Dit artikel is geschreven door John van Schagen (alle artikelen).

Een van uw medewerkers verkast naar een andere werkgever. Laat hem of haar niet de deur uitlopen zonder exit-gesprek.

Een beetje personeelsverloop kan geen kwaad. Sterker nog, u heeft de ideeën en verse energie van nieuwe mensen hard nodig. Toch kan het vertrek van één medewerker hard aankomen. U ziet daarmee immers ook kennis, ervaring en een persoonlijk netwerk uit de organisatie wegvloeien. Zit niet bij de pakken neer, maar plan aan de vooravond van het vertrek nog een laatste gesprek in. Niet om iemand te overtuigen om toch te blijven, maar om informatie bij te tanken.

Doel van exit-gesprek

“Het gaat weer oorlog worden op de arbeidsmarkt. Als je heel veel moeite moet doen om mensen aan te trekken en ze verlaten toch weer relatief snel de organisatie, dan zul je toch iets moeten bedenken om de achterdeur weer dicht te krijgen”, zegt Jacco van den Berg, oprichter en directeur van Van den Berg Training & Advies. Leren van ieders vertrek dus. Om zo een nog aantrekkelijkere werkgever te worden op de arbeidsmarkt en het personeelsverloop terug te dringen. “Informatie die je uit zo’n exit-interview opdoet kun je onder meer gebruiken voor het bijstellen van inwerkprogramma’s, de stijl van leiding geven of het sociale beleid.” Hoewel niemand verplicht is om aan zo’n exitgesprek mee te doen, kan het u dus wel degelijk iets opleveren. Leg de medewerker in kwestie daarom van tevoren uit wat uw gespreksdoelen zijn, vertel wat er met de verkregen informatie gebeurt en benadruk het vertrouwelijke karakter. Dat helpt hem om over de drempel te stappen en mee te doen. “Naast de feedback die je krijgt is het gesprek ook bedoeld om op een goede manier afscheid van elkaar te nemen. Ook een vertrekkende medewerker is immers een ambassadeur van het bedrijf”, aldus Van den Berg.

Wanneer plant u het interview?

Wel is het zaak om het exitgesprek pas vlak voor vertrek in te plannen. Op die manier voelt de medewerker minder belemmering om vrijuit over collega’s, het bedrijf en zijn leidinggevende te spreken. “Ga tijdens het gesprek niet in discussie. Luister vooral en stel zoveel mogelijk open vragen. Praat over werkinhoud, werksfeer, werkverhoudingen, werkomstandigheden, werkbeleving en werkbelasting. Wat vindt hij bijvoorbeeld van de arbeidsvoorwaarden en de bedrijfscultuur? Vraag heel gericht wat hij prettig en ook minder prettig vond. Hanteer niet al te strakke vragenlijsten, want daarmee dwing je het gesprek meestal teveel een kant op.” Oja, nog één laatste tip. Laat het exit-gesprek overigens bij voorkeur uitvoeren door iemand van HRM of P&O. De kans is groter dan uw aanstaande ex-collega het dan aandurft om zijn hart te luchten. Dat kan bij de direct leidinggevende heel anders uitpakken.

Korte checklist voor stellen van vragen

• Wat vond je de leuk(st)e aspecten van het werk? En wat de mindere?
• Welke bezwarende werkomstandigheden waren er?
• Wat vond je van de manier van leidinggeven?
• Hoe blik je terug op de functionerings- en beoordelingsgesprekken? En op de
• teamoverleggen?
• Wat vond je van de samenwerking met je collega’s?
• Wat vond je van onze primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden?
• Wat vind je in het algemeen van onze organisatie?
• Zijn er zaken die je tegengevallen zijn? Wat ga je zeker missen?
• Hoe zou jij je vertrekreden willen samenvatten?

Lees ook:

• Dossier op ondernemerinbusiness: het ontslaggesprek
• Zo voert u een ontslaggesprek
• Succesvol solliciteren voor de 50 plusser
• 17 bizarre sollicitatievragen
• 8 mythes van het sollicitatiegesprek
• Neem zelf de regie over uw loopbaan