Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Waarom families de beste kruideniers zijn

Waarom families de beste kruideniers zijn

Een Nederlandse supermarkt? Meestal een (ex-)familiebedrijf. ‘AH zou er als familiebedrijf beter voor staan.’ Lees verder

De 12 bekendste supermarktfamilies van Nederland

De 12 bekendste supermarktfamilies van Nederland

Een Nederlandse supermarkt is vaak een familiebedrijf. Logisch, want dat zijn vaak de beste kruideniers. De 12 bekendste op een rij. Lees verder

Apple onder vuur om werkomstandigheden; Ex-TMG-ceo bekritiseert opvolger

Apple onder vuur om werkomstandigheden; Ex-TMG-ceo bekritiseert opvolger

Plus: Opnieuw winstwaarschuwing Air France-KLM, Spyker failliet en  Sony-hack is een 'zaak van nationale veiligheid'. Lees verder

6 tips voor een motiverende eindejaarsspeech

6 tips voor een motiverende eindejaarsspeech

2015 nadert en daarmee ook de speeches om medewerkers te motiveren. Hoe dat je dat? 6 tips, feiten en inspirerende voorbeelden op rij. Lees verder

De 13 grootste familievetes in het bedrijfsleven ooit

De 13 grootste familievetes in het bedrijfsleven ooit

Van je familie moet je het hebben. Maar met je familie in zaken gaan? Niet altijd een goed idee. De 13 meest spraakmakende voorbeelden. Lees verder

Bob heeft het moeilijk met geïmproviseerd behoudbeleid

Bob heeft het moeilijk met geïmproviseerd behoudbeleid

Bob is directeur bij een groot concern. Bob doet zijn best. Dit keer heeft hij het moeilijk met een stukje behoudbeleid. Lees verder

Wat je ook doet, zet geen 'leiderschap' in je CV

Wat je ook doet, zet geen 'leiderschap' in je CV

In 2014 kreeg je vooral een nieuwe baan als je over technische vaardigheden beschikte. Dit waren de 25 meest gewilde vaardigheden. Lees verder

6 Nederlandse ceo's die in 2014 het veld hebben geruimd

6 Nederlandse ceo's die in 2014 het veld hebben geruimd

Ook 2014 was weer een jaar waarin veel topmanagers sneuvelden. Dit zijn de opvallendste ontslagen. Lees verder

Airbnb speelt voor fiscus; Uber bereikt mijlpaal aantal ritten

Airbnb speelt voor fiscus; Uber bereikt mijlpaal aantal ritten

Plus: Philips stelt eisen aan koper Lumileds, AutoRai weer in trek bij importeurs en oud-voetballer Arie Haan schrijft managementboek. Lees verder

Waarom Scrummen zo snel zo enorm populair geworden is

Waarom Scrummen zo snel zo enorm populair geworden is

Tesla, Apple, Google: allemaal zweren ze bij Scrum, een methode die bedrijven belooft 2 keer zoveel te doen in de helft van de tijd. Lees verder

Whitepapers
Meer whitepapers »
 
Volg MT op Facebook
X