Dit artikel is geschreven door John van Schagen (alle artikelen).

Projectmanagement gaat vaak gepaard met het overschrijden van deadlines en begrotingen. Onderzoekers wijzen nu vijf ingrediënten aan die de oorzaak zijn van deze mislukkingen.

Ze beschrijven hun bevindingen in dit rapport: Silence Fails, The Five Crucial Conversations for Flwless Execution. Maar liefst 90 procent van de managers erkent de vijf projectproblemen en heeft er zelf ervaring mee. Ze oplossen blijkt echter niet eenvoudig. Een even zo groot percentage noemt het bijna onmogelijk om deze issues uit te bannen in de eigen organisatie. Houd in ieder geval deze vijf onderwerpen steeds goed in de gaten. Scoort u bij elk punt een dikke voldoende, dan wordt uw project gegarandeerd een succes.

1. Een te krappe planning

Hunkerend naar snel resultaat wordt een planning in elkaar geknutseld die allesbehalve reëel is. Het project is nog niet eens op de helft, of alle betrokkenen weten nu al dat de beoogde deadline niet gehaald gaat worden.

2. Geen leiding

Projecten hebben een daadkrachtige manager nodig die beslissingen durft te nemen en in elke fase van het proces nauw betrokken blijft. Te vaak ontbreekt het hieraan. Andere klusjes vreten aan zijn beschikbare tijd, waardoor de manager gaandeweg het project steeds meer de grip kwijtraakt.

3. Verkeerde prioriteiten

Teamleden zijn weliswaar aan de slag, ze voeren de verkeerde dingen uit en negeren het prioriteitenetiket dat op het project is geplakt. Skirting, noemen de onderzoekers dat in hun rapport.

4. Struisvogelsyndroom

Langzaam maar zeker hopen kleine probleempjes zich op en vormen zo een serieuze bedreiging voor het eindresultaat. Punt is: niemand die daarover zijn mond opendoet. Hopende dat iemand anders dat wel doet. In managementtaal beter bekend als het struisvogelsyndroom

5. Slecht functionerende medewerkers

Leden van het team zijn niet capabel of lopen de kantjes er vanaf. Door de omvang van het project weten ze dit vaak goed te verschuilen. Na verloop van tijd komt dit weliswaar aan het licht, maar toch zitten ze de rit doorgaans uit. Tja, hoe vind je in deze fase immers nog zo snel een goede vervanger?

Praat over problemen

Zelfs wanneer er maar een van deze vijf punten niet goed in orde is, dan is de kans zeker 85 procent dat het met een project de verkeerde kant op gaat. Dat mislukken drukt volgens de onderzoekers een negatieve stempel op de hele bedrijfsvoering. Het ontbreken van de gewenste kwaliteit, het overschrijden van de budgetten en de niet gehaalde deadlines zorgen samen voor een bedrukte stemming onder de betrokkenen. Juist dat is de reden dat er op de werkvloer liever niet over gesproken wordt. Slechts 20 procent van de managers legt alle problemen tijdens de evaluatie op tafel. Helemaal fout, zeggen de onderzoekers. Juist door deze failures met elkaar te delen, neemt de kans op herhaling af tot wel 60 procent.

Lees ook:

• Zo slagen ict-projecten wel
• De beste beslissing begint hier
• Zo herkent u hopeloze projecten
• Spoedcursus prioriteren