Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gerelateerde artikelen:


Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Verizon koopt Yahoo, Tim Armstrong nieuwe ceo

Verizon koopt Yahoo, Tim Armstrong nieuwe ceo

Eric Schmidt (Google) vindt Tim Armstrong een van de 'meest inspiratievolle salesmensen ooit'. Nu moet hij Yahoo gaan redden. Lees verder

'Wereldmanager' Arthur van Hoff brengt 'Netflix van VR' naar Amsterdam

'Wereldmanager' Arthur van Hoff brengt 'Netflix van VR' naar Amsterdam

Virtual reality-bedrijf Jaunt opent een kantoor in Amsterdam. Internetpionier Michiel Frackers gaat de programmeerhub leiden. Lees verder

'We gebruiken te veel excuses om mensen niet aan te hoeven spreken'

'We gebruiken te veel excuses om mensen niet aan te hoeven spreken'

Anderen aanspreken op hun gedrag, we blijven het als managers maar moeilijk vinden. Toch doen, raadt Gytha Heins aan. Lees verder

Dit zeggen managers zelf over wat ze het allermoeilijkst vinden: anderen aanspreken

Dit zeggen managers zelf over wat ze het allermoeilijkst vinden: anderen aanspreken

Er is weinig wat managers zo lastig vinden als het aanspreken van hun medewerkers. Dit is wat ze er letterlijk over te zeggen hebben. Lees verder

Nog geen 20% managers zegt verkeerd gedrag permanent te kunnen bijsturen

Nog geen 20% managers zegt verkeerd gedrag permanent te kunnen bijsturen

Nog geen 20 procent van de managers in Nederland zegt niet-effectief gedrag van zijn of haar medewerkers permanent te kunnen bijsturen. Lees verder

Hoe veranker je continue verandering in je bedrijfscultuur?

Hoe veranker je continue verandering in je bedrijfscultuur?

Hoe maak je continu veranderen deel van je bedrijfscultuur? Een praktijkvoorbeeld: ‘We hebben de deken aardig opgeschud.’ Lees verder

Groen licht voor fusie Ahold en Delhaize; Investering door TMG in Talpa vervalt

Groen licht voor fusie Ahold en Delhaize; Investering door TMG in Talpa vervalt

Plus: Minder winst en omzet voor Philips Lighting; Verizon heeft 4,8 miljard over voor Yahoo en L’Oreal neemt IT Cosmetics over Lees verder

De lerende machine is straks overal. Deze 5 voorbeelden geven een kijkje in de toekomst

De lerende machine is straks overal. Deze 5 voorbeelden geven een kijkje in de toekomst

Machines die zichzelf leren verbeteren, we zijn er nog maar een kleine stap van verwijderd. Deze 5 voorbeelden laten zien hoe ver we zijn. Lees verder

Waarom de manager zelf het grootste obstakel voor innovatie is

Waarom de manager zelf het grootste obstakel voor innovatie is

Managers zijn van nature negatief. Daardoor zijn ze ongeschikt om ideeën van medewerkers te beoordelen, stelt wetenschapper Adam Grant. Lees verder

Tesla-ceo Elon Musk is nog lang niet klaar

Tesla-ceo Elon Musk is nog lang niet klaar

Elektrische auto's maken is voor Elon Musk niet genoeg. Wat staat er allemaal in Tesla's Masterplan, deel 2? Lees verder

 
Volg MT op Twitter


@MTNieuws op Twitter
X