Minder vergaderen, het kan

14 mei 2009  |   Mariska Habets  
Boardroom

Urenlang vergaderen. Daar zijn Nederlanders goed in. Voor iedereen die genoeg heeft van nutteloze en nergens toe leidende vergaderingen is er nu dé oplossing. Pak uw geweer en maak jacht op de vergadertijgers.

"De hel van het poldermodel zorgt dat we te lang vergaderen. We vergaderen ons suf totdat alle neuzen dezelfde kant opstaan. Als de vergadering slecht en traag verloopt, wijzen we massaal naar de voorzitter. Maar we vergeten dat ieder individueel vergaderlid zijn eigen verantwoordelijkheid heeft." Guido Camps en Ilona Eichhorn vinden het de hoogste tijd om daar verandering in te brengen en schreven het boek ‘De jacht op de vergadertijger'.

Effectiever vergaderen
Natuurlijk ligt een groot deel van de verantwoordelijkheid voor een soepel lopende vergadering bij de voorzitter. In het boek worden verschillende manieren aangedragen om - als voorzitter - ervoor te zorgen dat er minder en effectiever vergaderd kan worden. Bijvoorbeeld door een maximale spreektijd per persoon te geven en alleen degenen aan het woord te laten die nieuwe argumenten aandragen of het oneens zijn met voorgaande sprekers. Of door mensen erop te wijzen dat ze afwijken van het werkelijke vergaderdoel.

Eigen verantwoordelijkheid
Denk nu niet dat u geen blaam treft als u de vergadering niet voorzit. "Ook als deelnemer ben je verantwoordelijk voor de vergadering waar je in zit", stelt Camps. "Het wordt iets lastiger, omdat je geen autoriteit hebt in die positie, maar je kunt alsnog ingrijpen door bijvoorbeeld aan te geven dat je het gevoel hebt in cirkels te praten en er nu een beslissing moet worden genomen." Eichhorn vult aan: "Dat is eng en niet Nederlands, maar erg belangrijk. Het is ook de manier waarop je het doet. Als je de kritiek heel beschuldigend en persoonlijk brengt, krijg je een zee van weerstand. Maar als je uitlegt dat we afdrijven van ons doel, geeft dat veel minder weerstand."

Maandagochtendvergadering
Een ander punt waarmee u tijd kunt besparen op vergaderingen is door al voor aanvang uw verantwoordelijkheid te nemen. Wanneer u gevraagd wordt een vergadering bij te wonen, stelt Camps. "Bijvoorbeeld door de vraag te stellen ‘waarom moet ik erbij aanwezig zijn? Wat gaan we doen? Als je namelijk een doel hebt, weet je ook wie er aanwezig moet zijn." De wekelijkse maandagochtendvergadering wordt daarmee gelijk de deur uit gedaan. "Wij zijn tegen routinematig vergaderen", vult Eichhorn aan. "Als er geen agendapunten zijn, wordt de geplande tijd toch wel gevuld. Maar vergaderen is een middel, geen doel."

In vijf minuten vergaderen

Vanaf nu verstuurt u dus alleen nog vergaderuitnodigingen met een duidelijk doel. Een andere tip om deze vergadering effectiever te maken is door er geen tijdsduur aan te hangen. Camps: "Je aandachtsspanne is niet veel langer dan een half uur, hooguit drie kwartier. Daarna gebeurt er niet meer zoveel." Daarnaast gaat iedereen er ook eens goed voor zitten. "Als een vergadering tot elf uur staat gepland, gaan mensen ook tot elf uur zitten", legt Eichhorn uit. "Als je het omdraait door geen tijd te vullen, maar enkel iets te bereiken, word je veel doelgerichter." Dan kan een vergadering waar iedereen het met elkaar eens is in vijf minuten zijn beklonken, vult Camps aan.

Buitensluiten
De organisator moet als doel hebben de vergadering zo klein mogelijk te houden. "Bedenk wie onmisbaar is voor het doel dat je wilt bereiken. Alle andere mensen die er bij willen zijn moeten daarvoor met een goede verklaring komen. Het is een voorrecht om te mogen vergaderen. Je zit in de baas zijn tijd te overleggen in plaats van met je primaire werkzaamheden bezig te zijn", vindt Camps. Klinkt logisch, maar de gemiddelde Nederlander voelt zich buitengesloten als hij niet meer wordt uitgenodigd. "Dat komt nu heel hard aan, omdat wij het niet gewend zijn", beaamt Eichhorn. Mensen zullen in het begin dan ook raar opkijken als ze niet worden uitgenodigd. "Door deze nieuwe werkwijze uit te leggen, kweek je begrip."

Laat het clashen
"Mensen spreken zich nu vaak niet uit, vermijden de discussie", stelt Eichhorn. "Wanneer mensen meer hun mening durven te geven, krijg je een veel inhoudelijkere discussie die ook aangenaam is om naar te luisteren." Tevens komen de echte frustraties niet meer in de wandelgangen pas aan het licht. "Mensen moeten positie kiezen. Zeggen ´ik ben voor of tegen´ en zich verantwoordelijk maken voor wat ze zeggen. Dat trekt mensen uit die veiligheid en voorkomt eindeloos gebabbel. Laat het maar eens clashen." De ruzie die daardoor kan ontstaan is volgens de auteurs minder schadelijk dan wanneer mensen weerstand blijven voelen en elkaar en het project gaan dwarsliggen. "Het conflict is er op dat moment, je kunt het dan gelijk oplossen. Daar wordt iedereen beter van", besluit Eichhorn.

De ergste vergadertijger
In het boek worden twaalf verschillende tijgers geformuleerd (klik hier om de beschrijvingen te lezen). Maar welke tijger vinden de auteurs nu het meest irritant? Eichhorn: "Persoonlijk vind ik de filosofische tijger vreselijk. Die ligt mij het minst." Camps: "Ik vind de koekiemonstertijger, zoals we hem zelf genoemd hebben, het ergst." Herkent u trouwens een van de beschrijvingen in uw eigen manager? Dan zijn er twee mogelijkheden volgens Camps: "Of je neemt het heft in eigen handen en zegt er iets van. Of anders accepteer je dat je een leven lang moet vergaderen."

Meer lezen over het weer nuttig en leuk maken van vergaderingen? Lees het boek ´De jacht op de vergadertijger´ van Guido Camps en Ilona Eichhorn.

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Miljoenenboete voor Philips; Beursgang Zalando is een domper

Miljoenenboete voor Philips; Beursgang Zalando is een domper

Plus: Magazijn van Coolblue is nu al te klein, Zeeman groeit tegen de trend in, en The New York Times schrapt 100 banen. Lees verder

Kopieer je naar de top: 5 voorbeelden van Rocket Internet

Kopieer je naar de top: 5 voorbeelden van Rocket Internet

Hoe snel kan je een succesvol concept kopiëren? Neem een voorbeeld aan Rocket Internet, dat deze week naar de beurs gaat.  Lees verder

Hoe kom je aan kapitaal voor duurzame groei?

Hoe kom je aan kapitaal voor duurzame groei?

Wie met zijn bedrijf een sociaal maatschappelijk doel wil nastreven, kan dat vaak niet alleen. Bij welke financiers kun je aankloppen? Lees verder

Hoe reageer je op defensief gedrag na feedback?

Hoe reageer je op defensief gedrag na feedback?

Spreek iemand aan op zijn gedrag, en er volgt vaak een verdedigende reactie. Hoe ga je daarmee om? Lees verder

De 6 valkuilen van iemand aanspreken op zijn gedrag

De 6 valkuilen van iemand aanspreken op zijn gedrag

Iemand aanspreken op zijn gedrag is nog niet makkelijk. Er zijn 6 valkuilen waar je op moet letten in je eigen reactie. Lees verder

Zo voer je het perfecte feedbackgesprek

Zo voer je het perfecte feedbackgesprek

Mensen aanspreken is nooit makkelijk. Volg deze 5 regels en de kans op succes is het grootst. Lees verder

'Veel mensen krijgen fysiek last als ze iemand moeten aanspreken'

'Veel mensen krijgen fysiek last als ze iemand moeten aanspreken'

We vinden weinig moeilijker dan iemand aanspreken op zijn gedrag, zo blijkt. Kunnen we leren feedback te geven? Lees verder

Renzo Taal: 'Je kunt niet alle goede ideeën zelf hebben'

Renzo Taal: 'Je kunt niet alle goede ideeën zelf hebben'

Storytelling is essentieel binnen Salesforce, zegt Renzo Taal. 'Ik probeer innovatie concreet en persoonlijk te maken.' Lees verder

Rabo zet coöperatie op de helling; Dirk Scheringa weer niet naar de beurs

Rabo zet coöperatie op de helling; Dirk Scheringa weer niet naar de beurs

Plus: eBay splitst Paypal af, uitzenders profiteren, DAF doet goede zaken en de baas verdient nog veel meer dan je denkt. Lees verder

Kun je leiderschap leren van roofvogels? 2 managers vertellen

Kun je leiderschap leren van roofvogels? 2 managers vertellen

Niet alle leiderschapstrainingen zijn saai, zo plaatst Rebird managers tussen de roofvogels. Wat leer je daarvan? Lees verder

Whitepapers
Meer whitepapers »
 
Volg MT op Facebook
X