De baaldag is een welgekend fenomeen in het bedrijfsleven. Voorkom dat de werknemer zich (langer) ziek meldt dan nodig is. Hoe u dat doet? Door de juiste vragen te stellen bij ziekmelding.

Een zieke werknemer is vervelend. Niet alleen omdat de werknemer zich niet lekker voelt, maar ook omdat het werk in de meeste gevallen blijft liggen of er in alle haast een vervanger gevonden moet worden. Extra vervelend is het wanneer u als manager het gevoel bekruipt dat de werknemer een baaldag opneemt of langer ziek blijft dan nodig is.

Hoewel u wettelijk gezien niet mag oordelen over de ernst van de situatie, kunt u wel wat doen om de kans te verkleinen dat werknemers een baaldag opnemen. Hoe? Door tijdens de (verplichte) ziekmelding de juiste vragen te stellen. Ondernemerinbusiness.nl zet op een rij hoe een goede ziekmelding verloopt.

1. Wil je me vertellen wat er aan de hand is?

De meeste werknemers vinden het geen probleem om te vertellen wat er aan schort, ze hebben echter het recht om te zwijgen over het exacte ziektebeeld. Wanneer u er naar vraagt, is een werknemer wel verplicht aan te geven wat de aard, ernst en verwachte duur van de ziekte is. Daardoor kunt u een goede inschatting maken wanneer u de werknemer weer terug op de werkvloer kunt verwachten. 

2. Toon oprechte belangstelling

Hoe zeer u ook twijfelt over de ernst en de reden van de ziekmelding, laat dat in eerste instantie niet teveel doorschemeren. Ga ook geen diagnose stellen of medicijnen aanbevelen. Dat is niet alleen bij wet verboden (u bent immers geen arts), het bevordert ook de relatie met de werknemer niet. Verstandiger is het om oprechte belangstelling te tonen en te laten merken dat u meeleeft met de werknemer. Want een werknemer die zich gehoord voelt, zal minder snel een baaldag opnemen.

3. Heb je een afspraak met de huisarts of een specialist?

Een doktersverklaring biedt uitkomst in de vraag of de werknemer wel echt ziek is en hoe lang hij uit de running is. Informeer daarom of de werknemer een afspraak heeft staan bij een arts. Vindt de werknemer dat niet nodig, maar wilt u wel graag een doktersverklaring om te kunnen oordelen wanneer en hoe een werknemer weer aan de slag kan, dan kunt u altijd de bedrijfsarts inschakelen.

4. Houdt de ziekmelding verband met het werk?

Een mogelijk confronterende, maar wel zeer belangrijke vraag. Want als er een conflict speelt of een RSI op de loer ligt, kan de werknemer langdurig afwezig zijn als er door de leidinggevende niet tijdig wordt ingegrepen. Wanneer de aard van de ziekmelding nog niet helder is, vraag dan of de ziekte verband houdt met collega’s, werkplek, werkzaamheden of de werkdruk. Hoewel de werknemer niet verplicht is om hierop te antwoorden, biedt u hiermee wel een belangrijke mogelijkheid om het bespreekbaar te maken.

Wanneer blijkt dat de ziekmelding inderdaad verband heeft met het werk, is het belangrijk zo snel mogelijk actie te ondernemen. Bij een (op handen zijnde) ruzie is dat het inschakelen van conflictbemiddeling, bij beginnende RSI moet de werkplek worden aangepast en bij een mogelijke burn-out moeten de werkzaamheden herverdeeld worden.

5. Kun je met een aangepaste werkplek of aangepaste werkzaamheden wel aan de slag?

Ziek is ziek. Maar in sommige gevallen zorgt de ziekte ervoor dat een werknemer zijn eigen werk niet kan uitoefenen, maar met enige hulp hij wel dienstbaar voor het bedrijf kan zijn. Bijvoorbeeld bij een gebroken been kan een werknemer niet de weg op, maar wel op kantoor administratief werk verrichten. Vraag daarom aan de medewerker of hij gebaat is bij een aangepaste werkplek of andere werkzaamheden.

6. Wat spreken we verder af?

U heeft nu een aardig beeld van de mogelijkheden en beperkingen die de ziekte van de werknemer met zich meebrengen. Het is belangrijk om tot slot een aantal kleine punten te regelen en af te spreken. Denk hierbij aan:

• Lopende werkzaamheden: Vraag welke taken kunnen blijven liggen tot de werknemer weer beter is en welke werkzaamheden collega’s moeten oppakken. Informeer ook waar de relevante informatie te vinden is om de taken goed te kunnen overdragen.
• Gemaakte afspraken: Staan er nog afspraken of vergaderingen in de agenda van de werknemer die geen doorgang kunnen vinden of waarbij de werknemer niet aanwezig kan zijn? Spreek af wie de afspraken cancelt.
• Vervolgafspraak maken: Afhankelijk van de prognose spreekt u bij kortdurend verzuim af dat de werknemer ’s ochtends belt als hij op de verwachte datum nog niet beter is. Bij langdurig verzuim maakt u een concrete afspraak om elkaar binnen niet al te lange tijd wederom te spreken. Ook als het vooruitzicht is dat de werknemer komende maanden niets voor het bedrijf kan betekenen.
• Bereikbaarheid controleren: Hoewel u de adresgegevens en telefoonnummers van alle werknemers in de personeelsdossiers heeft, kan het zijn dat de werknemer uitziekt bij vrienden of familie. Informeer daarom waar en hoe de werknemer bereikbaar is gedurende zijn ziekteverzuim.

Alles wat u moet weten over kort- en langdurig ziekteverzuim, leest u op Ondernemerinbusiness.nl, een site met praktische informatie voor ondernemers en managers.