Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Waarom adviezen niet helpen om gelukkig te worden

Waarom adviezen niet helpen om gelukkig te worden

Goedbedoelde adviezen helpen niemand aan een gelukkiger leven. Reflectie en acceptatie, dat is wat telt. Lees verder

8 wetenschappelijk bewezen tips om je geheugen te trainen

8 wetenschappelijk bewezen tips om je geheugen te trainen

De concurrentie voor blijven? Acht wetenschappelijk bewezen tips om het brein fit te houden en je geheugen te trainen. Lees verder

Dominique Haijtema: belonen en straffen slaat nergens op

Dominique Haijtema: belonen en straffen slaat nergens op

De Oudduitse herder van Dominique Haijtema leert haar een lesje over natuurlijk gezag en gewenst gedrag. Lees verder

Komt de belofte van betalen met je mobiel eindelijk uit?

Komt de belofte van betalen met je mobiel eindelijk uit?

Welkom bij de mobiele betaaldans: zelfs Apple zou van je telefoon een portemonnee willen maken. Maar wil de consument het ook? Lees verder

'NFC hoeft helemaal niet door te breken'

'NFC hoeft helemaal niet door te breken'

Een virtuele portemonnee moet meer kunnen dan betalen alleen, zegt Pascal Spelier. 'Banken moeten zelf de behoefte creëren.' Lees verder

Tesla ruikt kansen in China; Blackberry valt terug op Bold

Tesla ruikt kansen in China; Blackberry valt terug op Bold

Plus: Megadeals in Pharma, Free Record Shop opnieuw failliet en Roel Louwhoff nieuwe coo ING. Lees verder

3 vragen aan Endemol-directeur Laurens Drillich

3 vragen aan Endemol-directeur Laurens Drillich

Laurens Drillich, algemeen directeur Endemol Nederland Mediagroep, over online bingo, televisiebudgetten en online distributie. Lees verder

Daan de Reiziger heeft nog een lange weg te gaan

Daan de Reiziger heeft nog een lange weg te gaan

Daan de Reiziger is liefhebber van niet gemaakte kilometers. Dit keer wordt hij na zijn dagelijkse fietstocht beschimpt door een collega. Lees verder

'KPMG fraudeerde bewust'; Netflix verhoogt prijzen; Antoon Swinkels overleden

'KPMG fraudeerde bewust'; Netflix verhoogt prijzen; Antoon Swinkels overleden

Plus: Duitse cybercriminelen in Nederland, nieuwe ceo Ford bekend en Jack 'Twitter' Dorsey twijfelt over Square. Lees verder

De 2 zakenvrouwen uit het Midden-Oosten die je moet kennen

De 2 zakenvrouwen uit het Midden-Oosten die je moet kennen

Dit zijn Hind Hobeika en May Habib, twee onderneemsters uit het Midden-Oosten die de Arabische bedrijven-lente vormgeven. Lees verder

 
Volg MT op Facebook

X