Minder vergaderen, het kan

14 mei 2009  |   Mariska Habets  
Boardroom

Urenlang vergaderen. Daar zijn Nederlanders goed in. Voor iedereen die genoeg heeft van nutteloze en nergens toe leidende vergaderingen is er nu dé oplossing. Pak uw geweer en maak jacht op de vergadertijgers.

"De hel van het poldermodel zorgt dat we te lang vergaderen. We vergaderen ons suf totdat alle neuzen dezelfde kant opstaan. Als de vergadering slecht en traag verloopt, wijzen we massaal naar de voorzitter. Maar we vergeten dat ieder individueel vergaderlid zijn eigen verantwoordelijkheid heeft." Guido Camps en Ilona Eichhorn vinden het de hoogste tijd om daar verandering in te brengen en schreven het boek ‘De jacht op de vergadertijger'.

Effectiever vergaderen
Natuurlijk ligt een groot deel van de verantwoordelijkheid voor een soepel lopende vergadering bij de voorzitter. In het boek worden verschillende manieren aangedragen om - als voorzitter - ervoor te zorgen dat er minder en effectiever vergaderd kan worden. Bijvoorbeeld door een maximale spreektijd per persoon te geven en alleen degenen aan het woord te laten die nieuwe argumenten aandragen of het oneens zijn met voorgaande sprekers. Of door mensen erop te wijzen dat ze afwijken van het werkelijke vergaderdoel.

Eigen verantwoordelijkheid
Denk nu niet dat u geen blaam treft als u de vergadering niet voorzit. "Ook als deelnemer ben je verantwoordelijk voor de vergadering waar je in zit", stelt Camps. "Het wordt iets lastiger, omdat je geen autoriteit hebt in die positie, maar je kunt alsnog ingrijpen door bijvoorbeeld aan te geven dat je het gevoel hebt in cirkels te praten en er nu een beslissing moet worden genomen." Eichhorn vult aan: "Dat is eng en niet Nederlands, maar erg belangrijk. Het is ook de manier waarop je het doet. Als je de kritiek heel beschuldigend en persoonlijk brengt, krijg je een zee van weerstand. Maar als je uitlegt dat we afdrijven van ons doel, geeft dat veel minder weerstand."

Maandagochtendvergadering
Een ander punt waarmee u tijd kunt besparen op vergaderingen is door al voor aanvang uw verantwoordelijkheid te nemen. Wanneer u gevraagd wordt een vergadering bij te wonen, stelt Camps. "Bijvoorbeeld door de vraag te stellen ‘waarom moet ik erbij aanwezig zijn? Wat gaan we doen? Als je namelijk een doel hebt, weet je ook wie er aanwezig moet zijn." De wekelijkse maandagochtendvergadering wordt daarmee gelijk de deur uit gedaan. "Wij zijn tegen routinematig vergaderen", vult Eichhorn aan. "Als er geen agendapunten zijn, wordt de geplande tijd toch wel gevuld. Maar vergaderen is een middel, geen doel."

In vijf minuten vergaderen

Vanaf nu verstuurt u dus alleen nog vergaderuitnodigingen met een duidelijk doel. Een andere tip om deze vergadering effectiever te maken is door er geen tijdsduur aan te hangen. Camps: "Je aandachtsspanne is niet veel langer dan een half uur, hooguit drie kwartier. Daarna gebeurt er niet meer zoveel." Daarnaast gaat iedereen er ook eens goed voor zitten. "Als een vergadering tot elf uur staat gepland, gaan mensen ook tot elf uur zitten", legt Eichhorn uit. "Als je het omdraait door geen tijd te vullen, maar enkel iets te bereiken, word je veel doelgerichter." Dan kan een vergadering waar iedereen het met elkaar eens is in vijf minuten zijn beklonken, vult Camps aan.

Buitensluiten
De organisator moet als doel hebben de vergadering zo klein mogelijk te houden. "Bedenk wie onmisbaar is voor het doel dat je wilt bereiken. Alle andere mensen die er bij willen zijn moeten daarvoor met een goede verklaring komen. Het is een voorrecht om te mogen vergaderen. Je zit in de baas zijn tijd te overleggen in plaats van met je primaire werkzaamheden bezig te zijn", vindt Camps. Klinkt logisch, maar de gemiddelde Nederlander voelt zich buitengesloten als hij niet meer wordt uitgenodigd. "Dat komt nu heel hard aan, omdat wij het niet gewend zijn", beaamt Eichhorn. Mensen zullen in het begin dan ook raar opkijken als ze niet worden uitgenodigd. "Door deze nieuwe werkwijze uit te leggen, kweek je begrip."

Laat het clashen
"Mensen spreken zich nu vaak niet uit, vermijden de discussie", stelt Eichhorn. "Wanneer mensen meer hun mening durven te geven, krijg je een veel inhoudelijkere discussie die ook aangenaam is om naar te luisteren." Tevens komen de echte frustraties niet meer in de wandelgangen pas aan het licht. "Mensen moeten positie kiezen. Zeggen ´ik ben voor of tegen´ en zich verantwoordelijk maken voor wat ze zeggen. Dat trekt mensen uit die veiligheid en voorkomt eindeloos gebabbel. Laat het maar eens clashen." De ruzie die daardoor kan ontstaan is volgens de auteurs minder schadelijk dan wanneer mensen weerstand blijven voelen en elkaar en het project gaan dwarsliggen. "Het conflict is er op dat moment, je kunt het dan gelijk oplossen. Daar wordt iedereen beter van", besluit Eichhorn.

De ergste vergadertijger
In het boek worden twaalf verschillende tijgers geformuleerd (klik hier om de beschrijvingen te lezen). Maar welke tijger vinden de auteurs nu het meest irritant? Eichhorn: "Persoonlijk vind ik de filosofische tijger vreselijk. Die ligt mij het minst." Camps: "Ik vind de koekiemonstertijger, zoals we hem zelf genoemd hebben, het ergst." Herkent u trouwens een van de beschrijvingen in uw eigen manager? Dan zijn er twee mogelijkheden volgens Camps: "Of je neemt het heft in eigen handen en zegt er iets van. Of anders accepteer je dat je een leven lang moet vergaderen."

Meer lezen over het weer nuttig en leuk maken van vergaderingen? Lees het boek ´De jacht op de vergadertijger´ van Guido Camps en Ilona Eichhorn.

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
7 gouden tips om uitgerust op kantoor te zitten

7 gouden tips om uitgerust op kantoor te zitten

Voormalig PSV-spits Romario had een gezonde hobby: veel slapen. Hoe voorkom je zelf dat de dagelijkse werkdruk de overhand krijgt? Lees verder

Bob steekt de hand in eigen boezem

Bob steekt de hand in eigen boezem

Bob is divisiedirecteur van een groot concern. Hij doet zijn best. In deze aflevering steekt hij de hand in eigen boezem Lees verder

'Bedrijven weten onvoldoende waarvoor ze belonen'

'Bedrijven weten onvoldoende waarvoor ze belonen'

Camiel Selker tuigde jarenlang beloningspakketten op voor Nederlandse bedrijven, maar kwam tot inkeer. 'De markt is imperfect.' Lees verder

Hoe app-contact met je fruitteler de keten kan optimaliseren

Hoe app-contact met je fruitteler de keten kan optimaliseren

In de toekomst kan je via een app zien wie de teler van de lekkerste aardbeien is. 'Zo gaat er minder verse waar verloren.' Lees verder

RWE wordt groen; ASML onderuit na waarschuwing

RWE wordt groen; ASML onderuit na waarschuwing

Plus: Ziggo's kortingen hollen omzet uit, Dunkin' Donuts wil herkansing en begin uittocht buitenlandse hoofdkantoren. Lees verder

Motiveren? Zoek het hogere doel van je medewerkers

Motiveren? Zoek het hogere doel van je medewerkers

Soms worden medewerkers pas gemotiveerd als ze een ander takenpakket krijgen. Hoe zit dat en kan je het in je voordeel gebruiken? Lees verder

Winnen: 2x2 tickets voor MT500

Winnen: 2x2 tickets voor MT500

Op 24 april organiseren we het MT500-event, met o.a. Daan Roosegaarde en Frans van Houten. Erbij zijn? We geven 2x2 tickets weg. Lees verder

Weer kritiek op Ahold; Neelie Kroes woedend over Uber-verbod

Weer kritiek op Ahold; Neelie Kroes woedend over Uber-verbod

Plus: Goudhaan Edixhoven naar Aegon, 'Nederlandse lonen 6% lager', grote opdracht voor BAM en H&M-ceo waarschuwt Bangladesh. Lees verder

Je moet je donkere kant ontdekken, net als Nelson Mandela

Je moet je donkere kant ontdekken, net als Nelson Mandela

Inspirerende leiders weten dat er geen makkelijke weg naar vrijheid bestaat, schrijft Ralph Freelink. Lees verder

Meer gemotiveerde werknemers? Laat ze gamen

Meer gemotiveerde werknemers? Laat ze gamen

Games zijn een goed middel om gedrag van medewerkers te veranderen. ABN, Ziggo, Scania en Wuppermann zweren erbij.  Lees verder

 
Volg MT op Facebook

X