Last van frauderende werknemers? Wat de reden ook is, voorkom dat u bij de rechtbank al met 1-0 achterstaat omdat uw fraudebeleid niet deugt. Podiumauteur Peter van Rijn geeft 8 tips voor een goed fraudebeleid.

En dan ineens blijkt die medewerker toch niet zo betrouwbaar als je altijd dacht. Is het omdat hij als gevolg van een reorganisatie binnenkort jouw organisatie moet verlaten en dus minder loyaal is, dat hij zich tegoed doet aan jouw (bedrijfs)eigendommen? Of is het omdat het economisch allemaal wat minder gaat en hij in de verleiding komt om zijn buurman te laten betalen voor het gebruik van zijn bedrijfstankpas, waarover hij de beschikking heeft?

Duidelijk beleid voeren

Aanpakken zulk gedrag. Ontslag op staande voet, zul je denken. Maar hoe bewijs je zoiets? Hoe voorkom je dat de rechter je op de vingers tikt wegens schending van de privacy van je frauderende medewerker? Of omdat je jouw medewerker niet voldoende hebt voorgelicht? Met andere woorden, hoe voorkom je dat je bij de rechtbank al met 1-0 achterstaat als het proces nog moet beginnen? Simpel: wees duidelijk naar je medewerkers. Hoe?

1. Leg je beleid rond interne fraude goed vast in integriteitsprotocollen.
2. Formuleer wat integer gedrag is. Wat mag wel en wat niet. Zorg dat jouw medewerkers ervan op de hoogte zijn. Zorg ook dat ze weten wat de consequenties zijn, zoals aangifte en ontslag op staande voet. Dat ze weten dat en op welke manier jij onderzoek instelt naar een (vermoeden van een) incident. Dat jij daarbij bijvoorbeeld een onopvallende camera gebruikt.
3. Laat je medewerkers het protocol lezen en laat ze ervoor tekenen.
4. Bewaar de getekende protocollen in de personeelsdossiers.
5. Breng het onderwerp integriteit, het beleid, het protocol en dergelijke regelmatig onder de aandacht van je medewerkers. Denk aan intranet, werkoverleg, et cetera.
6. Registreer incidenten. Dat vergemakkelijkt het treffen van maatregelen.
7. Voer preventief controles uit. Wel eerst nadat je dit in het integriteitsprotocol hebt opgenomen.
8. Breng functiescheiding aan. Laat bijvoorbeeld niet de financiële administratie controleren of de betalingen goed zijn uitgevoerd. Zorg dat je personeel geen twee petten op heeft. Controle en uitvoering zijn strikt gescheiden.

Kenbaarheidsvereiste

Zie het als de zorgplicht, zoals financiële instellingen net als jouw bank die hebben. Het kenbaarheidsvereiste heet dat in juridische termen. Het werkt preventief ten aanzien van fraude. En zo niet, dan kan jou achteraf nooit het verwijt worden gemaakt dat je te weinig aandacht hebt geschonken aan het integer handelen van jouw medewerkers of dat jij onrechtmatig handelt. Daarmee sta je voor het kantongerecht eerder met 1-0 voor dan dat je tegen een onoverbrugbare achterstand aankijkt.

Over de auteur:
Dit artikel is geschreven door Podiumauteur Peter van Rijn, manager Investigations bij Interseco.

Over het Podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.