Geen producten in de winkelwagen.
Managers? Nergens voor nodig, denken ze bij Decos in Noordwijk. ‘Nu merk je dat mensen veel meer initiatief nemen.’
Ze hadden natuurlijk een supersnel koffiezetapparaat kunnen nemen. Of een koffiemachine die je – heel hip – kunt bedienen met een app, zodat je koffie klaar staat wanneer je maar wilt. Ze zijn per slot van rekening een IT-bedrijf dat zich profileert met Het Nieuwe Werken. Maar in plaats daarvan staat bij Decos juist een extra lángzaam koffieapparaat in de keuken. Druk je op de knop, dan duurt het echt even voordat de koffie het kopje in gelopen is. ‘Dat hebben we expres gedaan’, legt chief commercial officer Bert Hendriks uit. ‘Juist bij het koffieapparaat ontstaan de beste gesprekken.’ Het fotootje dat de leverancier erop had geplakt, hebben ze er wel afgehaald. In plaats daarvan zit nu een videoscherm, waarop filmpjes voorbijkomen van de meest recente baby’s van collega’s, en van de kerstbijeenkomst. Dat dan weer wel, het blijven technisch handige jongens. Maar het tekent de filosofie van Decos, zegt Hendriks. Technologie viert hier hoogtij, maar wel altijd in dienst van de mens.
De 'menselijke' robot
Zo ook de ‘menselijke’ robot die het bedrijf nu (mee)ontwikkelt en programmeert. ‘Die is bedoeld om het menselijk contact te vergemakkelijken en te versterken’, aldus Hendriks. De receptioniste is bij het bedrijf al afgeschaft. In plaats daarvan krijgt de bezoeker te maken met een aanraakscherm, waarop de gezichten van alle medewerkers voorbij komen. Dat lijkt misschien minder persoonlijk, maar is het niet, bezweert Hendriks. ‘Je krijgt nu direct te maken met degene voor wie je komt.’ En de robots in het bedrijf maken afstanden ook kleiner. ‘We kunnen nu face-to-face overleggen met onze collega’s in India. Als zo’n robot naar je bureau toe rijdt, is het net of zo’n collega naast je staat.’
Star Wars
Welkom in Noordwijk. Op het bedrijventerrein vlakbij waar ook de Europese ruimtevaartorganisatie ESA is gevestigd, staat een gebouw dat lijkt op een meteoriet. Dat is niet toevallig; binnen ligt ook een echte meteoriet, en de architect kreeg van het bedrijf afleveringen ‘Star Wars’ mee ter inspiratie. Door de rode kiezels buiten, lijkt het alsof je in een soort maanlandschap rondrijdt. Binnen, in de brainstormruimte, kijkt Yoda je aan. ‘Always in motion the future is’, staat er te lezen, in het kenmerkende gebrekkige Engels van het Star Wars-karakter. Grappig detail: het woord motion staat op de deur, het enige hier dat beweegt. ‘In deze ruimte mag alleen over de toekomst gepraat worden’, zegt Hendriks. ‘Er mogen géén evaluaties plaatsvinden. En daar houdt eigenlijk iedereen zich heel goed aan.’
Ze doen dingen net even anders
Het geeft maar aan: bij Decos doen ze dingen graag net even anders. Een paar jaar geleden kwam het bedrijf in de publiciteit, omdat ze al het papier uit het kantoor had verbannen. Zelfs in de toiletten was het vergeefs zoeken. Paperless tot in het extreme, omdat het kon. Nu moet de manager het voorbeeld van het papier gaan volgen. Decos heeft zich de afgelopen maanden omgevormd tot een ‘platte netwerkorganisatie’. Concreet betekent dit dat alle managersfuncties zijn afgeschaft. Geen bazen meer. Mensen werken er nu samen als zelfsturende teams met eigen beslissingsmacht. Ze mogen zelf bepalen met wie ze werken, wie ze aannemen en welke doelen ze nastreven. ‘De term manager mag hier niet meer gebruikt worden’, zegt Hendriks. ‘Af en toe staat in een team een leider op, maar soms ook niet. Dat geeft ook niets. Een heel goede programmeur is vaak een leider in zijn kennis. Maar daarmee is hij of zij natuurlijk nog geen goede mensenmanager. Daarom werken we nu liever zonder managers, omdat mensen dan ook vanzelf meer initiatief gaan nemen.’
Kwartaaldoelen
Het idee achter de platte manier van werken is dat een hiërarchische organisatie waarbij de baas vertelt wat je moet doen niet meer van deze tijd is. Mensen zijn mondiger geworden en kunnen bovendien makkelijker dan voorheen hun eigen netwerk benaderen en gebruiken. Platte zelfsturende teams spelen hierop in, zo is de gedachte. Het ondernemerschap wordt zo aangewakkerd en de creativiteit geprikkeld. Decos noemt het zelf het ‘connected’ werken. Centraal hierin staan zogeheten Objectives and Key Results, of OKR’s, legt Hendriks uit. Iedere werkmaatschappij, ieder team en ieder individu maakt zijn eigen jaarplannen, die worden vertaald in kwartaaldoelen. Managementrapportages zijn afgeschaft, er is een tool en een portal waarop alle doelen zijn terug te vinden, zowel van de groep als van de individuen. ‘Kijk, ik zie daar Martijn lopen’, zegt Hendriks. ‘Ik kan nu op de tool klikken en zo zien wat Martijn zijn doelen zijn in dit kwartaal. Ik kan hem hier ook feedback geven of een compliment maken.’
Transparantie is everything
Het is ‘heel lastig’ om die OKR’s goed te definiëren. Maar als ze er eenmaal zijn, is transparantie everything, zegt Hendriks. ‘Zo weet iedereen hier welke projecten zijn binnengehaald. Ook de cijfers en doelen van de boardleden zijn gewoon voor iedereen toegankelijk. Het werken met OKR’s geeft iedereen een soort discipline in denken. Je weet waarom je iets doet. En omdat het meeste automatisch gaat, ben je ook geen tijd kwijt aan verslaglegging.’
Scrum
Vergaderen doen ze hier bij voorkeur staand. Ze werken volgens de principes van ‘Scrum’: elke dag een korte vergadering, de Daily Stand Up, waarin de voortgang wordt besproken van de lopende projecten. Wat heb je gedaan? Wat ga je doen? En: waar kan ik je bij helpen? En daarna: aan de slag maar weer. Het pand is zo transparant mogelijk gemaakt, alle verdiepingen zijn met elkaar in verbinding, glas domineert de werkruimtes, zo er al aparte ruimtes zijn. ‘Wij geloven in openheid’, zegt Hendriks. ‘Daarom geloven wij ook in digitaal in plaats van papier. Digitaal is veel makkelijker deelbaar.’ Het volledig digitaal werken heeft immers grote voordelen, aldus de cco. ‘Als ik in India ben, kan ik hetzelfde als ik hier kan; ik kan overal bij. Als ik maar internet heb, dat is de enige voorwaarde. Maar elke Starbucks of McDonald’s in de wereld biedt dat tegenwoordig, toch?’
Ten koste van privacy?
Gaat die openheid niet ten koste van de privacy? Hendriks twijfelt. Eén van de producten die Decos biedt is een cartracker, een app waarmee je precies kunt zien waar je collega’s in hun auto rondrijden. Mits ze een auto van de zaak rijden dan. Dat kan overkomen als een inbreuk op de privacy, maar Hendriks ziet dat anders. ‘Je voelt je veel meer verbonden als je weet waar anderen zijn.’ En hé, er zit ook een privacy-knop op. ‘Dan zie je niet waar iemand rijdt, maar worden alleen het aantal kilometers bijgehouden. Maar in de praktijk zie je dat die knop maar zelden gebruikt wordt.’
70-20-10
Decos werkt volgens de zogeheten ‘70-20-10’-regel. Dat wil zeggen: 70 procent van de aandacht gaat naar de core, de basisproducten als documentmanagementsystemen, vergaderapps en fleetsoftware. Daarnaast gaat 20 procent van de tijd naar wat ze de ‘edge of innovation’ noemen, en nog eens 10 procent gaat naar ‘explore and learn’. Daar valt bijvoorbeeld het robotica-project onder, waar een tiental collega’s de Kerstdagen mee vulde, in plaats van met de familie onder de boom te zitten. ‘En dat terwijl we nog niet eens weten of er ooit een businesscase van te maken is’, zegt Hendriks. ‘Maar nu zijn we blij met de kennis die we ermee ontwikkelen.’
Automatisch naar de directie kijken
Ten tijde van het interview is hij zelf net terug van een weekje Mexico. Hij is op vakantie geweest – zeven dagen helemaal offline, alleen de telefoon stond aan, maar de mailtjes moesten maar even wachten. ‘Maar dan zie je binnen onze organisatievorm dat heel veel dingen zichzelf oplossen’, zegt hij. ‘Voorheen werd er bij problemen eigenlijk automatisch naar de directie gekeken. Nu merk je dat mensen veel meer initiatief nemen. Door te kiezen voor een organisatie zonder managers, zie je ineens een hele laag mensen opstaan van wie je dat voorheen misschien niet verwachtte. Empowerment was altijd al een sterk punt hier, maar nu we het ook officieel hebben gemaakt door de managers af te schaffen, zie je het ook meer gebeuren.’ Een van de managers die is verdwenen, is de HR-manager. ‘Nu bedenken mensen dus zelf hoe ze andere mensen aannemen, wie ze onderdeel willen laten zijn van hun team. En ze kijken nu zelf hoe om te gaan met coaching en begeleiding.’ Er zijn overigens wel externe coaches ingezet. ‘Om het coachen te verbeteren’, zegt Hendriks. ‘Feedback geven, dat blijft voor iedereen lastig.’
Geen vakantiedagen
Het papier mag dan het kantoor al uit zijn, net als de managers, voor Hendriks is het daarmee nog niet klaar. Zijn volgende doel: het afschaffen van de vakantiedagen. ‘Mijn stelling is: dat regel je maar binnen je team. Ik heb liever dat we met zijn allen nadenken dan dat je je verschuilt achter rechten. Alle agenda’s hier zijn open, ik kan van elke collega zien waar hij of zij is. Als het dan kan binnen het team, kun je toch gewoon op vakantie gaan?’ In dezelfde orde ligt Hendriks’ wens de arbeidsovereenkomst te minimaliseren. ‘Die kan volgens mij best op 1 of 2 A4’tjes. Digitale A4’tjes dan… Maar we willen gewoon opschrijven: ‘Zorg goed voor je leasesauto’, in plaats van al die regeltjes. Juridisch is het nog best lastig, maar als je elkaar vertrouwt, moet dat toch kunnen?’
Een andere mindset
Het is vooral een andere mindset die het werken zonder managers met zich meebrengt, zegt Hendriks. Oftewel: het is even wennen. ‘Het is een heel ouderwets gevoel om te denken dat je een baas nodig hebt. Zeg nou eens eerlijk, die escalatie van problemen naar boven toe, waar is die nu nog voor nodig?’ Ook de klant heeft daar volgens Hendriks voordeel van. ‘Onze mensen mogen nu zelf beslissen. Ze hoeven niet eerst naar hun manager terug voordat ze iets toe mogen zeggen. We hanteren hier nu ook het beleid: vraag liever om vergiffenis dan om toestemming. Daardoor werken we sneller en directer. Dat merkt de klant ook.’
Veel onzekerheid
In het begin was er veel onzekerheid over de nieuwe manier van werken, wil Hendriks best toegeven. ‘Toen zag je teams veel bij elkaar zitten, op zoek naar zekerheden. Maar door het OKR-denken is dat overleg nu minder nodig. Je weet van elkaar beter waar je mee bezig bent.’ Niet dat de directie nu meteen overbodig is, zegt hij. ‘We spelen nog wel degelijk een rol om de visie te bepalen. Maar je ziet dat ook teams die visievorming oppakken, waarna het min of meer vanzelf doorsijpelt naar de individuen toe.’
Defining Tomorrow
De visie van Decos is officieel: Defining Tomorrow. ‘Dat betekent dat we echt willen laten zien hoe we morgen naar vandaag brengen’, zegt Hendriks. Werken zonder managers hoort daar volgens hem onlosmakelijk bij. ‘Mijn persoonlijke overtuiging is dat het erom gaat mensen en informatie bij elkaar te brengen. Daar is zelden nog een manager voor nodig. Ik geloof dat je in de hele maatschappij ziet dat we veel meer gezamenlijk doen, dat mensen zelfredzaam worden.’ En ja, er zijn nog steeds mensen nodig die dingen regelen, die overzicht houden en dat op gezette tijden terugkoppelen. Maar om dat nou managers te noemen? Hendriks: ‘We hebben soms iemand nodig die erbuiten staat. Maar dat is nog niet iemand die erboven staat.’
Innovatiehuis
Decos noemt zich een ‘innovatiehuis’, met een focus op verbetering van productiviteit en het bouwen aan een duurzame samenleving. Het is het eerste bedrijf in Nederland dat 100% papierloos probeert te werken en ontwikkelt onder andere producten die klanten in staat stellen het gebruik van papier te reduceren. De 70 medewerkers van Decos richten zich verder onder meer op digitaal vergaderen, document- en informatiemanagement, real-time samenwerking en oplossingen op het gebied van mobiliteit.
Op 26 maart organiseert Decos een 'paperless office challenge'. Lees hier hoe hieraan deel te nemen.
Dit verhaal komt uit de huidige printeditie van Management Team. Ben je nog geen abonnee? Vraag de huidige editie dan aan als gratis proefnummer.
