Geen producten in de winkelwagen.
Veel kostbare tijd van de manager wordt opgegeten door overleg en zijn smartphone. Met deze 5 tips maak je daar een einde aan.
Iedere manager kent het wel. Wakker worden en gelijk je emails en een stroom van notificaties op je smartphone bekijken. Zo verdwalen we aan het begin van de dag in een 'digitale jungle', aldus William Treseder in de Harvard Business Review. Treseder heeft een opmerkelijk CV. Hij studeerde af aan Stanford University, maar diende 10 jaar lang het Amerikaanse leger (Irak en Afghanistan).
Nu bestiert hij vanuit Silicon Valley adviesbureau BMNT waarmee hij het (top) management bedient met adviezen om productiever te worden.
De problemen: notificaties en vergaderingen
Treseder ziet 2 grote problemen:
- de aanhoudende stroom van notificaties van smartphone en tablet houdt de manager af van belangrijke productiviteitstaken. We gebruiken digitale media 12 uur per dag. Het maakt ons afgeleid, soms angstig en niet effectief als leider. We zijn hyperconnected en hebben te weinig tijd om alle informatie te verwerken, onszelf weer op te laden en nieuwe plannen te maken.
- continu vergaderen: we zijn teveel afhankelijk van overleggen om met onze collega’s te interacteren. 35 tot 55 procent van onze werktijd besteden we aan overleg. Door een groot deel van de tijd te overleggen, maakt het ons onproductief.
De 5 oplossingen
Hij geeft in zijn artikel de volgende vijf tips om deze problemen aan te pakken.
1. Praktische mindfulness
Controleer niet gelijk je email op je smartphone zodra je wakker wordt. Want dat is een slecht idee, zegt Stanford psycholoog Emma Seppälä, auteur van The Happiness Track. Door continu onze telefoon te controleren worden het geheugen een aandacht onnodig belast. Tip: start de dag met een korte meditatie van 20 minuten. Het is een manier om ons zenuwstelsel te trainen en kalmeren.
2. Organiseer je taken
Sommigen laten hun agenda door andere mensen, bijvoorbeeld het secretariaat, vullen, met name in de ochtend. Laat tijd over om complexe en creatieve taken te voldoen. Een vergadering kan je hele dag verpesten omdat het een dag in tweeën breekt. En je twee helften overhoudt waarin je te weinig kan doen.
3. Ruim je bureau op
Zowel je fysieke bureau als het bureaublad op je computer. Opruimen heeft grote impact om je beter te voelen en je concentratie te verbeteren. Maak bijvoorbeeld aparte mappen op je bureaublad. Houd bijvoorbeeld 8 tot 12 apps op je startscherm.
Tip: schakel al je notificaties uit.
4. Beperk het aantal mensen dat meevergadert
Beperk het aantallen overleggen maar belangrijker: houd het aantal mensen beperkt. Want hoeveel mensen zijn daadwerkelijk betrokken bij een overleg? Kleinere teams opereren beter en effectiever. Ze kunnen daardoor meer verantwoordelijkheid dragen. Beperk het aantal mensen in een vergadering tot acht of minder. Sluit elke vergadering af met actiepunten. Een persoon is verantwoordelijk, een methode die onder meer Apple gebruikt om haar enorme personeelsbestand effectief te houden.
5. Bouw vergaderloze ruimte in
Vaak hebben mensen te weinig vergaderloze ruimte in hun agenda ingebouwd. Ze rennen van de ene meeting naar de andere. Moeten teveel schakelen op een dag, iets wat onze hersenen niet aankunnen. En ons concentratievermogen neemt af met de dag. Managers verspillen gemiddeld 70 procent van hun tijd aan overleg.
Maak korte buffers tussen elk overleg van minstens 45 minuten. Zorg dat je minstens een kwartier hebt om een overleg te verwerken.
Dat voorkomt een afgebrand gevoel aan het einde van de dag.
Via: HBR
