Bob wil meer inzicht krijgen in de kostenstructuur

21 mrt 2012  |   Hans Verstraaten  
Geld(1)

Bob is divisiedirecteur van een groot concern. Hij doet zijn best. In aflevering 175 wil hij inzicht krijgen in de kostenstructuur.
 

 

 


Van Bob
Aan middle management
Onderwerp urenregistratie

Aan heel middle management,
Er schijnt bij een aantal medewerkers die te horen hebben gekregen dat ze vanaf nu uren moeten schrijven nogal wat onvrede te heersen. Laat ik daarom nog één keer uitleggen waarom we met dit project zijn gestart. Uit de praktijk blijkt dat bepaalde klanten zoveel aandacht en zoveel tijd vragen dat de uren die dit ons kost nauwelijks nog opwegen tegen de omzet van deze klanten. Denken we. Om dit zeker te weten is er nu dus de urenregistratie. Op die manier krijgen we, per klant, een helder inzicht in de kostenstructuur.
Een projectteam onder leiding van Jenny gaat iedere urenregistratie vervolgens analyseren en zij trekt aan de bel als de verhoudingen scheef blijken te liggen. Dan gaan we met z’n allen bekijken hoe we dit kunnen oplossen.
Ik hoop dat nu echt duidelijk is waarom we dit doen en verwacht dat jullie als leidinggevenden de medewerkers die het betreft nogmaals zullen aansporen om hun urenstaat ook daadwerkelijk in te vullen. Vragen? Jullie kennen me: daar sta ik altijd voor open!
Bob


Bob,
Eerlijk gezegd vind ik het systeem dat we gebruiken wat beperkt, zelfs ouderwets. Het lijstje begint stipt om negen uur en stopt om zes uur. Als je om kwart over zes een klant aan de lijn hebt dan kan een medewerker dit niet wegschrijven. Ook niet als hij om acht uur ’s ochtends begint. Of kijk eens naar George, die vanwege files hier al om zeven uur begint en om vier uur weer vertrekt. Die kan twee uur per dag niet wegschrijven. Terwijl hij echt wel zijn uren maakt. Kan daar wat aan gebeuren? Wellicht een registratiesysteem dat wat meer rekening houdt met de ­hedendaagse werkelijkheid?
Richard Verhoeven
Director of Sales


Bob,
Ik zie net dat mailtje van Richard voorbijkomen. Daar ben ik het helemaal mee eens. En dit is niet eens het hele verhaal. Mensen als ik bijvoorbeeld werken nogal eens over. Als we tot zeven of acht uur of zelfs tot negen uur moeten doorgaan, geen probleem, we gaan pas naar huis als de job done is. Maar nu zat ik gisteravond om een uur of half acht ineens te denken: ik zit nu te werken in niet-bestaande uren… Mensen als ik, die types die altijd maar doorbuffelen, het zijn er niet veel, maar het zijn wel de diamantjes van onze divisie. Die nu toch pijnlijk geconfronteerd worden met het feit dat hun harde werken in een zwart gat verdwijnt.
Dat wou ik maar even kwijt.
Arlette Schaepman
Chief Client Services


Hoi Bob,
Ik zie net dat mailtje van Arlette en ze vergeet nog een probleem. Ik begrijp van mijn medewerkers dat je alleen hele uren kunt schrijven. Zit een medewerker een kwartier met een klant aan de lijn, wat dan? Wachten tot dit zich vier keer heeft voorgedaan bij een en dezelfde klant in een en dezelfde week? Kan. Maar wat als op vrijdagmiddag het totaal nou drie of vijf kwartier blijkt te zijn? Afronden is een optie natuurlijk. Maar als je dat een paar keer doet heb je al snel een uur extra op een klant of juist een uur niet. Het zorgt op mijn afdeling in elk geval voor heel veel discussie, en ja, die uren die dat allemaal kost, waar schrijf je die op weg?
Chris Spijkerman
Chief Marketing



Goedemorgen Bob,
Ik zie net dat mailtje van Chris aan jou voorbijkomen. Hij snijdt een cruciaal punt aan: onderling overleg, waar schrijf je dat weg? Ik noem een Philip, die elke week wel een uur aan mijn kop zeurt over zijn leaseauto – wat te doen met dat uur? Of het FD dat ik – beroepshalve natuurlijk – elke ochtend lees bij het ontbijt . Kost me zo een half uur. Waar kan ik dat kwijt? Of aanschuiven bij jouw MT, terwijl er na twee uur geen tijd meer is voor mijn agendapunt – wat doe ik met die twee uur?
Wilma Smulders
Deputy Chief Clients Director


Bob,
Héél herkenbaar, al die mailtjes die ik in mijn mailbox vind. Nog zo iets: zit ik met een klant aan de lijn. Met Heleen. Die maar doorgaat over haar wintersportvakantie. En ik maar denken: mens, schiet op, zo meteen is mijn uur vol. Per ongeluk zeg ik, met dat urenregistratiesysteem in mijn achterhoofd: ‘Heleen, kunnen we nu terzake komen?’ Nou, zij meteen zwaar ­geïrriteerd, ja, ze maakt een eind aan het gesprek, precies binnen het uur, dat wel, maar of dit nou het klantcontact bevordert zoals wij dat willen…
Carolien Dijkstra
Director New Business


Hoi Jenny,
Kun jij met je projectteam alsjeblieft naar deze paar opmerkingen kijken?
Bob


Bob,
Geen probleem. We gaan het systeem flexibiliseren, kost een dag. Vanaf overmorgen kunnen ze trouwens ook uren schrijven op de post ‘Eindeloos gezeur’.
Jenny Hofman
Projectteam Urenregistratie

 

Lees ook:

>> Bekijk alle mailwisselingen van Bob de Manager

Gerelateerde artikelen:


Meer over bob de manager:


Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Ga eens vreemd: 4 sublieme wijnen uit de Piemonte

Ga eens vreemd: 4 sublieme wijnen uit de Piemonte

De wijnstreek Piemonte wordt steeds populairder. MT huissommelier Jan-Willem van der Hek over glooiende hellingen en diverse bodemsoorten. Lees verder

5 overnames die Yahoo hadden kunnen redden

5 overnames die Yahoo hadden kunnen redden

Webpionier Yahoo zit in een zware identiteitscrisis. Ceo Marissa Mayer koopt en saneert zich scheel, maar niemand is tevreden. Lees verder

Uitgeblust als kantoormens? 5 tips voor een gezonder (hardloop)bestaan

Uitgeblust als kantoormens? 5 tips voor een gezonder (hardloop)bestaan

Hardlopen is gezond. 5 tips voor de manager die te veel op kantoor zit. Lees verder

Jan Baan: 'We staan aan vooravond van een nieuw tijdperk'

Jan Baan: 'We staan aan vooravond van een nieuw tijdperk'

Ondernemer Jan Baan viel diep, maar krabbelde ook weer op. Als ceo van de Vanenburg Group richt hij zich nu op de kansen van Smart Industry. Lees verder

Shell-ceo: Benzine is here to stay; PWC niet alert op verzonnen cijfers

Shell-ceo: Benzine is here to stay; PWC niet alert op verzonnen cijfers

Plus: Kwakkelend Vattenfall: 'Nuon blijft in NL', inwoners geschokt over 25 ton Shell-gas, nieuwe eigenaar Burger King en PWC niet alert op verzonnen cijfers. Lees verder

Bob schakelt een héél doortastende headhunter in

Bob schakelt een héél doortastende headhunter in

Bob is divisiedirecteur van een groot concern, hij doet zijn best. In deze aflevering komt een headhunter met aardige kandidaten. Lees verder

Klantverwachtingen overtreffen? Dat is verspilling

Klantverwachtingen overtreffen? Dat is verspilling

Doe vooral wat de klant van je verwacht. Verwachting overtreffen leidt nauwelijks tot meer loyaliteit, stelt Marcel van Assen. Lees verder

De magie van volwassen teams: The Kyteman Orchestra

De magie van volwassen teams: The Kyteman Orchestra

Een optreden van The Kyteman Orchestra is niet alleen een muzikaal feest, het leert ons ook veel over teamvorming. Lees verder

Deze kansen liggen er voor managers in de circulaire economie

Deze kansen liggen er voor managers in de circulaire economie

In de groeiende circulaire economie liggen kansen voor de Nederlandse managers. Het verschil met een niet-circulair systeem is dat deze vorm van zakendoen ernaar streeft om geen afval te genereren. Een volledig circulaire economie weet dan ook de uitstoot tot nul te beperken. Lees verder

KPN kwakkelt op zakelijke markt; bonus-ophef rondom Delta-Goudhaantje

KPN kwakkelt op zakelijke markt; bonus-ophef rondom Delta-Goudhaantje

Plus: recordcijfers GM, miljoenenklus voor Heerema en auto-industrie krijgt lucht. Lees verder

Whitepapers
Meer whitepapers »
 
Volg MT op Twitter


@MTNieuws op Twitter
X