Minder vergaderen, het kan

14 mei 2009  |   Mariska Habets  
Boardroom

Urenlang vergaderen. Daar zijn Nederlanders goed in. Voor iedereen die genoeg heeft van nutteloze en nergens toe leidende vergaderingen is er nu dé oplossing. Pak uw geweer en maak jacht op de vergadertijgers.

"De hel van het poldermodel zorgt dat we te lang vergaderen. We vergaderen ons suf totdat alle neuzen dezelfde kant opstaan. Als de vergadering slecht en traag verloopt, wijzen we massaal naar de voorzitter. Maar we vergeten dat ieder individueel vergaderlid zijn eigen verantwoordelijkheid heeft." Guido Camps en Ilona Eichhorn vinden het de hoogste tijd om daar verandering in te brengen en schreven het boek ‘De jacht op de vergadertijger'.

Effectiever vergaderen
Natuurlijk ligt een groot deel van de verantwoordelijkheid voor een soepel lopende vergadering bij de voorzitter. In het boek worden verschillende manieren aangedragen om - als voorzitter - ervoor te zorgen dat er minder en effectiever vergaderd kan worden. Bijvoorbeeld door een maximale spreektijd per persoon te geven en alleen degenen aan het woord te laten die nieuwe argumenten aandragen of het oneens zijn met voorgaande sprekers. Of door mensen erop te wijzen dat ze afwijken van het werkelijke vergaderdoel.

Eigen verantwoordelijkheid
Denk nu niet dat u geen blaam treft als u de vergadering niet voorzit. "Ook als deelnemer ben je verantwoordelijk voor de vergadering waar je in zit", stelt Camps. "Het wordt iets lastiger, omdat je geen autoriteit hebt in die positie, maar je kunt alsnog ingrijpen door bijvoorbeeld aan te geven dat je het gevoel hebt in cirkels te praten en er nu een beslissing moet worden genomen." Eichhorn vult aan: "Dat is eng en niet Nederlands, maar erg belangrijk. Het is ook de manier waarop je het doet. Als je de kritiek heel beschuldigend en persoonlijk brengt, krijg je een zee van weerstand. Maar als je uitlegt dat we afdrijven van ons doel, geeft dat veel minder weerstand."

Maandagochtendvergadering
Een ander punt waarmee u tijd kunt besparen op vergaderingen is door al voor aanvang uw verantwoordelijkheid te nemen. Wanneer u gevraagd wordt een vergadering bij te wonen, stelt Camps. "Bijvoorbeeld door de vraag te stellen ‘waarom moet ik erbij aanwezig zijn? Wat gaan we doen? Als je namelijk een doel hebt, weet je ook wie er aanwezig moet zijn." De wekelijkse maandagochtendvergadering wordt daarmee gelijk de deur uit gedaan. "Wij zijn tegen routinematig vergaderen", vult Eichhorn aan. "Als er geen agendapunten zijn, wordt de geplande tijd toch wel gevuld. Maar vergaderen is een middel, geen doel."

In vijf minuten vergaderen

Vanaf nu verstuurt u dus alleen nog vergaderuitnodigingen met een duidelijk doel. Een andere tip om deze vergadering effectiever te maken is door er geen tijdsduur aan te hangen. Camps: "Je aandachtsspanne is niet veel langer dan een half uur, hooguit drie kwartier. Daarna gebeurt er niet meer zoveel." Daarnaast gaat iedereen er ook eens goed voor zitten. "Als een vergadering tot elf uur staat gepland, gaan mensen ook tot elf uur zitten", legt Eichhorn uit. "Als je het omdraait door geen tijd te vullen, maar enkel iets te bereiken, word je veel doelgerichter." Dan kan een vergadering waar iedereen het met elkaar eens is in vijf minuten zijn beklonken, vult Camps aan.

Buitensluiten
De organisator moet als doel hebben de vergadering zo klein mogelijk te houden. "Bedenk wie onmisbaar is voor het doel dat je wilt bereiken. Alle andere mensen die er bij willen zijn moeten daarvoor met een goede verklaring komen. Het is een voorrecht om te mogen vergaderen. Je zit in de baas zijn tijd te overleggen in plaats van met je primaire werkzaamheden bezig te zijn", vindt Camps. Klinkt logisch, maar de gemiddelde Nederlander voelt zich buitengesloten als hij niet meer wordt uitgenodigd. "Dat komt nu heel hard aan, omdat wij het niet gewend zijn", beaamt Eichhorn. Mensen zullen in het begin dan ook raar opkijken als ze niet worden uitgenodigd. "Door deze nieuwe werkwijze uit te leggen, kweek je begrip."

Laat het clashen
"Mensen spreken zich nu vaak niet uit, vermijden de discussie", stelt Eichhorn. "Wanneer mensen meer hun mening durven te geven, krijg je een veel inhoudelijkere discussie die ook aangenaam is om naar te luisteren." Tevens komen de echte frustraties niet meer in de wandelgangen pas aan het licht. "Mensen moeten positie kiezen. Zeggen ´ik ben voor of tegen´ en zich verantwoordelijk maken voor wat ze zeggen. Dat trekt mensen uit die veiligheid en voorkomt eindeloos gebabbel. Laat het maar eens clashen." De ruzie die daardoor kan ontstaan is volgens de auteurs minder schadelijk dan wanneer mensen weerstand blijven voelen en elkaar en het project gaan dwarsliggen. "Het conflict is er op dat moment, je kunt het dan gelijk oplossen. Daar wordt iedereen beter van", besluit Eichhorn.

De ergste vergadertijger
In het boek worden twaalf verschillende tijgers geformuleerd (klik hier om de beschrijvingen te lezen). Maar welke tijger vinden de auteurs nu het meest irritant? Eichhorn: "Persoonlijk vind ik de filosofische tijger vreselijk. Die ligt mij het minst." Camps: "Ik vind de koekiemonstertijger, zoals we hem zelf genoemd hebben, het ergst." Herkent u trouwens een van de beschrijvingen in uw eigen manager? Dan zijn er twee mogelijkheden volgens Camps: "Of je neemt het heft in eigen handen en zegt er iets van. Of anders accepteer je dat je een leven lang moet vergaderen."

Meer lezen over het weer nuttig en leuk maken van vergaderingen? Lees het boek ´De jacht op de vergadertijger´ van Guido Camps en Ilona Eichhorn.

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Doe als Larry Ellison (Oracle), wees niet bescheiden over je salaris

Doe als Larry Ellison (Oracle), wees niet bescheiden over je salaris

De flamboyante Oracle-ceo Larry Ellison stopt, maar blijft vanuit de coulissen toekijken. Wie is hij en wat kan je van hem leren? Lees verder

Jenn Lim: Ieder bedrijf moet zijn eigen vorm van geluk vinden

Jenn Lim: Ieder bedrijf moet zijn eigen vorm van geluk vinden

'Happy' is, naast een wereldhit van Pharrell Williams, ook een manier voor bedrijven om hun productiviteit te verhogen. Lees verder

Bert Habets: 'Doorwrochte businessplannen zijn verleden tijd'

Bert Habets: 'Doorwrochte businessplannen zijn verleden tijd'

Bert Habets, ceo van RTL Nederland, heeft voor elk goed idee budget klaarliggen. 'Dat inspireert mensen om risico te nemen.' Lees verder

Waarom Nokia overbodig is, terwijl Uber van blijvende waarde kan zijn

Waarom Nokia overbodig is, terwijl Uber van blijvende waarde kan zijn

5 actuele merknamen onder de loep genomen door naammaker Hans Prummel: waarom zijn ze zo goed, of juist zo overbodig? Lees verder

Zuidas strijdt tegen overwerk; Extra onderzoek Mecom-overname

Zuidas strijdt tegen overwerk; Extra onderzoek Mecom-overname

Plus: Staking bij Air France verlengd, 'de merknaam Nokia is op' en beursgang van Alibaba is de grootste ooit. Lees verder

Duurzamer én snel groeien: zo doet Unilever dat

Duurzamer én snel groeien: zo doet Unilever dat

Unilever slaagt er al jaren in om een ambitieus duurzaamheidsprogramma te combineren met snelle groei. Hoe doet de multinational dat? Lees verder

Wehkamp breidt uit naar België

Wehkamp breidt uit naar België

Wehkamp lanceert nog dit jaar een Belgische variant van zijn website. Topman: 'Overtuigd van een succesvolle introductie.' Lees verder

Het lot van AEX-ceo's: niemand praat over ze

Het lot van AEX-ceo's: niemand praat over ze

Over ceo's van AEX-bedrijven wordt nauwelijks gesproken op sociale media. 'Een gemiste kans.' Lees verder

5 redenen om je computer eens wat eerder uit te zetten

5 redenen om je computer eens wat eerder uit te zetten

Wie te weinig slaapt, presteert niet optimaal, wordt dik en kan meer depressieklachten krijgen. Waarom zou je nog overwerken? Lees verder

Paul Iske: 'We werken aan de next generation bank'

Paul Iske: 'We werken aan de next generation bank'

Innovatie is bij ABN Amro ingedaald zonder de oriëntatie naar buiten kwijt te raken, zegt chief dialogues officer Paul Iske.  Lees verder

Whitepapers
 
Volg MT op Facebook
X