Nieuwe e-mailregels nog strenger

07 dec 2011  |   Marjolein Niestadt  
Spam

Per 1 januari 2012 worden de regels voor het verzenden van e-mails met reclame strenger. Lees hier hoe u hoge boetes voorkomt.

Heeft uw bedrijf een nieuwsbrief, of e-mailt u klanten wel eens over een nieuw product? Dan doet u er goed aan de komende weken uw e-mailmarketingbeleid onder de loep te nemen.Vanaf 1 januari is de zogeheten Code E-mail van kracht. Die vervangt de bestaande bestaande codes voor commerciële e-mail aan bedrijven en consumenten. De Opta en de Reclame Code Commissie gaan vanaf volgend jaar dus nog strenger controleren op misbruik bij e-mailmarketing. Bedrijven die zich niet houden aan de nieuwe regelgeving riskeren flinke boetes.

‘Elke organisatie die gebruik maakt van nieuwsbrieven of klanten per e-mail informeert over aanbiedingen heeft met de nieuwe regels te maken’, zegt Remy van Gelderen van Cendris, specialist op het gebied van marketing intelligence. Van Gelderen adviseert bedrijven om de nieuwe regels even goed door te nemen. ‘Boetes voor spam kunnen oplopen tot 450.000 euro.’

Checklist veranderingen e-mailmarketing

Voor bedrijven die niet als spammers willen worden aangemerkt, heeft Cendris een checklist opgesteld. De volgende 9 punten moet u even in de gaten houden.

1. Geen verschil tussen particulier en zakelijk

Ook zakelijke e-mailadressen mogen voortaan alleen benaderd worden na expliciete toestemming vooraf. Tot nu toe waren zakelijke adressen makkelijker te benaderen dan privé-adressen. Als u van iemand een visitekaartje kreeg met daarop een e-mailadres, was dat al voldoende. Vanaf 1 januari moet ook een zakelijke gebruiker vooraf duidelijk aangeven dat hij of zij uw informatie graag wil ontvangen.

2. Altijd het bedrijf als afzender

Ontvangers moeten in één oogopslag kunnen zien van welke organisatie de e-mail afkomstig is. Reclame versturen met een privé-persoon als afzendnaam mag alleen onder strenge voorwaarden. In de afzendnaam moet dan ook het merk, bedrijf of label worden vermeld waaraan de geadresseerde toestemming voor het ontvangen van e-mail heeft verleend. Als u bijvoorbeeld in een campagne samenwerkt met een bekende Nederlander, moet u in het ‘van’-veld erbij vermelden dat die persoon namens uw organisatie e-mailt. In het geval van het e-mailen op externe adressen (huren) is vermeldt u het bedrijf dat de adressen in bezit heeft, de bestandseigenaar.

3. Goodbye NoReply

E-mails moeten altijd afkomstig zijn van een werkend e-mailadres. Het antwoord moet binnenkomen bij de bestandseigenaar. Dit betekent het einde van ‘noreply’-adressen. Dat is een grote verandering. De helft van de reclamemail wordt nog altijd verstuurd vanaf noreply-adressen. Ontvangers ervaren dit als bijzonder klantonvriendelijk. Ze krijgen informatie, maar worden met eventuele vragen het bos ingestuurd. Voortaan moeten ontvangers kunnen reageren op de e-mail die ze ontvangen. Mocht u e-mails met reclame toch vanaf een apart adres willen versturen, dan kunt u op dat adres een automatisch antwoord instellen, waarin het e-mailadres en het telefoonnummer van de klantenservice worden vermeld.

4. Bedoeling en frequentie

Ontvangers die zich inschrijven voor een nieuwsbrief of op de hoogte willen blijven van uw producten, moeten precies weten wat ze kunnen verwachten. U moet dus bij de inschrijving vermelden wat uw bedoeling is en hoe vaak ontvangers een bericht kunnen verwachten. Als u de verzendfrequentie vooraf niet precies weet, kunt u aangeven wat het maximale aantal e-mails is dat ontvangers van u zullen krijgen (maximaal 5 per jaar bijvoorbeeld).

5. Geen automatisch vinkje

Geïnteresseerden in uw e-mails moeten zich daar actief voor aanmelden. U moet dus vragen of ze e-mails willen ontvangen. Het vinkje voor toestemming mag niet standaard aan staan. Die regel bestond al, maar wordt nog eens herhaald.

6. Stoppen met verstoppen

Dat het aanmelden actief moet gebeuren, betekent ook dat de aanmelding niet verstopt mag zitten in de algemene voorwaarden of het privacy statement. Akkoord gaan met de algemene voorwaarden of het privacy statement, mag dus niet inhouden dat de gebruiker ook instemt met het ontvangen van e-mail.

7. Eenvoudig afmelden

Afmelden voor uw nieuwsbrief of e-mails moet simpel en direct te doen zijn. De afmelding moet ook zo snel mogelijk worden verwerkt. Van Gelderen: ‘Als het technisch niet mogelijk is om de afmelding onmiddellijk te laten ingaan, bijvoorbeeld omdat de e-mails worden verstuurd door een derde partij, moet u dat vermelden bij de uitschrijving. Zeg bijvoorbeeld dat de ontvanger uiterlijk binnen twee weken wordt uitgeschreven.’ Ontvangers moeten ook weten waarvoor ze zich uitschrijven en wat ze nog wel blijven ontvangen. Dat is bijvoorbeeld van belang als iemand zowel een nieuwsbrief als een wekelijkse aanbieding krijgt.

8. Bescheiden bijlagen

De bijlagen voor reclame via een e-mail mogen samen niet groter zijn dan 150 kb. Van Gelderen: ‘Nog beter is het om helemaal geen bijlage mee te sturen. Bijlagen vergroten de kans dat uw bericht door het e-mailprogramma van de ontvanger als spam wordt aangemerkt. Als u bijvoorbeeld een folder onder de aandacht wil brengen, is het beter om een link mee te sturen waar de brochure kan worden gedownload.’

9. Duidelijkheid over downloaden

Als in een bericht een link naar een rechtstreeks te downloaden bestand is opgenomen, moet in de e-mail de omvang en het type bestand zijn aangegeven. De ontvanger moet weten wat hij gaat downloaden, en niet door een groot bestand worden verrast.

Niet alles is reclame

Bovenstaande regels gelden niet voor alle e-mail die u verstuurt. Een orderbevestiging, een wijziging in de voorwaarden of een bericht over de verzending van een product (track-and-trace) vallen er bijvoorbeeld buiten. Pas wel op dat u in deze e-mails geen reclame meestuurt, want dat mag niet.

De nieuwe Code E-mail is misschien even wennen maar heeft volgens Van Gelderen wel degelijk nut. ‘E-mailprogramma’s worden steeds strenger in het onderscheiden van gewenste en ongewenste berichten. Een duidelijke gedragscode voorkomt dat ook reclame-mails die de klant wél wil lezen, in de spamfolder verdwijnen. Bedrijven die vaak e-mails versturen die programma’s als Gmail en Hotmail als spam beschouwen, kunnen terechtkomen op een ongewenste afzenderlijst. Als je daar eenmaal op staat, kun je je klant geen enkel bericht meer sturen.’ 

Lees ook:

Duurzame marketing in vijf stappen

De vergeten kracht van e-mail

Zo wordt uw e-mail wél gelezen

Hoe haal je meer rendement uit een lager marketingbudget

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Geen zin in tegenspraak? De lessen van Vestia

Geen zin in tegenspraak? De lessen van Vestia

Geen zin in tegenspraak? Vestia-bestuurder Erik Staal wist er wel raad mee: hij schakelde alle oppositie uit. De gevolgen zijn bekend. Lees verder

Afsplitsen van Philips? Prima, bewijzen deze 9 bedrijven

Afsplitsen van Philips? Prima, bewijzen deze 9 bedrijven

Terwijl Philips verder wordt uitgekleed, gaat het prima met de in het verleden afgestoten bedrijfsonderdelen. Een overzicht.  Lees verder

De businessschool die alle conventies aan zijn laars lapt

De businessschool die alle conventies aan zijn laars lapt

Geen collegegeld, geen boeken, geen schoolbanken, geen cijfers: Knowmads lapt alle onderwijsconventies aan zijn laars. Lees verder

Govert Hamers: De lijn tussen innovatie en bedrijfsresultaat is causaal

Govert Hamers: De lijn tussen innovatie en bedrijfsresultaat is causaal

Of vernieuwende concepten impact hebben, is pas na een tijd zichtbaar bij Vanderlande. 'Maar de businesscase moet kloppen.' Lees verder

Philips splitst zich op in twee bedrijven; Brits bedrijf dumpt ISIS als naam

Philips splitst zich op in twee bedrijven; Brits bedrijf dumpt ISIS als naam

Plus: Ikea met zonnepanelen in Nederland, piloten Air France keren zich tegen Transavia en 10 miljoen iPhones verkocht in eerste weekend. Lees verder

Daan de Reiziger wil geen koffie en zeker geen M&M's

Daan de Reiziger wil geen koffie en zeker geen M&M's

Daan is liefhebber van niet-gemaakte kilometers. Dit keer is hij op pad met Linda, die niets met onbemande pompstations heeft. Lees verder

Doe als Larry Ellison (Oracle), wees niet bescheiden over je salaris

Doe als Larry Ellison (Oracle), wees niet bescheiden over je salaris

De flamboyante Oracle-ceo Larry Ellison stopt, maar blijft vanuit de coulissen toekijken. Wie is hij en wat kan je van hem leren? Lees verder

Jenn Lim: Ieder bedrijf moet zijn eigen vorm van geluk vinden

Jenn Lim: Ieder bedrijf moet zijn eigen vorm van geluk vinden

'Happy' is, naast een wereldhit van Pharrell Williams, ook een manier voor bedrijven om hun productiviteit te verhogen. Lees verder

Bert Habets: 'Doorwrochte businessplannen zijn verleden tijd'

Bert Habets: 'Doorwrochte businessplannen zijn verleden tijd'

Bert Habets, ceo van RTL Nederland, heeft voor elk goed idee budget klaarliggen. 'Dat inspireert mensen om risico te nemen.' Lees verder

Waarom Nokia overbodig is, terwijl Uber van blijvende waarde kan zijn

Waarom Nokia overbodig is, terwijl Uber van blijvende waarde kan zijn

5 actuele merknamen onder de loep genomen door naammaker Hans Prummel: waarom zijn ze zo goed, of juist zo overbodig? Lees verder

Whitepapers
 
Volg MT op Facebook
X