Nieuwe e-mailregels nog strenger

07 dec 2011  |   Marjolein Niestadt  
Spam

Per 1 januari 2012 worden de regels voor het verzenden van e-mails met reclame strenger. Lees hier hoe u hoge boetes voorkomt.

Heeft uw bedrijf een nieuwsbrief, of e-mailt u klanten wel eens over een nieuw product? Dan doet u er goed aan de komende weken uw e-mailmarketingbeleid onder de loep te nemen.Vanaf 1 januari is de zogeheten Code E-mail van kracht. Die vervangt de bestaande bestaande codes voor commerciële e-mail aan bedrijven en consumenten. De Opta en de Reclame Code Commissie gaan vanaf volgend jaar dus nog strenger controleren op misbruik bij e-mailmarketing. Bedrijven die zich niet houden aan de nieuwe regelgeving riskeren flinke boetes.

‘Elke organisatie die gebruik maakt van nieuwsbrieven of klanten per e-mail informeert over aanbiedingen heeft met de nieuwe regels te maken’, zegt Remy van Gelderen van Cendris, specialist op het gebied van marketing intelligence. Van Gelderen adviseert bedrijven om de nieuwe regels even goed door te nemen. ‘Boetes voor spam kunnen oplopen tot 450.000 euro.’

Checklist veranderingen e-mailmarketing

Voor bedrijven die niet als spammers willen worden aangemerkt, heeft Cendris een checklist opgesteld. De volgende 9 punten moet u even in de gaten houden.

1. Geen verschil tussen particulier en zakelijk

Ook zakelijke e-mailadressen mogen voortaan alleen benaderd worden na expliciete toestemming vooraf. Tot nu toe waren zakelijke adressen makkelijker te benaderen dan privé-adressen. Als u van iemand een visitekaartje kreeg met daarop een e-mailadres, was dat al voldoende. Vanaf 1 januari moet ook een zakelijke gebruiker vooraf duidelijk aangeven dat hij of zij uw informatie graag wil ontvangen.

2. Altijd het bedrijf als afzender

Ontvangers moeten in één oogopslag kunnen zien van welke organisatie de e-mail afkomstig is. Reclame versturen met een privé-persoon als afzendnaam mag alleen onder strenge voorwaarden. In de afzendnaam moet dan ook het merk, bedrijf of label worden vermeld waaraan de geadresseerde toestemming voor het ontvangen van e-mail heeft verleend. Als u bijvoorbeeld in een campagne samenwerkt met een bekende Nederlander, moet u in het ‘van’-veld erbij vermelden dat die persoon namens uw organisatie e-mailt. In het geval van het e-mailen op externe adressen (huren) is vermeldt u het bedrijf dat de adressen in bezit heeft, de bestandseigenaar.

3. Goodbye NoReply

E-mails moeten altijd afkomstig zijn van een werkend e-mailadres. Het antwoord moet binnenkomen bij de bestandseigenaar. Dit betekent het einde van ‘noreply’-adressen. Dat is een grote verandering. De helft van de reclamemail wordt nog altijd verstuurd vanaf noreply-adressen. Ontvangers ervaren dit als bijzonder klantonvriendelijk. Ze krijgen informatie, maar worden met eventuele vragen het bos ingestuurd. Voortaan moeten ontvangers kunnen reageren op de e-mail die ze ontvangen. Mocht u e-mails met reclame toch vanaf een apart adres willen versturen, dan kunt u op dat adres een automatisch antwoord instellen, waarin het e-mailadres en het telefoonnummer van de klantenservice worden vermeld.

4. Bedoeling en frequentie

Ontvangers die zich inschrijven voor een nieuwsbrief of op de hoogte willen blijven van uw producten, moeten precies weten wat ze kunnen verwachten. U moet dus bij de inschrijving vermelden wat uw bedoeling is en hoe vaak ontvangers een bericht kunnen verwachten. Als u de verzendfrequentie vooraf niet precies weet, kunt u aangeven wat het maximale aantal e-mails is dat ontvangers van u zullen krijgen (maximaal 5 per jaar bijvoorbeeld).

5. Geen automatisch vinkje

Geïnteresseerden in uw e-mails moeten zich daar actief voor aanmelden. U moet dus vragen of ze e-mails willen ontvangen. Het vinkje voor toestemming mag niet standaard aan staan. Die regel bestond al, maar wordt nog eens herhaald.

6. Stoppen met verstoppen

Dat het aanmelden actief moet gebeuren, betekent ook dat de aanmelding niet verstopt mag zitten in de algemene voorwaarden of het privacy statement. Akkoord gaan met de algemene voorwaarden of het privacy statement, mag dus niet inhouden dat de gebruiker ook instemt met het ontvangen van e-mail.

7. Eenvoudig afmelden

Afmelden voor uw nieuwsbrief of e-mails moet simpel en direct te doen zijn. De afmelding moet ook zo snel mogelijk worden verwerkt. Van Gelderen: ‘Als het technisch niet mogelijk is om de afmelding onmiddellijk te laten ingaan, bijvoorbeeld omdat de e-mails worden verstuurd door een derde partij, moet u dat vermelden bij de uitschrijving. Zeg bijvoorbeeld dat de ontvanger uiterlijk binnen twee weken wordt uitgeschreven.’ Ontvangers moeten ook weten waarvoor ze zich uitschrijven en wat ze nog wel blijven ontvangen. Dat is bijvoorbeeld van belang als iemand zowel een nieuwsbrief als een wekelijkse aanbieding krijgt.

8. Bescheiden bijlagen

De bijlagen voor reclame via een e-mail mogen samen niet groter zijn dan 150 kb. Van Gelderen: ‘Nog beter is het om helemaal geen bijlage mee te sturen. Bijlagen vergroten de kans dat uw bericht door het e-mailprogramma van de ontvanger als spam wordt aangemerkt. Als u bijvoorbeeld een folder onder de aandacht wil brengen, is het beter om een link mee te sturen waar de brochure kan worden gedownload.’

9. Duidelijkheid over downloaden

Als in een bericht een link naar een rechtstreeks te downloaden bestand is opgenomen, moet in de e-mail de omvang en het type bestand zijn aangegeven. De ontvanger moet weten wat hij gaat downloaden, en niet door een groot bestand worden verrast.

Niet alles is reclame

Bovenstaande regels gelden niet voor alle e-mail die u verstuurt. Een orderbevestiging, een wijziging in de voorwaarden of een bericht over de verzending van een product (track-and-trace) vallen er bijvoorbeeld buiten. Pas wel op dat u in deze e-mails geen reclame meestuurt, want dat mag niet.

De nieuwe Code E-mail is misschien even wennen maar heeft volgens Van Gelderen wel degelijk nut. ‘E-mailprogramma’s worden steeds strenger in het onderscheiden van gewenste en ongewenste berichten. Een duidelijke gedragscode voorkomt dat ook reclame-mails die de klant wél wil lezen, in de spamfolder verdwijnen. Bedrijven die vaak e-mails versturen die programma’s als Gmail en Hotmail als spam beschouwen, kunnen terechtkomen op een ongewenste afzenderlijst. Als je daar eenmaal op staat, kun je je klant geen enkel bericht meer sturen.’ 

Lees ook:

Duurzame marketing in vijf stappen

De vergeten kracht van e-mail

Zo wordt uw e-mail wél gelezen

Hoe haal je meer rendement uit een lager marketingbudget

Gerelateerde artikelen:


Meer over management :


Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Efficiënte organisaties zijn niet meer 'toekomstproof'

Efficiënte organisaties zijn niet meer 'toekomstproof'

Je kunt beter slim experimenteren dan zo hard en efficiënt mogelijk te werken, aldus Mark Meerbeek van Microsoft en Lucas Wensing van StartReady. Lees verder

Waarom een zoektocht naar continu geluk ons overspannen maakt

Waarom een zoektocht naar continu geluk ons overspannen maakt

Overal waar 'te' voor staat, is niet goed. Dus te veel positieve opwinding ook, aldus Cees Schenk. Lees verder

Hoe Mary Barra met GM een nieuwe weg insloeg

Hoe Mary Barra met GM een nieuwe weg insloeg

Voor General Motors was 2015 het jaar met een recordwinst. Is 's werelds grootste automaker klaar voor de toekomst?  Lees verder

Satya Nadella (ceo Microsoft) over leiderschap: 'Praat minder en luister beter'

Satya Nadella (ceo Microsoft) over leiderschap: 'Praat minder en luister beter'

Leiderschap gaat niet om zoveel mogelijk praten, maar om beter luisteren, aldus ceo Satya Nadella van Microsoft. Lees verder

Hoogleraar: 'Huidige corporate governance code herzien'

Hoogleraar: 'Huidige corporate governance code herzien'

De code voor corporate governance moet aangepast worden, vindt hoogleraar Mijntje Lückerath van de Universiteit van Tilburg. Lees verder

‘Ecosystemen als Solliance worden steeds belangrijker’

‘Ecosystemen als Solliance worden steeds belangrijker’

Er bloeit iets moois in Zuidoost-Brabant. Onderzoeksconsortium Solliance heeft een unieke pilot-productielijn voor ultradunne, flexibele zonnecellen ontwikkeld. Lees verder

Jos de Blok aast op personeel TSN; Holland Casino gokt op branchevreemde topman

Jos de Blok aast op personeel TSN; Holland Casino gokt op branchevreemde topman

Plus: Beleggersclub dagvaardt Volkswagen, Omzetgroei voor TomTom, Truckdivisie Volkswagen naar beurs? Lees verder

Onderneemster Grace Boldewijn: enthousiasme belangrijker dan cv

Onderneemster Grace Boldewijn: enthousiasme belangrijker dan cv

Een cv zegt onderneemster Grace Boldewijn van BoCari Internationaal weinig. Ze kijkt liever naar iemands talent 'on the job'. Lees verder

3 tips om (als leider) meer respect te krijgen

3 tips om (als leider) meer respect te krijgen

Respect van je team op basis van je bereikte resultaten, geeft de manager moed. 3 laagdrempelige tips om meer respect te verdienen. Lees verder

Waarom 'Coolcat' Kahn in het rijtje Heijn en Blokker past

Waarom 'Coolcat' Kahn in het rijtje Heijn en Blokker past

‘Mister Coolcat’ Roland Kahn staat op het punt om V&D over te nemen. Wie is deze excentrieke winkel- en vastgoedmagnaat? Lees verder

Whitepapers
 
Volg MT op Twitter


@MTNieuws op Twitter
X