Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Kan je leiderschap leren van roofvogels? 2 managers vertellen

Kan je leiderschap leren van roofvogels? 2 managers vertellen

Niet alle leiderschapstrainingen zijn saai, zo plaatst Rebird managers tussen de roofvogels. Wat leer je daarvan? Lees verder

Onderzoek Tegenspraak: dit is wat je moet weten

Onderzoek Tegenspraak: dit is wat je moet weten

Bijna alle managers zien het nut van tegenspraak in, maar slechts 28 procent is er actief mee bezig. De cijfers over tegenspraak. Lees verder

Pas op als je 'gezond verstand' iets beweert

Pas op als je 'gezond verstand' iets beweert

Veel managers vertrouwen op hun 'gezond verstand'. Maar gevoelens en gedrag zijn vaak even goede raadgevers. Lees verder

Waarom empathie de sleutel is tot beter leiderschap

Waarom empathie de sleutel is tot beter leiderschap

Een interview met de Hongaarse filosoof Roman Krznaric over empathie. 'Medewerkers missen geborgenheid.' Lees verder

Doe de test: hoe empathisch ben je zelf?

Doe de test: hoe empathisch ben je zelf?

Volgens filosoof Roman Krznaric is empathie de sleutel tot beter leiderschap. Hoe ontwikkel je het, en hoe scoor je zelf? Lees verder

Kapotte software en bendgate: heeft Apple een imagoprobleem?

Kapotte software en bendgate: heeft Apple een imagoprobleem?

Vorige week trok Apple voor het eerst een softwareupdate terug. Daarna volgde 'bendgate'. Is meer schade te voorkomen? Lees verder

Coachend leiderschap? Zorg dat je eerst de baas wordt

Coachend leiderschap? Zorg dat je eerst de baas wordt

Je kan op verschillende manieren omgaan met hiërarchie op de werkvloer, maar zorg dat je geen allemansvriend wordt. Lees verder

Chantal loopt een blauwtje bij Daan de treinreiziger

Chantal loopt een blauwtje bij Daan de treinreiziger

Daan de Reiziger is liefhebber van niet-gemaakte kilometers. Deze keer vraagt zijn aantrekkelijkste collega of ze mee mag rijden. Lees verder

Lodewijk Asscher zaait robotangst; 'Leiderschapscrisis bij AF-KLM'

Lodewijk Asscher zaait robotangst; 'Leiderschapscrisis bij AF-KLM'

Plus: ING grootste in storingen, miljoenenboete voor KPN, Goudhaantje Michel Cup weg bij DE en Netflix stapt in films. Lees verder

Richard Branson: 'Met marketing alleen red je het niet'

Richard Branson: 'Met marketing alleen red je het niet'

Hoe haalt Richard Branson voordeel uit zijn imago? 'Zou jij lachen als je je werk in een ouderwets uniform moet doen?' Lees verder

Whitepapers
Meer whitepapers »
 
Volg MT op Facebook
X