5 succesfactoren voor het binden en boeien van medewerkers

In het tweede kwartaal van 2022 waren er volgens het CBS maar liefst 143 vacatures per 100 werklozen. De concurrentie tussen werkgevers is dus erg hoog. Hoe zorg je ervoor dat je opvalt als werkzoekenden een zee aan keus hebben? Volgens Aleid Erbrink en Laiza Faerber, programmamanagers bij Boertien Vergouwen Overduin, zijn er vijf succesfactoren:

1. Een ijzersterk onboardingproces
2. Een goede balans tussen werk en privé
3. Aandacht voor diversiteit en inclusie
4. Psychologische veiligheid op het werk
5. Focus op vitaliteit voor nu en later

1. Een ijzersterk onboardingproces

De eerste succesfactor draait om de manier waarop je nieuwe medewerkers introduceert binnen je bedrijf: het onboardingproces. ‘In de markt wordt onboarding erg hip gemaakt, het moet vooral leuk zijn’, vertelt Faerber. ‘Dan doen ze bijvoorbeeld een escaperoom en ondernemen ze andere gezellig activiteiten.’

Dat is goed voor het teamgevoel, maar de overgang naar de werkvloer waar gewoon gewerkt moet worden, wordt dan lastiger.

‘Uiteindelijk is het vooral belangrijk dat mensen een beeld krijgen van de cultuur en het DNA van je organisatie. Verbinding is het toverwoord. Je wil dat mensen die aan het onboarden zijn in contact komen met huidige medewerkers en de directie, dan gaat de integratie sneller’, stelt ze. ‘Je kunt het vergelijken met de introductieweken van studenten. De stad is hierbij een metafoor voor de werkomgeving. Nieuwe medewerkers gaan samen de stad verkennen, zodat ze de sociale aspecten van de stad kennen.’

Van preboarding naar postboarding

Voordat je nieuwe medewerkers überhaupt aan het onboardingproces deelnemen, kun je verschillende dingen doen om hen welkom te heten. Dit noemen we ook wel preboarding: de fase tussen het laatste gesprek en de onboarding. Denk bijvoorbeeld aan het opsturen van een leuke mok of tas met het logo van het bedrijf, en een persoonlijk briefje. Zo voelen je nieuwe medewerkers zich vanaf het eerste moment welkom bij de organisatie.

Hoelang het onboardingproces zelf duurt, verschilt sterk per organisatie. ‘Naar mijn beleving ben je echt een half jaar verder voordat iemand goed is ingewerkt en zelfstandig aan de slag kan. Denk niet dat iemand na een maand weet hoe het werkt, maar zorg dat iemand goed kan landen. Ze moeten weten wie wie is, en echt meegenomen worden in de organisatie’, vertelt Faerber. ‘Zorg hierbij voor een goede aansluiting tussen het wervingsproces en de onboarding. Anders verwachten mensen een spreekwoordelijke appel en krijgen ze een peer.’

Wanneer het onboardingproces is afgelopen is het tijd voor de postboarding. Hierbij gaat het over training en ontwikkeling om een zelfstandig functionerende medewerker te worden. ‘Denk hierbij als manager en hr-afdeling actief na over wat voor opleidingen je zou kunnen aandragen. Een nieuwe medewerker weet zelf vaak niet wat voor soort trainingen ze nodig hebben’, legt Faerber uit.

2. Hoe kan je als werkgever de integratie tussen werk en privé voor medewerkers zo goed mogelijk faciliteren?

Hoe zit het met de werk-privébalans van de medewerkers binnen jouw organisatie? TNO en het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid typeren een verstoorde balans als een situatie waarin de medewerker:

• Minder efficiënt en productief is, afspraken worden vergeten.
• Last krijgt van irritaties en ruzies binnen het gezin.
• Interesse en plezier verliest.
• Last heeft van een constant gevoel van stress.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een medewerker constant meer uren werkt dan afgesproken, simpelweg omdat het werk niet afkomt. Perfectionisme kan hierbij ook een boosdoener zijn, waardoor het werk in de ogen van de medewerker nooit goed genoeg is.
Een goede manier om deze balans te herstellen, is door als manager regelmatig contact te zoeken met de medewerker. Dat kan fysiek, maar ook via de telefoon of videocall.

Ook is het wenselijk om regelmatig te controleren of de hoeveelheid werk nog haalbaar is. Niet iedere medewerker durft dit uit zichzelf aan te geven. ‘Geef als werkgever of manager het goede voorbeeld’, raadt Erbrink aan. Zo voorkom je dat te veel werken en hoge eisen stellen aan jezelf de norm wordt.

Besteed hierbij ook speciale aandacht aan bewegen. Volgens de Hersenstichting is bewegen onder andere goed om stress te verminderen.

3. Aandacht voor diversiteit en inclusie

Biedt jouw bedrijf dezelfde kansen aan iedere medewerker? Ongeacht afkomst, kleur, seksuele geaardheid, gender of beperking? Wanneer je geen aandacht hebt voor dit onderwerp is de kans aanwezig dat er onbedoeld ongelijkheid op de werkvloer ontstaat.

Sommige werkgevers hebben het gevoel dat diversiteit iets is wat geen rol zou moeten spelen op het werk. Het idee is dan dat iedereen zich op dezelfde professionele manier gedraagt, waardoor iedereen gelijk behandeld wordt.

‘Het negeren van diversiteit werkt niet’, vertelt Erbrink. ‘Vroeger was diversiteit iets wat je vooral thuis deed, niet op het werk. Zo was je bijvoorbeeld binnenshuis lesbisch, maar wist niemand van je collega’s dat. Dan kun je niet volledig jezelf zijn op je werk, dat is onwenselijk.’

‘Zorg dat het geen kunstje wordt. Vooral jongeren voelen dit haarfijn aan’, benadrukt Faerber. ‘Het is belangrijk dat je inzet op duurzame inclusie, waarbij we de historie niet vergeten.’

4. Psychologische veiligheid op het werk

Als je graag wilt dat je medewerkers zich prettig voelen op hun werk, is psychologische veiligheid essentieel. ‘Medewerkers moeten het gevoel hebben dat ze fouten mogen maken, zonder dat hier een negatieve consequentie aan zit’, legt Faerber uit. ‘Ook is het belangrijk dat je als werknemer tegen het geluid van de menigte in kan gaan. Dat een leidinggevende iets zegt, je de ruimte hebt om je eigen mening te hebben.’

Psychologische veiligheid gaat ook over het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag. Dat kan ernstig zijn, zoals een agressie of seksueel wangedrag, maar ook subtiel. Pestgedrag is ook zeer schadelijk en gebeurt vaak geniepig, bijvoorbeeld door mensen uit te sluiten van sociale gelegenheden op het werk.

5. Focus op vitaliteit voor nu en later

Als leidinggevende heb je een belangrijke rol om een open dialoog en gesprek aan te gaan over zaken als werkdruk en fysieke belasting. Wanneer een medewerker te zwaar fysiek werk doet, zullen hier op termijn problemen van komen. Een te hoge werkdruk kan uiteindelijk zelfs leiden tot een burn-out, waardoor je medewerker lange tijd uit de running is.

De krapte op de arbeidsmarkt zorgt bij veel bedrijven ook voor een hogere druk op de huidige medewerkers. Zij moeten immers met minder mensen hetzelfde werk doen.

‘Als organisatie moet je dan reëel zijn. Als je geen mensen kunt vinden, moet je misschien andere keuzes maken en gas terugnemen, anders ga je mensen overbelasten’, vindt Erbrink. ‘In deze consumptiemaatschappij is dat vloeken in de kerk, maar je moet realistisch kijken naar je bezetting. In mijn optiek moet de hijgerigheid van het altijd maar meer presteren eraf.’

Het opleiden van medewerkers is een belangrijke stap in het streven naar vitaliteit. Medewerkers kunnen zo bijvoorbeeld nieuwe rollen vervullen waar minder fysieke belasting bij komt kijken, of leren hoe ze omgaan met stress.

Let wel op dat leren an sich geen prestatie wordt. ‘Sommige bedrijven sturen erop dat hun medewerkers een aantal dagen per maand in opleiding zijn, maar dat is niet hetzelfde als jezelf ontwikkelen. Het wordt dan een vinkje op de checklist, in plaats van dat het leren iets bijdraagt’, vertelt Erbrink. ‘Leren gaat op veel manieren, van een uitdagende klus leer je ook. Wanneer je dat benoemt en verzilvert, ben je echt stappen aan het zetten als organisatie.’