Laat uw klanten op tijd betalen

19 jan 2012  |   Anouk Eigenraam  
Accountant

Met een dippende economie en allerminst vrolijke vooruitzichten is het zaak dat bedrijven in ieder geval een goede cashflow hebben. Hoewel de verplichte betalingstermijnen in de EU pas ingaan in 2013 mogen ondernemers al deze zomer een vertragingsboete gaan rekenen. Hoe zet u tot dan wat druk op de ketel bij uw debiteuren?

 

Uit cijfers van Graydon over het derde kwartaal blijkt dat de betalingstermijn over 2011 waarschijnlijk iets is opgelopen. In het derde kwartaal lag de termijn op 45,8 dagen. Maar Rico Luman van het ING Economische Bureau verwacht dat die lichte stijging komend jaar wel weer teniet zal worden gedaan. Over het algemeen is de trend al jaren dalend. “Bedrijven zijn zich bewuster van het feit dat een slechte betalingsmoraal ook slecht is voor de economie.”
 

Betaalgedrag debiteuren in Nederland

Bron: ING Economisch Bureau

Ook de overheid zit er bovenop. Minister Verhagen stak ondernemers afgelopen week een helpende hand toe: bedrijven mogen vanaf de zomer al 8 procent vertragingsrente gaan berekenen, plus een boete van 40 euro per factuur ter overbrugging van de Europese regels die volgend jaar ingaan. Die verplichten dan een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Nu schrijft de Nederlandse wet een betaaltermijn voor die ‘niet onredelijk’ mag zijn.

België

Zo bont als bij onze zuiderburen maken we het dan ook niet. Uit een onderzoek in België vorige week, bleek dat daar 40 procent van de facturen niet correct betaald wordt. Het aantal onbetaalde facturen steeg met een kwart in zes maanden tijd. 73 procent van de ondernemers heeft zelfs een of meer onbetaalde facturen.

Terug naar ons eigen land. Zeker sinds de recessie zijn ondernemingen een stuk scherper op hun creditmanagement. Door schade en schande wijs geworden, weet menigeen inmiddels dat te laat betalen extra geld kost. Niet alleen ‘geld lenen, kost geld’, ook geld niet betalen, kost geld. Er wordt dan ook minder dan vroeger getreuzeld bij het versturen van een herinnering, het uitdelen van een boete of het inschakelen van een incassobureau of deurwaarder.


Die laatste waren deze week overigens zelf het zwarte schaap toen bleek dat tientallen kantoren mogelijk voor miljoenen teveel aan rente hebben geïncasseerd van hun schuldenaren, door een fout in de software van de systemen. Of het nu een onopzettelijke fout is of niet - het onderzoek loopt nog - veel bedrijven trekken/profiteren zelf ook vaak van rente doordat ze facturen op z’n laatst, maar nog net binnen de termijn betalen.

Rentenieren

Als er niets is afgesproken hanteren de meeste bedrijven een betaaltermijn van 30 dagen    na ontvangst van de factuur. Maar er zijn genoeg bedrijven, ook grote ondernemingen, die daar de hand mee lichten en soms zelfs pas na 120 dagen betalen. Als de klant niet op tijd betaalt, volgt een herinnering, soms nog een tweede herinnering en al die tijd staat dat geld dat eigenlijk op uw rekening rente hoort te trekken, de rekening van uw klant te spekken. Ergerlijk natuurlijk.


Klantenservice en een goed contact met uw leveranciers en afnemers is uiteraard een groot goed, maar u hoeft hen natuurlijk niet te helpen rentenieren. Dat betekent dus op tijd uw facturen versturen en zorgen dat ze op tijd betaald worden. Want een incassoprocedure kan nog wel lonen (doorgaans kost dat 15 procent van het bedrag), een deurwaardersprocedure is en blijft natuurlijk een laatste noodgreep en is bij kleine bedragen niet de moeite. Waarbij het risico is dat u zelf meer kosten maakt. Hier een aantal tips om dat te voorkomen.

How to make them pay (not you)

• Het allereerste is natuurlijk dat u zelf uw facturen op tijd verstuurt. Het komt licht ongeloofwaardig over als u zelf heel laat de rekening stuurt, maar dan wel verwacht dat uw klant die wel op tijd betaalt. Datzelfde geldt voor betalen

• De betalingstermijn is een afspraak die u met de klant/leverancier/afnemer maakt in uw algemene voorwaarden. Maak altijd een afspraak over de termijn en vermeld die nog eens bij de factuur. Zonder die afspraak heeft u minder poten om op te staan bij klanten die in gebreke blijven.

• Aangezien de Nederlandse wet voorschrijft dat de betaaltermijn ‘redelijk’ moet zijn, mag u in uw algemene voorwaarden zelf bepalen wat u redelijk vindt. Doorgaans hanteert iedereen 30 dagen, maar waarom zou u daar geen 21 van maken of zelfs 14?
Wellicht betaalt er niemand binnen die periode, maar onderschat het psychologisch effect niet; uw factuur ligt waarschijnlijk wel bovenop de stapel van ‘te betalen’. Bovendien kunt u na die 14 dagen dan meteen een herinnering sturen en desgewenst nog een. Zo is de kans groot dat u uiteindelijk toch eerder uw rekening voldaan krijgt.


• Nu we het toch over die herinneringen hebben; het sturen van een eerste en/of tweede herinnering is geenszins een verplichting. Het is niet meer dan een courtesy. Maak dus onderscheid wie u echt wat extra tijd gunt - wie tot nu toe bijvoorbeeld altijd netjes heeft betaald - en wie niet. Een telefoontje helpt in dat geval ook vaak. Notoir slechte betalers, meteen de wettelijke rente rekenen.

• Na het verstrijken van de betalingstermijn mag u andere bedrijven de wettelijke rente voor handelstransacties berekenen (consumenten wettelijke rente voor niet-handelstransacties). Die bedraagt op dit moment 8 procent. Let op: die krijgt u pas terug als u ook daadwerkelijk overgaat tot het inschakelen van een incassobureau en deurwaarder. Niets staat u echter in de weg om ook gelijk administratiekosten te rekenen, die u wel meteen mag innen.

• Wees behoedzaam en vaar ook weer niet blind op de mooie blauwe ogen van uw klant. Bedenk ook hier: in het verleden behaalde resultaten bieden geen garantie voor de toekomst. Het zal niet de eerste keer zijn dat een tot dat moment betrouwbaar bedrijf ineens verandert in een wanbetaler, maar dan wel een die opdrachten blijft geven waardoor u denkt ‘het zal wel goed zitten’. Voor je het weet, zit u met de gebakken peren en een inmiddels opgelopen onbetaalde rekening waar je u tegen zegt.

Betaalt een bedrijf dus plotseling niet meer op tijd, maar blijft wel nieuwe orders plaatsen, zet die dan on hold en begin pas weer met leveren als er betaald is.

• Nog een laatste tip om te zorgen dat klanten op tijd betalen, is uiteraard door  zelf ook een betrouwbare partij te zijn. Lever dus niet alleen tijdig, maar betaal ook zelf uw rekeningen op tijd.

Tot slot: voelt u zich enigszins onredelijk om ineens zo streng te zijn? Dat is  allerminst nodig. Het is ons aller belang dat bedrijven binnen de gestelde  termijnen voldoen aan hun betalingsverplichtingen. Volgens het Verbond van  Crediet Management zorgt betalen binnen de termijn van 30 dagen indirect  voor 26.000 banen en een kaspositie van het bedrijfsleven van 15 miljard euro. U doet het dus echt niet alleen ten faveure van uw eigen bedrijf, maar ook voor de Nederlandse economie. En dus voor ons allemaal. Amen.


Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Hoe Blurb de boekenbranche op zijn kop wil zetten

Hoe Blurb de boekenbranche op zijn kop wil zetten

De traditionele boekuitgever krijgt het steeds moeilijker, nu het mogelijk wordt zelfgemaakte boeken ook in de boekwinkel te verkopen. Lees verder

Nieuwe strategie? Maak haar met het hele bedrijf

Nieuwe strategie? Maak haar met het hele bedrijf

Bij FMO werd de meerjarenstrategie bottom up geformuleerd. Ceo Nanno Kleiterp: ‘Veel kennis en inspiratie zit in de mensen.’ Lees verder

Hoe creëer je als manager flow in jouw team?

Hoe creëer je als manager flow in jouw team?

In de flow zitten betekent dat de boel op rolletjes loopt, ook bij medewerkers. Klinkt ideaal, maar hoe creeër je zo'n situatie? Lees verder

Heineken verliest in de horeca; Zwijgzaam Apple onderzoekt naaktfoto-hack

Heineken verliest in de horeca; Zwijgzaam Apple onderzoekt naaktfoto-hack

Plus: Nederlandse hotelprijzen stijgen minder hard, Rabobank stopt met Schretlen en miljardenovername voor AkzoNobel? Lees verder

Daan krijgt kus van Yolanthe Cabaudinges

Daan krijgt kus van Yolanthe Cabaudinges

Daan de Reiziger is liefhebber van niet-gemaakte kilometers. Dit keer moet hij Chantal opvangen: het wordt haar éven te veel. Lees verder

'IT vraagt nu ander managementmodel'

'IT vraagt nu ander managementmodel'

IT-afdelingen besteden 80 procent van hun budget aan behoud en 20 procent aan vernieuwing. Dat moet juist andersom, zegt VMware. Lees verder

Een uitleg over beacons in 8 bakens

Een uitleg over beacons in 8 bakens

De adoptie van beacons is enorm, zeker internationaal gezien. Dit is wat je over de apparaatjes moet weten: beacons voor dummies. Lees verder

'Smartphone wordt persoonlijke assistent dankzij beacons'

'Smartphone wordt persoonlijke assistent dankzij beacons'

Beacons zijn the next big thing voor de fysieke retail, maar waarom? 'Hierdoor kan offline wat online al jaren een feit is.' Lees verder

'Apple stapt in mobiel betalen'; JPMorgan bang voor 'Lehman-moment'

'Apple stapt in mobiel betalen'; JPMorgan bang voor 'Lehman-moment'

Plus: Chanel vestigt internationaal hoofdkantoor in Amsterdam, Angry Birds-baas stapt op en Shell-cto wordt topman NAM. Lees verder

Dit zijn de stijgers en dalers in de luchtvaartindustrie

Dit zijn de stijgers en dalers in de luchtvaartindustrie

De concurrentie in het luchtruim is moordend. Welke luchtvaartbedrijven kloppen aan de deur en welke passen op hun tellen? Lees verder

 
Volg MT op Facebook
X