Multitasking gaat ten koste van de productiviteit. En dat productiviteitsverlies kan oplopen tot liefst 40 procent.

De mythe wil dat vrouwen het beter kunnen dan mannen. Vast staat dat ADHD’ers het van nature doen. Maar de veronderstelling dat het beter is met tien dingen tegelijkertijd bezig te zijn dan taken een voor een af te ronden, is een absolute misvatting.

Taakwisseling

Herken je het beeld? Je zit in een teleconferentie, het gesprek boeit je niet echt, tegelijkertijd open je een Excel sheet om je maandcijfers in te voeren, je controleert je email en stuurt een sms naar een vriend over de plaats waar jullie straks zullen lunchen. Je bent redelijk bedreven in multitasken. Toch is het beter deze werkstrategie te herzien.

Feitelijk is de term multitasking een verkeerde naam voor deze gedragsstijl. Er is eerder sprake van het schakelen tussen verschillende taken, dus is de term ‘taakwisseling’ toepasselijker. Maar hoe we het ook noemen, het blijft een improductieve gedragsstijl. En uit divers onderzoek blijkt dat taakwisseling kostbaar  is.

De feiten op een rij:
 

• De afzonderlijke werkzaamheden vragen meer tijd als ze telkens onderbroken worden. Een deel van het denken dat gepaard gaat met elke taak, moet namelijk telkens weer opnieuw worden gestart en met elkaar afgestemd.
   
• Taken die in een taakwisseling-aanpak worden uitgevoerd leveren meer fouten dan taken die in één actie worden afgerond.
   
• Het wisselen  tussen taken gaat weliswaar razendsnel, maar het telkens werkelijk opnieuw opstarten vraagt zoveel tijd dat de afronding tot wel 40 procent meer tijd vraagt.
   
• Taakwisseling vraagt van diverse hersendelen activiteit. Al die hersendelen moeten steeds weer opnieuw de onderlinge afstemming regelen en dat vraagt naast enige tijd ook energie die mentaal vermoeid maakt.

Voor de criticasters nog even dit. Zeker in uitzonderlijke gevallen is het wel mogelijk twee taken tegelijkertijd uit te voeren. Als een taak verregaand geautomatiseerd is, zoals bijvoorbeeld lopen, dan zijn we in staat om tegelijkertijd te praten. Voor alle overige niet volledig geautomatiseerde taken kan je beter een andere aanpak volgen.

Wat dan wel? Een aantal suggesties:
 

• Als je kritisch naar al je werkzaamheden kijkt, zal je vaststellen dat veel activiteiten ‘het verschil’ niet zullen maken. Waarschijnlijk is de 80/20 regel ook op jouw werk van toepassing. Stel vast welke taken werkelijk van betekenis zijn, concentreer je daarop en als er tijd overblijft kan je je altijd nog met die andere rimram bezighouden.
   
• Compartimenteer taken. Neem een voorbeeld aan Timothy Ferriss, auteur van ‘The 4-hour Workweek’. Hij ruimt hoogstens eenmaal per dag een afgebakende tijd om zijn e-mails af te handelen en hij krijgt verdraaid veel voor elkaar.
   
• Prioriteer je taken en handel de belangrijkste zaken af op het moment van de dag dat jij het scherpst bent. Over het algemeen is dat in de ochtend.
   
• Plan concentratietijd. Zet de tijd die je aan een specifieke taak wilt besteden  werkelijk in je agenda. Weg met de open deur politiek. Het oogt wel vriendelijk, maar maakt ook dat je ’s avonds thuis nog essentiële werkzaamheden moet afronden. Hoezeer je ook een zogenaamd avondtype mag zijn, aan het einde van de dag duurt het uitvoeren van taken langer en de vermoeidheid leidt tot meer fouten.
   
• Plan lege ruime. Om oplossingen voor vraagstukken te kunnen bedenken zal je creatief moeten zijn. Voor de creativiteit hebben we onze prefrontale cortex nodig. Helaas wordt dit deel van de hersenen ontzettend belast door taakwisselen. Je zult de hersen eerst rust moeten geven, als het creëren van nieuwe inzichten van belang is. Een wandeling, of vijftien minuten mediteren brengt de prefrontale cortex tot rust.

Dit herkalibreren van je taakwisselende gedragsstijl zal in aanvang wel wat moeite kosten. Want een van de zaken die het zogenaamde multitasken zo aantrekkelijk maakt, is dat al die activiteit het dopamine niveau verhoogt. Voldoende dopamine kan een gelukzalig gevoel leveren en dat raak je kwijt. Je wordt wel effectiever, maar daar pluk je pas op termijn de vruchten van.    

Lees ook van Cees Schenk:

• Het geheim van succesvolle mensen