Gebruik social media intern

28 jul 2010  |   John van Schagen  
Online netwerk

Twitter, blogs en netwerkprofielen zijn ideale tools voor uw interne communicatie. Sterker nog, u bespaart er zelfs geld mee.

 

Als networktool, om te monitoren wat er leeft en om de onderlinge informatie-uitwisseling een boost geven. Er zijn tal van redenen te bedenken waarom social media kansen biedt voor een betere communicatie tussen collega’s onderling. Een proces waarmee u mogelijk zelfs hoge facturen buiten de deur houdt. En dat terwijl veel werkgevers en managers het gebruik van Twitter op de werkvloer liever aan banden leggen. Hun belangrijkste argument? Afbreuk van de productiviteit.

Saskia de Laat, communicatiemedewerker bij de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e), denkt daar heel anders over. Social media past in haar ogen juist in de gedachte van generatie Y, die het nieuwe werken omarmd heeft. In opdracht van de TU/e deed zij recent afstudeeronderzoek naar de kracht van social media voor interne communicatie. Gaandeweg ontdekte ze een flink aantal voordelen.

Communicatietool voor projecten

Makkelijk kennis delen en zo beter samenwerken. Volgens De Laat is social media bij uitstek geschikt als communicatietool voor projecten die een afdeling overstijgen. “Social media maken informatie makkelijker beschikbaar. Neem een programma als SharePoint. Hiermee kun je elkaar heel eenvoudig op de hoogte houden zonder daarvoor steeds te hoeven vergaderen. Maak een werkgroep aan, voer op het platform onderlinge discussies, houd notulen bij tijdens een online vergadering en werk met meerdere mensen aan een document. SharePoint is een prima voorbeeld van social collaboration software waarmee je ook op intern niveau beter met elkaar kunt samenwerken.”

Collega’s helpen collega’s

Van een simpel smoelenboek naar uitgebreid platform. Langzaam maar zeker maken steeds meer bedrijven werk van een intern sociaal netwerk waarop alle medewerkers vertegenwoordigd zijn met een eigen profiel. Vooral binnen grotere organisaties levert dat voordelen op. In het boek Twitteren op je werk beschrijft communicatieadviseur Huib Koeleman hoe dat er in de praktijk uitziet. Collega’s die u niet persoonlijk kent kunnen op basis van hun kennis, interesses en ervaring de helpende hand bieden. “Stel dat je als manager een stuk moet laten vertalen in het Frans. Dan kun je natuurlijk naar een vertaalbureau gaan”, zegt de Laat. “Je kunt er ook voor kiezen om eerst even op het interne sociale netwerk van het bedrijf te kijken. De kans bestaat dat er iemand binnen de organisatie is met Frans als tweede moedertaal.”

Draagvlak voor besluiten

De snelheid van social media is voor interne communicatieaangelegenheden een aantrekkelijk voordeel. Een bericht verspreidt zich in no time als een sneeuwbal door alle lagen van de organisatie. Dat maakt social media ook geschikt op momenten waarop de koers van het bedrijf wordt uitgestippeld. Wie zijn medewerkers al in een vroegtijdig stadium bij beleidsveranderingen betrekt, zal tijdens de vervolgstappen waarschijnlijk op minder verzet stuiten. Betrokkenheid creëert immers draagvlak. Eén van de bedrijven die De Laat voor haar onderzoek bezocht, zat middenin cao-onderhandelingen. De HR-afdeling maakte tijdens dat proces handig gebruik van social media. “Het hoofd van de afdeling plaatste een interne blog met daarin alle belangrijkste veranderingen. Dat heeft binnen alle lagen van de organisatie tot ontzettend veel reacties geleid. Al die reacties zijn door de HR-manager persoonlijk beantwoordt, vragen die normaal gesproken nooit bij hem terecht zouden zijn gekomen. Aan de hand hiervan kon hij duidelijk peilen wat er leefde binnen het bedrijf.”

Succesverhaal: KPN

Met de bereidheid om actief mee te doen op social media-platformen zit het op de werkvloer doorgaans wel snor. Hoewel het per branche verschilt, kunnen we stellen dat veel medewerkers van zich willen laten horen. Zeker wanneer het gaat om, zoals in het voorbeeld hierboven, zaken die mensen zelf raakt. Dat het ook de verbondenheid met de organisatie een flinke impuls kan geven, laat KPN zien. KPN Inconnect heet het interne sociale netwerk van de telecomreus. De eerste drie maanden na de lancering had 99 procent van de medewerkers het netwerk al eens bezocht. Dat telt inmiddels ruim drieduizend profielen, 824 blogs en ruim driehonderd actieve groepen.

“Voordat het netwerk live ging had het bedrijf al honderdvijftig ambassadeurs verzameld. Embedded gebruikers die collega’s voor het nieuwe systeem moesten gaan warm maken. Dat heeft erg goed gewerkt. Mede daardoor is er in zeer korte tijd een enorm kennisnetwerk binnen het bedrijf ontstaan dat veel voordelen biedt. Neem bijvoorbeeld het uitrollen van nieuwe modems. Voor de testprocedure werd normaal gesproken een extern bedrijf ingeschakeld. Nu plaatste een medewerker een blog met de oproep om als testpersoon te fungeren. Binnen twee weken hadden zich 107 vrijwilligers aangemeld, zonder dat de afdeling communicatie daar aan te pas moest komen”, aldus De Laat.

KPN is overigens wel een uitzondering op de regel. Wat en hoeveel social media nu werkelijk bijdraagt is moeilijk meetbaar. Daarnaast vergt het implementatieproces doorgaans een lange adem. Het is invoeren, blijven voeden en continu aanpassen. Volgens De Laat kan het soms zelfs jaren duren voordat de patronen zijn ingebakken binnen de organisatie en de effecten zichtbaar worden.

Verantwoord online gedrag

Mede daarom zijn veel bedrijven vooralsnog terughoudend in het gebruik van social media als onderdeel van de interne communicatie. Daarnaast schuilt ook de angst om de de regie kwijt te raken. Medewerkers die informatie delen met collega’s voor wie die informatie eigenlijk niet bedoeld was. Of erger nog: delen met de buitenwereld. Volgens De Laat is die angst vaak onterecht. Medewerkers spuien hun kritiek niet lukraak op een digitaal platform. Reacties en meningen zijn immers voor iedereen vindbaar en leesbaar. Het is overigens wel zaak om medewerkers daarvan bewust te maken. Dit gebeurt al bij Achmea. Coos de Groot, manager Corporate Media legt uit hoe Achmea richtlijnen opstelt voor het zogeheten ‘verantwoord online gedrag’.

Etiquette

“Een belangrijk punt waar je als organisatie rekening mee moet houden, is dat social media een zwaar beroep doen op de motivatie en verantwoordelijkheid van de medewerkers. Daar moet je mensen dan ook heel goed in begeleiden. Je ziet dat binnen en buiten met elkaar vervloeit. Medewerkers gebruiken social media ook extern. Ze bloggen, gebruiken LinkedIn en Twitteren er op los. Als je dit niet wil verbieden, dan is een etiquette onmisbaar. We zijn nu bezig met een soort guideline. Die willen we samenvatten in 140 tekens, zodat hij getwitterd kan worden. We moeten mensen meenemen naar verantwoord online gedrag. Het is in feite een oud probleem, op een nieuwe manier. Veel mensen zijn hierin nog onbewust onbekwaam.”

Volgens De Laat kunnen ook workshops en trainingen bijdragen aan het bewust maken van de mogelijke gevaren. "Medewerkers zouden zich online net zo moeten gedragen als offline. Gedragslijnen zijn naar mijn mening niet nodig. Sterker nog, regels zijn in strijd met de principes van social media."

Lees ook het boek "Twitteren op je werk - en andere mogelijkheden van social media voor interne communicatie"


Alles wat u moet weten over social media vindt u in het speciale dossier op MT.nl.

 

>> Meld u aan voor de Nieuwsbrief van MT en ontvang daarbij een hotelbon gratis.

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Bob en de weblog

Bob en de weblog

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. In deze aflevering ontdekt hij de weblog als managementtool. Lees verder

Waarom leiderschap niet draait om dominantie, maar om wilskracht

Waarom leiderschap niet draait om dominantie, maar om wilskracht

Dominante leiders lijken misschien heel krachtig, in de praktijk krijgen leiders die hun interne processen op orde hebben veel meer voor elkaar. Tijd om uw wilskracht te trainen! Lees verder

Vodafone: ‘Op zoek naar meer efficiency’

Vodafone: ‘Op zoek naar meer efficiency’

Vodafone verbruikt net zoveel energie als een middelgrote stad in Nederland. Hoe bespaart én verduurzaamt dit telecomconcern? Lees verder

'Succes schuilt vooral in het zoeken naar: wat is jouw ene ding?'

'Succes schuilt vooral in het zoeken naar: wat is jouw ene ding?'

Succes is vooral een gevolg van focus, zegt Ralph Freelink. Zoek jouw ‘ene ding’ en je zult tijd, ruimte en energie winnen. Lees verder

Dit zijn de 11 belangrijkste leiderschapspatronen - en hun schaduwkant

Dit zijn de 11 belangrijkste leiderschapspatronen - en hun schaduwkant

In iedere manager schuilt een beetje Dr. Jekyll én Mr. Hyde. Wie deze schaduwkanten kent, kan ze productief maken. Lees verder

Blije medewerkers leveren geld op - waarom snappen veel bedrijven dat nog niet?

Blije medewerkers leveren geld op - waarom snappen veel bedrijven dat nog niet?

Blije medewerkers leiden aantoonbaar tot blijere klanten - en dus: betere omzet. Waarom tonen nog steeds zo weinig bedrijven dat ze dat snappen? Lees verder

6 apps en tools voor duurzaam ondernemen

6 apps en tools voor duurzaam ondernemen

Als maatschappelijk verantwoord ondernemer hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. Veel handige online hulpmiddelen helpen je zo op weg. Lees verder

Waarom een deadline beter in december dan in januari ligt

Waarom een deadline beter in december dan in januari ligt

Als je wil dat een deadline gehaald wordt, kun je hem beter in december dan in januari leggen. Over het nut van denkbeeldige tijdmarkeringen. Lees verder

Tegenspraak bij de overheid: ‘70 procent van de energie is verspilling’

Tegenspraak bij de overheid: ‘70 procent van de energie is verspilling’

Zeventig procent van de energie is verspilling. Dat kwam eruit toen de medewerkers van Jeugdbescherming Amsterdam hun eigen werk analyseerden. Lees verder

Steeds meer mensen huren media. Wat nu, Apple en Amazon?

Steeds meer mensen huren media. Wat nu, Apple en Amazon?

Amazon en Apple lijden flinke verliezen op hun mediatak. Een probleem dat ze (deels) aan zichzelf te wijten hebben. Lees verder

 
Volg MT op Facebook
X