Genoeg tips voor een sollicitant om zich voor te bereiden op een sollicitatiegesprek. Maar waar moet u als manager op letten als een kandidaat voor u zit? Deel 3 van het werving & selectieproces: sollicitatiegesprekken voeren.

Op uw vacature zijn meerdere reacties binnengekomen. Na een grondige briefselectie heeft u een select groepje sollicitanten uitgenodigd om op gesprek te komen. Zo kunt u beter beoordelen welk vlees u in de kuip heeft en welke kandidaten u geschikt acht voor de vacante functie. Maar hoe bereidt u zich voor op een sollicitatiegesprek en waar moet u tijdens het gesprek op letten? Ondernemer in Business geeft een aantal tips voor het voeren van een sollicitatiegesprek.

Eerste gesprek: kennismakingsgesprek

Zoektocht naar nieuwe werknemer

Komende weken presenteert Ondernemer in Business iedere week een nieuw onderdeel van het werving & selectieproces op MT.nl.

Vandaag deel 3: sollicitatiegesprek
Deel 2: sollicitatiebrieven
Deel 1: vacature De eerste ronde gesprekken verloopt bij de meeste bedrijven min of meer hetzelfde. Veelal wordt het gezien als een eerste kennismaking. Is ‘de klik’ er? Komt de kandidaat inderdaad net zo over als u dacht bij het lezen van de sollicitatiebrief? Denk echter niet dat u de enige bent die oordeelt over dit gesprek. Ook de sollicitant zal op basis van dit eerste gesprek beoordelen of hij voor dit bedrijf en voor deze manager wil werken. Maak daarom als manager een geïnteresseerde indruk en zorg dat u ook het gesprek heeft voorbereid.

De eerste ronde gesprekken voorbereiden

Voor een goede voorbereiding op het gesprek met de sollicitanten, moet u rekening houden met een aantal zaken. Denk onder andere aan de volgende zaken:

• Gesprekspartners: Wie zijn er allemaal aanwezig tijdens het gesprek? Probeer - zeker in het eerste gesprek - niet met meer dan drie man tegenover de sollicitant te zitten. Dat schrikt enorm af en werkt veelal niet effectief. Bepaal voorafgaande het sollicitatiegesprek ook de taakverdeling tussen de verschillende aanwezigen. Wie stelt de vragen, wie haalt de kandidaat op en wie vertelt bijvoorbeeld meer over het bedrijf en de vacature?

• Locatie: Zorg dat u voorafgaande het gesprek een vergaderruimte of andere kamer heeft gereserveerd waar u ongestoord het sollicitatiegesprek kunt voeren. Controleer op de ochtend van het gesprek of de kamer opgeruimd is en er voldoende zitplaatsen zijn voor alle aanwezigen.

• Tijd inruimen: Zelfs wanneer u denkt dat u het gesprek in een half uur heeft afgerond is het slim om meer tijd in te ruimen. Niet alleen kan het gesprek uitlopen, ook is het belangrijk om na afloop een korte samenvatting op papier te zetten en de kandidaat te evalueren met de overige gesprekspartners. Zo weet u nadat u alle genodigden hebt gesproken nog beter welke de meest geschikt is.

• Brief en cv doorlezen: De motivatiebrief en bijbehorende cv heeft u natuurlijk uitgeprint bij zich op het gesprek. Zorg dat u voorafgaande het gesprek deze papieren nog één keer doorleest, zodat u de juiste kandidaat op het netvlies heeft. Maak daarnaast aantekeningen en opmerkingen op de uitgeprinte brief en cv, die vormen straks een mooie basis om de kandidaat een paar doortastende vragen te stellen.

• Informatie over functie en bedrijf: Een goede sollicitant heeft zich vooraf keurig ingelezen en weet dus wat de functie inhoudt en wat uw bedrijf doet. Toch is het wel zo netjes om aan het begin van het gesprek uw visie hierop nader toe te lichten. Verzamel daarom vooraf de benodigde informatie over de vacante functie en het bedrijf. Zorg dat vooral de elementen die u belangrijk vindt voor de nieuwe werknemer (omgang met collega’s, benodigde vaardigheden etc.) aan bod komen.

• Vervolgprocedure: U kunt zeker enkele vragen over de vervolgprocedure verwachten. Wees daarop voorbereid. Zoek van tevoren onder andere uit wanneer u de tweede ronde gesprekken wilt laten plaatsvinden, of en zo ja wanneer er een assessment wordt afgenomen en vanaf wanneer de vacature ingevuld gaat worden.

Structuur van het sollicitatiegesprek

Over het algemeen verloopt een sollicitatiegesprek in de eerste ronde vrijwel altijd volgens eenzelfde soort schema. Dat bestaat uit de volgende onderdelen:

• Informatie over functie en bedrijf
• Bespreken motivatie en CV
• Vragen aan de sollicitant
• Vragen van de sollicitant
• Vervolgprocedure

Kandidaten voor tweede ronde kiezen

Direct na het gesprek, evalueert u de kandidaat samen met uw gesprekspartner(s). Zodra u alle kandidaten heeft gesproken, maakt u een definitieve keuze. Welke kandidaten sprongen er in positieve zin uit en wie voldoet het beste aan alle eisen en wensen? Afhankelijk van de zwaarte van de functie nodigt u vervolgens de beste of twee beste kandidaten uit voor een tweede gesprek. De sollicitanten die niet doorgaan naar de tweede ronde, stuurt u een nette afwijzingsbrief, waarin u kort de reden van afwijzing toelicht. 

Tweede ronde sollicitatiegesprekken

De tweede ronde gesprekken verloopt voor iedere functie en binnen ieder bedrijf weer anders. Bij een relatief simpele vacature kan het zijn dat een tweede gesprek zich voornamelijk richt op de arbeidsvoorwaarden. In principe is de genodigde kandidaat dan ook de beoogde nieuwe werknemer. Bij zwaardere functies zullen er meer gesprekken plaatsvinden voordat de vacature daadwerkelijk is ingevuld. In dat geval gaat u het functieprofiel verder uitdiepen en nader bekijken of de kandidaat beschikt over de juiste vaardigheden en of hij binnen het team past. Daarnaast kunt u de sollicitant in een tweede gesprek een proef- of praktijkopdracht laten uitvoeren.

Informeer in het tweede gesprek altijd ook wat de wensen en verwachtingen zijn met betrekking tot het salaris en de arbeidsvoorwaarden. Wanneer die ver buiten de mogelijkheden van uw bedrijf liggen, weet u dat het geen zin heeft om verder te gaan met deze kandidaat.

Assessment

Een assessment geeft u een vollediger beeld van het kennen en kunnen van de sollicitant. Een dergelijke selectietest is vooral aan te raden wanneer de vacature een zware functie betreft waarvoor u het liefst een werknemer hebt die deze rol meerdere jaren bekleedt. Want hoe geschikt iemand op papier ook lijkt, in de praktijk kan het heel anders uitpakken.


Door middel van de gevoerde sollicitatiegesprekken, heeft u de perfecte kandidaat gevonden. De volgende stap in het werving & selectieproces is het onderhandelen over het salaris en de arbeidsvoorwaarden. Volgende week leest u op MT.nl de tips om te onderhandelen over het salaris en de arbeidsvoorwaarden.
Op Ondernemer in Business vindt u het volledige stappenplan voor het werving & selectieproces.