier moest invullen. Dit is een extreem voorbeeld, maar deze bepaaldrang komt bijna overal in meer of minder mate voor. Het beheersdenken is in een eeuw gewoon geworden. De standaard zelfs. Een fata morgana Sterker nog, het idee van efficiëntie en beheersing van het managementdenken is verworden tot een heilig verklaard manifest. KPI’s, deadlines, protocollen, targets, gedetailleerde strategieën, software en API’s moeten de organisatie en haar leden beheersen en efficiënter maken. Een fata morgana is het, een waanbeeld. Je kunt mensen namelijk niet beheersen. Net zoals je dienstbaarheid en creativiteit niet kunt beheersen. En die zijn toch nodig voor het verlenen van die diensten en voor het bedenken van die vernieuwende producten en diensten. Het Monster van Management In een eerdere column heb ik al eens genoemd dat 68 procent van de Nederlanders een demotiverend werkklimaat ervaart op de werkvloer, vooral gecreëerd door het management. Meer dan twee derde is dus niet gemotiveerd. Andere onderzoeken tonen dat juist motivatie één van de grootste voorspellers is van succes. De oorzaak is voor een groot deel te vinden in al die regeltjes, protocollen en regelneven. In de praktijk werkt management dus vaak als een monster dat zonder scrupules alles opvreet wat op zijn weg komt. Want niet alleen motivatie wordt opgeslokt maar ook grootheden zoals doelen, visie, cultuur en leiderschap worden verzwolgen als je teveel werkt vanuit regels en cijfers. Met als gevolg dat mensen als zombies rondsjokken: doelloos, gedemotiveerd, geïrriteerd en half hersendood. En dat terwijl management in essentie ronduit onmisbaar is voor succes. Terug naar de essentie In de moderne context is de essentie van management om mensen te voorzien in de middelen die zij nodig hebben om te presteren; om hun doelen te halen. Je gaat niet hardlopen zonder de juiste schoenen en kleding; je gaat niet klussen zonder gereedschap. Dus gebruik meetinstrumenten om te zien in welke mate die doelen afgetikt worden. Gebruik deadlines en planningen voor wat extra efficiëntie. En gebruik procesbeschrijvingen als mensen daar een gevoel van houvast aan verlenen. Maar doe dat vanuit een hele andere basisgedachte: niet om te beheersen, maar om het gewenst resultaat te faciliteren. Tips Management is in de meeste organisaties het vertrekpunt terwijl het het sluitstuk zou moeten zijn. Gooi het roer eens om: Geef het bedrijf en je mensen richting. Inspireer hen met onder andere je visie en grote doelen. Bouw bewust aan een succescultuur, daarmee stuur je indirect het gedrag van je mensen. Bouw aan een werkgemeenschap. Gemeenschappen brengen motivatie, commitment, betrokkenheid en veel anders moois voort. Gemeenschappen produceren resultaat en succes. Ontwikkel het leiderschap van alle leidinggevenden. Om effectief te bouwen aan richting, cultuur en gemeenschapsgevoel maar ook omdat mensen zich ontwikkelen onder goed leiderschap. Met leiderschap creëer je overigens ook effectiviteit. Management gaat vooral over efficiëntie maar efficiëntie zonder effectiviteit is zinloos. Vorm het management naar de behoeften die dan nog bestaan. Vraag simpelweg aan je mensen wat zij nodig hebben om hun doelen te behalen, om te presteren. En voorzie in die middelen. Zo vormt management een essentieel onderdeel van het bedrijf. Zo zet je 'het monster' buiten de deur. Zo motiveer je ook die 68 procent van je medewerkers die nu als zombies rondstrompelen. Lees ook de vorige delen van deze serie: Stop met het verbeteren van je werknemers Wakker de motivatie aan van mopperkonten in je bedrijf Dit zijn de ingrediënten voor een gezonde bedrijfscultuur Stop met duwen en trekken, start met leiderschap Gebruik de juiste koers om je medewerkers aan te sturen De werkgemeenschap als prestatievergroter