Slim declareren = minder naar de fiscus

Bedrijven laten onnodig geld liggen door verkeerde declaratiesystemen, zegt Workaway-directeur Jack de Kraaij. ‘Waarom zou je je medewerkers meer belasting laten betalen dan nodig is?’

Best practice van Management Team + Workaway

De meeste bedrijven geven hun medewerkers een vergoeding van 28 tot 38 eurocent voor zakelijke kilometers met een privéauto. Over het deel boven de 19 cent moet echter inkomstenbelasting worden afgedragen, zodat de werknemers gemiddeld maar zo’n 24 tot 29 cent netto krijgen. Zonde, zegt Jack de Kraaij, directeur van Workaway. Want die belastingafdracht is volgens hem zelden nodig.

‘Voor woon-werkkilometers hanteren de meeste organisaties een lagere vergoeding, bijvoorbeeld 12 cent. Ook geldt voor de eerste 10 kilometer soms helemaal geen vergoeding en is er een maximum ingesteld. En volgens de belastingdienst mogen de kilometers met een hogere en de lagere (of helemaal geen) vergoeding met elkaar verrekend worden. Voor werknemers die jaarlijks veel zakelijke kilometers rijden kan dit neerkomen op een voordeel tot 650 euro per jaar.’

Loonruimte creëren

In essentie gaat het om creëren van loonruimte, zegt De Kraaij. ‘Het is een manier om te zorgen voor minder salarisverhoging. Er is bovendien ruimte binnen de WKR, de werkkostenregeling, bedoeld voor de werkgever. Als je van plan bent reiskosten in het potje van de WKR te stoppen, benut je beschikbare fiscale ruimte. Waarom zou je dat laten liggen, waardoor je werknemer vervolgens meer belasting betaalt?’

Veel werkgevers weten niet hoe te salderen of vinden het declaratieproces te ingewikkeld. Het is vaak ook een duur proces, omdat het over veel schijven plaatsvindt, en kilometers worden vaak niet goed centraal bijgehouden. ‘En als je de kilometers niet goed weet’, zegt De Kraaij, ‘kun je het natuurlijk ook niet met elkaar verrekenen.’ Workaway biedt met zijn dienstenpakket Reisbalans echter uitkomst. In Reisbalans registreren en declareren medewerkers hun zakelijke én woon/werkritten. Het pakket heeft bovendien een functie die doorlopend de fiscale ruimte van de werknemer berekent en kijkt hoe deze voor iedereen het gunstigst benut kan worden waardoor de kwaliteit ook hoger is en de administratieve uitwerking eenvoudiger. ‘Dat is zowel zinvol voor de werknemer als werkgever’, concludeert De Kraaij.

Meer bespaartips?

Meer tips hoe u uw mobiliteitskosten kunt verlagen vindt u in de whitepaper ‘Verlaag de zakelijke reiskosten in 4 stappen’. Deze is gratis te downloaden via mt.nl/mobiliteit