Geen producten in de winkelwagen.
Nooit meer gestrest of overbelast? Het is mogelijk, zegt de Amerikaanse auteur David Allen. Hoe? Door een ‘extern brein’ te creëren.
Stipt op de afgesproken tijd komt hij ontspannen aanfietsen over de Amsterdamse gracht. Gevraagd waarom hij sinds vorig jaar met zijn vrouw in deze stad woont, wijst hij naar het uitzicht. ‘Wat is dat voor vraag? Kijk eens om je heen. Dit is een van de coolste steden ter wereld. Het San Francisco van Europa, maar dan met veel spannender en afwisselender weer. Alleen al de wolken aan de hemel zijn een waar spektakel om naar te kijken.’
Erg veel of erg weinig
David Allen wordt dit jaar 70, maar is nog lang niet van plan om te stoppen met werken. In juli verschijnt de Nederlandse vertaling van de nieuwe editie van zijn bestseller ‘Getting Things Done’ (GTD), dat in de 14 jaar van zijn bestaan al miljoenen malen over de toonbank ging, in ruim 30 talen. Afhankelijk van zijn bui vindt hij miljoenen verkochte boeken heel erg veel of heel erg weinig. ‘Er zijn tenslotte miljarden mensen op de wereld.’
20 kinderen
Dat onze stress in die tijd alleen maar groter is geworden, is maar zeer de vraag, aldus Allen. Hij las onlangs dat Johann Sebastian Bach 20 kinderen had. En toch een behoorlijk indrukwekkende muzikale productie leverde. ‘Je kunt altijd meer en beter. Dat geldt voor iedereen. Opvallend is dat de mensen die GTD het minst nodig hebben, omdat ze al vrij productief en effectief zijn, er het hardst om vragen. Die willen zich gewoon altijd verbeteren’, zegt hij.
Geen tijd tekort
De moderne technologie is géén extra stressfactor en gebrek aan tijd is al helemaal geen excuus, vindt Allen. ‘We hebben geen gebrek aan tijd, we hebben gebrek aan ruimte. Ons hoofd is niet gemaakt om ideeën in te bewaren. Het is er om ideeën in te creëren. En daar heb je letterlijk en figuurlijk ruimte voor nodig. Peter Drucker zei het al: het moeilijkste voor kenniswerkers is om hun werk te definiëren. Waar begint het en houdt het ooit op? De complexiteit en onoverzichtelijkheid is wel degelijk toegenomen de laatste jaren.’
Onrust, frustratie, stress
Ons hoofd ‘is een heel slecht kantoor om zaken in gedaan te krijgen’, zegt Allen. ‘Steeds meer neuropsychologisch onderzoek bewijst dat we maar aan een paar zaken tegelijk aandacht kunnen besteden. De stress ontstaat omdat je midden in de nacht wakker wordt en aan dingen denkt waaraan je op dat moment helemaal niets kunt doen. Of dat je met je hoofd op kantoor bent, terwijl je thuis met je gezin zit te eten. Dat ik nu met jou zit te praten, maar ondertussen denk aan wat ik vanochtend niet heb afgemaakt, waar ik straks naartoe moet en aan de talloze e-mails die binnenstromen terwijl wij hier zitten te praten. Je bent dus met je aandacht nooit daar waar je bent en dat geeft onrust, frustratie en stress. En dat ondermijnt onze productiviteit aanzienlijk.’
Kattenvoer op
Onze psyche en brein kunnen er niets mee dat we de hele dag denken aan de belastingaangifte die moet gebeuren, of aan het kattenvoer dat op is, het project dat opgestart moet worden, de verjaardag van je moeder volgend weekend en al die andere losse eindjes die ons (meestal onbewust) continu bezighouden. Dan helpt het zeker niet als er honderden mails binnenkomen waarover je steeds moet beslissen wat je daarmee wilt of moet doen.
Ruimte creëren
De vloed aan gedachten en projecten blokkeert onze creativiteit en flexibiliteit, is Allens overtuiging. We moeten juist ruimte creëren door al onze gedachten op te schrijven en vervolgens te categoriseren. Wat hoort waar? Het heeft geen zin tijdens je werk met de boodschappen voor het avondeten bezig te zijn. Het is allemaal een kwestie van een ‘extern brein’ creëren dat vóór in plaats van tegen ons werkt.
Verdelen van beperkte middelen
Dat geldt zeker voor managers, is zijn mening. ‘Management ging en gaat over het verdelen van beperkte middelen. Als jij onbeperkt tijd, geld of andere middelen had was het allemaal vrij gemakkelijk. Maar dat is dus niet zo. Hoe je de middelen verdeelt is wat jou een goede of slechte manager maakt. Je moet de vaardigheid hebben snel te besluiten hoe je de beperkte middelen inzet. Dat kan alleen met een duidelijke focus over wat je wilt bereiken.’
Hoe je de middelen verdeelt is wat jou een goede of slechte manager maakt."
Bepaalde hoeveelheid energie
Een goede leidinggevende definieert volgens hem duidelijk wat wanneer bereikt moet worden en wie wat moet doen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Als dit allemaal niet duidelijk is, heeft de manager het niet goed gedaan, stelt Allen. Mensen hebben een bepaalde hoeveelheid energie. Als bedrijven willen dat hun mensen productief zijn, moeten ze deze energie steeds vernieuwen, en niet langzaamaan laten verdwijnen.
Black holes
Allen heeft door de jaren vele organisaties en managers geobserveerd. Nu heeft hij meteen door of iets of iemand goed georganiseerd is. Als een manager zegt: ‘Daar kom ik op terug’, maar vervolgens niets opschrijft, weet Allen nu al voldoende. ‘Dat verdwijnt onmiddellijk in een black hole.’
Vergaderingen waarbij niet meteen aan het begin duidelijk is wat de gewenste output is en waar niemand naar buiten loopt met een heldere vervolgstap of actie, zijn ook een teken aan de wand.
Overbelast
Waar veel mensen volgens hem last van hebben zijn al die afspraken met zichzelf die ze niet nakomen, laat staan de afspraken die ze met andere mensen maken. We raken overbelast omdat we de hele dag door aan van alles denken dat nog niet is afgemaakt of waar we nodig aan moeten beginnen. En dan voelen we ons nog slechter dan we al deden. ‘The more something is on your mind, the less it is usually getting done’, zegt Allen.
The more something is on your mind, the less it is usually getting done"
De les: maak zo weinig mogelijk plannen, zorg dat je weet wat allemaal wanneer moet gebeuren en maak een systeem waarbij alles de juiste plek heeft zodat je op belangrijke momenten meteen weet wat je waar kunt vinden.
Zwarte band
Allen zegt veel geleerd te hebben van karate (waarin hij een zwarte band heeft). In vechtsporten maakt een ‘mind like water’ het mogelijk om zeer effectief te handelen. ‘Water reageert afhankelijk van de druk die er op wordt uitgeoefend, maar reageert niet overdreven. Daarna wordt het weer kalm. In deze staat kunnen we uitdagingen aan die zich plotseling voordoen omdat we nergens door worden afgeleid.’
Crisissituaties
Focus op je doelen is cruciaal, omdat het anders onmogelijk is te beslissen wat wel of niet betekenisvol is om te doen. Opvallend genoeg zorgt een crisis vaak wel ervoor dat we een helder hoofd hebben en precies weten wat moet gebeuren. In crisissituaties zijn we door de focus ineens wel sereen.
We zijn verslaafd aan stress, vindt hij. Daarom zorgen we niet structureel ervoor dat we minder of geen last ervan hebben.
Surfboard
Het is ook behoorlijk veel werk om de GTD-methode blijvend in ons leven te integreren. Het is een forse gedragsverandering. En dat is lastig, omdat een groot deel van ons gedrag automatisch en onbewust is en het bovendien veel discipline en training vereist om elke week je eigen planning en werkmethodes te evalueren. ‘GTD is als een surfboard waar je vaak vanaf zult vallen, maar waar je steeds weer op moet klimmen om de grote golven te kunnen pakken. Als je niet valt, zijn de golven die je hebt gesurft ook niet groot genoeg. Vergis je niet, surfers hebben niet voor niets hun plank aan een koord rond hun enkel. Daarmee kun je de plank steeds weer naar je toe halen en weer erop klimmen.’
GTD is als een surfboard waar je vaak vanaf zult vallen, maar waar je steeds weer op moet klimmen om de grote golven te kunnen pakken."
Mappen en apps
Hij kan het niet vaak genoeg herhalen: ons brein is geen geschikt systeem om werk in te organiseren. Daarvoor zijn mappen en apps ontworpen. Daar kunnen we eindeloos van alles in opslaan zonder dat we er last van hebben. Maar het vereist nog steeds intuïtieve intelligentie om te beslissen wat we wanneer gaan doen. Dat kunnen we dus ook niet uitbesteden, benadrukt hij. ‘Mijn belangrijkste boodschap blijft: alle stuff die binnenkomt, moet je ergens extern bewaren. Je moet in kaart brengen wat potentieel betekenisvol is, duidelijk hebben wat het precies voor je betekent, een serie mappen bewaren waarin alles logisch geordend is en dan moet je het regelmatig van een afstand bekijken. Je kunt maar één ding tegelijk doen. Dan is het dus: ‘dit is wat ik nu moet doen’ of: ‘ik weet eigenlijk niet wat ik moet doen’. Het eerste is productiviteit zonder stress, het laatste is als een gezwel.’
Lees meer over David Allen
Unieke zomeractie! Kom naar David Allen – en krijg 2 andere topcolleges gratis
Op 13 oktober geeft Allen een seminar bij Focus Conferences. Schrijf u in voor 31 juli 2015 voor het seminar 'Getting things done – The art of stress-free productivity' en kom vervolgens ook gratis naar de eerste twee topcolleges uit de reeks 'Psychologie voor managers':
• 17 september 2015: Toppsychologen voor Topmanagers – prof. dr. René Diekstra
• 24 september 2015: De wetenschap van overtuigen & beïnvloeden – dr. Robert Cialdini (VS)
Meer informatie? Klik hier of download eerst de brochure.
