Laat uw klanten op tijd betalen

19 jan 2012  |   Anouk Eigenraam  
Accountant

Met een dippende economie en allerminst vrolijke vooruitzichten is het zaak dat bedrijven in ieder geval een goede cashflow hebben. Hoewel de verplichte betalingstermijnen in de EU pas ingaan in 2013 mogen ondernemers al deze zomer een vertragingsboete gaan rekenen. Hoe zet u tot dan wat druk op de ketel bij uw debiteuren?

 

Uit cijfers van Graydon over het derde kwartaal blijkt dat de betalingstermijn over 2011 waarschijnlijk iets is opgelopen. In het derde kwartaal lag de termijn op 45,8 dagen. Maar Rico Luman van het ING Economische Bureau verwacht dat die lichte stijging komend jaar wel weer teniet zal worden gedaan. Over het algemeen is de trend al jaren dalend. “Bedrijven zijn zich bewuster van het feit dat een slechte betalingsmoraal ook slecht is voor de economie.”
 

Betaalgedrag debiteuren in Nederland

Bron: ING Economisch Bureau

Ook de overheid zit er bovenop. Minister Verhagen stak ondernemers afgelopen week een helpende hand toe: bedrijven mogen vanaf de zomer al 8 procent vertragingsrente gaan berekenen, plus een boete van 40 euro per factuur ter overbrugging van de Europese regels die volgend jaar ingaan. Die verplichten dan een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Nu schrijft de Nederlandse wet een betaaltermijn voor die ‘niet onredelijk’ mag zijn.

België

Zo bont als bij onze zuiderburen maken we het dan ook niet. Uit een onderzoek in België vorige week, bleek dat daar 40 procent van de facturen niet correct betaald wordt. Het aantal onbetaalde facturen steeg met een kwart in zes maanden tijd. 73 procent van de ondernemers heeft zelfs een of meer onbetaalde facturen.

Terug naar ons eigen land. Zeker sinds de recessie zijn ondernemingen een stuk scherper op hun creditmanagement. Door schade en schande wijs geworden, weet menigeen inmiddels dat te laat betalen extra geld kost. Niet alleen ‘geld lenen, kost geld’, ook geld niet betalen, kost geld. Er wordt dan ook minder dan vroeger getreuzeld bij het versturen van een herinnering, het uitdelen van een boete of het inschakelen van een incassobureau of deurwaarder.


Die laatste waren deze week overigens zelf het zwarte schaap toen bleek dat tientallen kantoren mogelijk voor miljoenen teveel aan rente hebben geïncasseerd van hun schuldenaren, door een fout in de software van de systemen. Of het nu een onopzettelijke fout is of niet - het onderzoek loopt nog - veel bedrijven trekken/profiteren zelf ook vaak van rente doordat ze facturen op z’n laatst, maar nog net binnen de termijn betalen.

Rentenieren

Als er niets is afgesproken hanteren de meeste bedrijven een betaaltermijn van 30 dagen    na ontvangst van de factuur. Maar er zijn genoeg bedrijven, ook grote ondernemingen, die daar de hand mee lichten en soms zelfs pas na 120 dagen betalen. Als de klant niet op tijd betaalt, volgt een herinnering, soms nog een tweede herinnering en al die tijd staat dat geld dat eigenlijk op uw rekening rente hoort te trekken, de rekening van uw klant te spekken. Ergerlijk natuurlijk.


Klantenservice en een goed contact met uw leveranciers en afnemers is uiteraard een groot goed, maar u hoeft hen natuurlijk niet te helpen rentenieren. Dat betekent dus op tijd uw facturen versturen en zorgen dat ze op tijd betaald worden. Want een incassoprocedure kan nog wel lonen (doorgaans kost dat 15 procent van het bedrag), een deurwaardersprocedure is en blijft natuurlijk een laatste noodgreep en is bij kleine bedragen niet de moeite. Waarbij het risico is dat u zelf meer kosten maakt. Hier een aantal tips om dat te voorkomen.

How to make them pay (not you)

• Het allereerste is natuurlijk dat u zelf uw facturen op tijd verstuurt. Het komt licht ongeloofwaardig over als u zelf heel laat de rekening stuurt, maar dan wel verwacht dat uw klant die wel op tijd betaalt. Datzelfde geldt voor betalen

• De betalingstermijn is een afspraak die u met de klant/leverancier/afnemer maakt in uw algemene voorwaarden. Maak altijd een afspraak over de termijn en vermeld die nog eens bij de factuur. Zonder die afspraak heeft u minder poten om op te staan bij klanten die in gebreke blijven.

• Aangezien de Nederlandse wet voorschrijft dat de betaaltermijn ‘redelijk’ moet zijn, mag u in uw algemene voorwaarden zelf bepalen wat u redelijk vindt. Doorgaans hanteert iedereen 30 dagen, maar waarom zou u daar geen 21 van maken of zelfs 14?
Wellicht betaalt er niemand binnen die periode, maar onderschat het psychologisch effect niet; uw factuur ligt waarschijnlijk wel bovenop de stapel van ‘te betalen’. Bovendien kunt u na die 14 dagen dan meteen een herinnering sturen en desgewenst nog een. Zo is de kans groot dat u uiteindelijk toch eerder uw rekening voldaan krijgt.


• Nu we het toch over die herinneringen hebben; het sturen van een eerste en/of tweede herinnering is geenszins een verplichting. Het is niet meer dan een courtesy. Maak dus onderscheid wie u echt wat extra tijd gunt - wie tot nu toe bijvoorbeeld altijd netjes heeft betaald - en wie niet. Een telefoontje helpt in dat geval ook vaak. Notoir slechte betalers, meteen de wettelijke rente rekenen.

• Na het verstrijken van de betalingstermijn mag u andere bedrijven de wettelijke rente voor handelstransacties berekenen (consumenten wettelijke rente voor niet-handelstransacties). Die bedraagt op dit moment 8 procent. Let op: die krijgt u pas terug als u ook daadwerkelijk overgaat tot het inschakelen van een incassobureau en deurwaarder. Niets staat u echter in de weg om ook gelijk administratiekosten te rekenen, die u wel meteen mag innen.

• Wees behoedzaam en vaar ook weer niet blind op de mooie blauwe ogen van uw klant. Bedenk ook hier: in het verleden behaalde resultaten bieden geen garantie voor de toekomst. Het zal niet de eerste keer zijn dat een tot dat moment betrouwbaar bedrijf ineens verandert in een wanbetaler, maar dan wel een die opdrachten blijft geven waardoor u denkt ‘het zal wel goed zitten’. Voor je het weet, zit u met de gebakken peren en een inmiddels opgelopen onbetaalde rekening waar je u tegen zegt.

Betaalt een bedrijf dus plotseling niet meer op tijd, maar blijft wel nieuwe orders plaatsen, zet die dan on hold en begin pas weer met leveren als er betaald is.

• Nog een laatste tip om te zorgen dat klanten op tijd betalen, is uiteraard door  zelf ook een betrouwbare partij te zijn. Lever dus niet alleen tijdig, maar betaal ook zelf uw rekeningen op tijd.

Tot slot: voelt u zich enigszins onredelijk om ineens zo streng te zijn? Dat is  allerminst nodig. Het is ons aller belang dat bedrijven binnen de gestelde  termijnen voldoen aan hun betalingsverplichtingen. Volgens het Verbond van  Crediet Management zorgt betalen binnen de termijn van 30 dagen indirect  voor 26.000 banen en een kaspositie van het bedrijfsleven van 15 miljard euro. U doet het dus echt niet alleen ten faveure van uw eigen bedrijf, maar ook voor de Nederlandse economie. En dus voor ons allemaal. Amen.


Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
De 8 boeken die je volgens Jeff Bezos gelezen moet hebben

De 8 boeken die je volgens Jeff Bezos gelezen moet hebben

Misschien kende je sommige titels al, maar deze 8 managementboeken móet je gelezen hebben, vindt Amazon-baas Jeff Bezos. Lees verder

Zes tips om zakenreizen goed voor te bereiden voor je medewerkers

Zes tips om zakenreizen goed voor te bereiden voor je medewerkers

Met zakenreizen is het net als met vakantie: laat de achterblijvers weten waar je zit. Veel bedrijven hebben dat niet goed geregeld. Zes tips ter verbetering. Lees verder

Winnen: het nieuwe luisterboek van Jos Burgers

Winnen: het nieuwe luisterboek van Jos Burgers

Jos Burgers weet hoe je van tevreden klanten ambassadeurs kunt maken. Zijn nieuwe luisterboek winnen? MT geeft er 5 weg. Lees verder

Arcadis verwacht forse groei winst, Kredietbeoordelaar S&P verlaagt rating Philips

Arcadis verwacht forse groei winst, Kredietbeoordelaar S&P verlaagt rating Philips

Plus: KPN boekt beter resultaat, Nedap terughoudend over omzetgroei Lees verder

Hoe GoPro uitgroeide tot wereldmerk

Hoe GoPro uitgroeide tot wereldmerk

Disruptie komt meestal uit onverwachte hoek. Opvallend vaak ook van kleine organisaties met veel creativiteit en bevlogenheid. Een merk dat zo begon is GoPro. Lees verder

Mag je teenslippers op de werkvloer verbieden?

Mag je teenslippers op de werkvloer verbieden?

Bij zomerse hitte wil je wat makkelijks aantrekken. Maar toch moet je ook representatief blijven. Welke regels bestaan daarvoor? Lees verder

Imtech somber over 2015, Volkswagen nu ’s werelds grootste autoverkoper

Imtech somber over 2015, Volkswagen nu ’s werelds grootste autoverkoper

Plus: Mokerslag voor Chinese beurzen, Landbouwuitvoer heeft het moeilijk Lees verder

Polyplastic, maker van meer dan 20 miljoen caravanvensters

Polyplastic, maker van meer dan 20 miljoen caravanvensters

Polyplastic is wereldwijd vooral bekend van zijn caravanvensters. Maar het kan alles maken, zolang het maar transparant moet zijn. Lees verder

Is ‘doe je best’ wel goed genoeg?

Is ‘doe je best’ wel goed genoeg?

Mensen aanmoedigen om hun best te doen geeft betere resultaten dan harde doelen. Maar is 'doe je best' wel genoeg? Lees verder

Zo maak je van een klant een ambassadeur

Zo maak je van een klant een ambassadeur

Tevreden klanten zijn goed, maar ambassadeurs zijn beter. Jos Burgers legt uit hoe je van 'zomaar tevreden' de lat een stukje hoger legt. Lees verder

 
Volg MT op Twitter


@MTNieuws op Twitter
X