Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Olieprijs stijgt na dood Saudische koning; V&D geeft geen baangaranties

Olieprijs stijgt na dood Saudische koning; V&D geeft geen baangaranties

Plus: Michiel Herkemij alweer weg bij Vion, opluchting na ECB-besluit en Air France schrapt nog eens 800 banen. Lees verder

Bols naar de beurs: dit zijn de 3 risico's

Bols naar de beurs: dit zijn de 3 risico's

Bols gaat over twee weken naar de beurs. 3 redenen waarom de toekomst van de distilleerder ongewis is. Lees verder

Bob regelt een meeting met een toolkit

Bob regelt een meeting met een toolkit

Bob is divisiedirecteur van een groot concern. Hij doet zijn best. Dit keer regelt hij een meeting met een heuse toolkit. Lees verder

Het ontslagrecht omzeilen? Niet met dit trucje

Het ontslagrecht omzeilen? Niet met dit trucje

Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd sluiten, maar tegelijkertijd een beëindigingsovereenkomst afspreken? Mag niet. Lees verder

Quote-oprichter in zonnepanelen; Uber haalt weer dik geld op

Quote-oprichter in zonnepanelen; Uber haalt weer dik geld op

Plus: De grote dag voor de ECB, Nederlandse Volvo-topper naar VS en eBay schrapt banen. Lees verder

Zo laat je je salesteam beter presteren

Zo laat je je salesteam beter presteren

Geen verkoopteam kan zonder aanvoerder. Hij inspireert, motiveert en laat mensen boven zichzelf uitstijgen. Zo leer je uitdagend managen. Lees verder

Hoe haalbaar zijn de wilde ideeën van Elon Musk en Larry Page?

Hoe haalbaar zijn de wilde ideeën van Elon Musk en Larry Page?

Grote technologiebedrijven hebben Grote Ideeën, maar zijn ze ook realistisch? 5 opvallende plannen bekeken. Lees verder

Recordomzet voor ASML; Overname Reaal door ASR vertraagd

Recordomzet voor ASML; Overname Reaal door ASR vertraagd

Plus: Spyker in beroep tegen faillissement, MobyPark wint award en Netflix groeit aardig. Lees verder

2 zaken die van belang zijn om werkelijk succes te ervaren

2 zaken die van belang zijn om werkelijk succes te ervaren

Nu de goede voornemens naar de achtergrond verdwenen zijn, kan je jezelf een plezier doen met een nieuwe opdracht: anders handelen. Lees verder

Is fastfood verleden tijd? 5x hoe McDonald's relevant wil blijven

Is fastfood verleden tijd? 5x hoe McDonald's relevant wil blijven

Deze week rapporteert McDonald's waarschijnlijk wéér slechte resultaten. Hoe wil de fastfoodgigant er bovenop komen? Lees verder

 
Volg MT op Facebook
X