Spreek je medewerkers aan op passief gedrag

Onlangs is Lisette aan de slag gegaan als teammanager van de salesafdeling bij een groot bedrijf. De teamleden zijn doel- en resultaatgericht, rap van tong en sterk gericht op het behalen van hun eigen target. Ze praten niet mét elkaar, maar over elkaar. Lisette is van nature een teamspeler en hecht veel waarde aan samenwerken in een gemoedelijke werksfeer. Ze voelt zich ongemakkelijk bij haar teamleden, maar durft daar niets over te zeggen. Thuis piekert ze veel.

Maar als haar leidinggevende, commercieel directeur Thomas, vraagt hoe het gaat met de aansturing van het salesteam, zegt Lisette: ‘Prima hoor!’ Een kwartier later komt ze Martin, een van haar teamleden tegen. ‘Hoe was je gesprek met Thomas?’, vraagt hij. Lisette snauwt hem toe: ‘Wat een hypocriet gedoe hier! In dit team is niemand echt geïnteresseerd in de ander. Jullie doen alles vanuit eigenbelang!’

Passiviteitscirkel

In dit voorbeeld heeft Lisette onbewust de ‘passiviteitscirkel’ doorlopen: ze spreekt haar collega’s niet aan op hun gedrag (passiviteit), ze gaat daarover piekeren (agitatie), ze past zich aan ten koste van zichzelf (overaanpassing). Ze voelt zich niet in staat de situatie aan te pakken (implosie) en krijgt een woedeaanval (explosie). Herkenbaar? Het begint allemaal met een ‘miskenning’, een begrip uit de Transactionele Analyse: het negeren of verdraaien van informatie die bij kan dragen aan de oplossing van een probleem. Door haar miskenning laat Lisette passief gedrag zien; ze voelt zich onmachtig iets aan de situatie te doen.

Ja zeggen, nee bedoelen

In je rol als manager is het belangrijk om miskenningen te herkennen bij je medewerkers. Een miskenning is vaak een uiting van een karakteristiek patroon in iemands gedrag. Daarom kun je, door het identificeren hiervan, de ontwikkeling van je medewerker enorm stimuleren. Maar hoe herken je dit gedrag?

Intuïtief merk je dat er iets niet klopt in het gedrag of woordgebruik van de medewerker. Hij of zij zegt ‘ja’, maar lijkt non-verbaal ‘nee’ te zeggen. Je kunt ook gespitst raken op dit passieve gedrag bij medewerkers die vaak clichés of zwartgallige humor gebruiken, suggestieve opmerkingen maken, informatie weglaten, je met details overladen of generaliserende uitspraken doen.

Onbewust proces

Het vastzitten in het onbewuste proces van miskenning houdt zowel de manager als de medewerker weg van het werken aan de oplossing van een probleem. Het is belangrijk het passieve gedrag van de medewerker niet te belonen. Los dus niet de problemen van de medewerker zomaar op. Ofwel: verval niet in ‘actief passief gedrag’. Dit gedrag leidt tot een ongezonde afhankelijkheid in de werkrelatie, waarbij met verantwoordelijkheden geschoven wordt. Dit zorgt voor strubbelingen en frustraties in de werkrelatie.

Wat kun je nu als manager doen aan zo’n situatie? Verplaats je in de positie van commercieel directeur Thomas. Thomas kan Lisette een spiegel voorhouden om haar bewust te maken van haar passieve gedrag. Hij kan haar uitnodigen zelf na te denken. Hij kan vragen aan Lisette stellen over haar gevoelens. Hij kan benoemen wat hij denkt en voelt als dit bijdraagt aan het leerproces van Lisette. Daarbij moet hij wel voorbereid zijn op weerstand. Hij kan verwachtingen met haar afstemmen over haar ontwikkeling en concrete afspraken met haar maken over haar gedrag. Hij kan Lisette complimenteren als hij ziet dat zij autonoom gedrag laat zien. En als hij bij zichzelf bemerkt dat hij met ‘actief passief gedrag’ reageert (‘ik los het wel even voor je op’), is het voor hem waardevol te reflecteren op zijn eigen handelen.