Managementinformatie begint met stellen van cruciale vraag

Ga ik door met deze productenreeks? Waar kan ik de kosten verder drukken? En hoeveel accounts kunnen mijn vertegenwoordigers aan? Wie een bedrijf succesvol wil aansturen, kan niet zonder de juiste managementinformatie.

Vergelijk de bestuurder van een bedrijf eens met een schipper, die vaart op open zee naar zijn bestemming. De route zit vol onzekere factoren. Regen, harde wind, storm, getijdenstromingen en ander vaarverkeer. Niet zo vreemd dus dat de schipper continu op de hoogte wil blijven van de laatste weersverwachtingen en het maritieme nieuws in het gebied waar hij vaart. De techneuten aan boord moeten hem bovendien dagelijks updaten over de staat van het vaartuig zelf. Zo kan de schipper razendsnel schakelen en op de route naar zijn eindbestemming steeds de juiste beslissingen nemen.

Meten is weten

Met een bedrijf leiden is het niet anders. Je wilt als ondernemer, manager of directeur continu weten hoe de onderneming ervoor staat. Alleen dan kun je de bedrijfsvoering optimaliseren, de juiste forecast opstellen en snel inspelen op acute bedreigingen. En omdat je als leidinggevende graag méér uit je business wilt halen, vormt managementinformatie ook de bewegwijzering naar nieuwe kansen in de markt. Dus hup, die thermometer in de organisatie! Maar voordat je in alle gaten en kieren van de onderneming op zoek gaat naar de laatste restjes data, is het zaak om eerst die ene, oh zo belangrijke vraag te stellen: op welke vraag willen we eigenlijk een antwoord krijgen?

Winstmaximalisatie

Data is namelijk alleen relevant als die een specifieke behoefte vervult. Dat de eigenaar van een snackkraam weet hoeveel kroketten hij gemiddeld per minuut verkoopt, is een aardige statistiek voor bij de borreltafel. Maar als die informatie vervolgens niks bijdraagt aan zijn doelstellingen, is het ook meteen een beetje zonde van zijn tijd.
Stel, je formuleert de duidelijke doelstelling om de winst binnen 2 jaar met 30 procent te laten groeien. Onderzoek dan eerst waar die winst nu vandaan komt. Je wilt weten in welk tempo de producten worden verkocht, wat de kostprijzen zijn en welke marges daarbij gehaald worden. In dit geval vormen het boekhoudsysteem en de kassasystemen de schatkamer aan data die je nodig hebt, met gegevens die de basis vormen om aan de juiste knoppen te draaien die gaan bijdragen aan het verwezenlijken van de doelstelling.

Foutje? Dat mag

Maar pas op! Wie managementinformatie aan het vergaren is, kan in 7 sloten tegelijk lopen. Te gedetailleerd willen zijn bijvoorbeeld. Stel dat je niet 15, maar 1.500 verschillende producten verkoopt. Dan is het best een klus (om het maar even heel voorzichtig uit te drukken) om die stuk voor stuk te gaan analyseren. Deel in dat geval de producten bij voorkeur op in verschillende groepen. Een foutje maken hoeft trouwens helemaal niet erg te zijn. Als je die fout maar consistent maakt. Dan doet het verder niks af aan de betrouwbaarheid van je managementinformatie. Wél is het belangrijk om consistent te zijn met eenheden. Voorbeeld: in de ene vestiging meten ze per FTE, elders rekenen ze per werknemer. In een organisatie met veel parttimers wordt het dan al snel appels met peren vergelijken.

Betrouwbaarheid

En hoe recenter de data, hoe betrouwbaarder de informatie die je krijgt. Dat klinkt heel logisch. Toch gelden daarbij in markten wel grote verschillen. In de retail wordt data ouder dan 6 maanden al als verjaard beschouwd, in de olie-industrie kunnen gegevens van 10 jaar geleden nog steeds relevant zijn. Die data hoef je als manager overigens niet tot in het kleinste detail (lees: 5 cijfers achter de komma) te registreren. Al dat werk voegt doorgaans weinig toe aan de betrouwbaarheid van de managementinformatie.

Visualiseren

Maar, met enkel het vergaren van data ben je er natuurlijk nog niet. Managementinformatie is wat dat betreft net een bord eten, het moet er ook een beetje goed en lekker uitzien. Schotel de organisatie daarom geen brei aan cijfers voor, waar met uitzondering van de controller niemand wijzer van wordt. Visualiseren leidt immers tot begrijpen. Gebruik dus veel beeld in je rapportages en dashboards, die je helpen om het verhaal te vertellen achter die managementinformatie.

Meer weten over dit onderwerp, ga naar de site van ForecastXL.