Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gerelateerde artikelen:


Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
De oplossing voor het mestprobleem: maak er kleding en papier van!

De oplossing voor het mestprobleem: maak er kleding en papier van!

Een mestoverschot? De oplossing lijkt te komen uit Eindhoven, waar Jalila Essaïdi er plastic, textiel en papier van weet te maken. Lees verder

Bob wordt ingewijd in de geheimen van Twitter

Bob wordt ingewijd in de geheimen van Twitter

Bob is divisiedirecteur van een groot concern hij doet zijn best. In aflevering 169 wordt hij ingewijd in de geheimen van twitter. Lees verder

Brexit: de leukste social media-inhakers

Brexit: de leukste social media-inhakers

Geef de sociale media een onderwerp en de grappen komen eruit rollen. De 7 leukste inhakers op de Brexit. Lees verder

Zo gaat je bedrijf het beste om met de Brexit

Zo gaat je bedrijf het beste om met de Brexit

Nu de Britten de Europese Unie verlaten, legt Dennis Heijnen van brancheorganisaties Evo en Fenedex legt uit hoe bedrijven daar het beste mee om kunnen gaan. Lees verder

Brexit in beeld: ouderen en laagopgeleiden stemmen voor vertrek

Brexit in beeld: ouderen en laagopgeleiden stemmen voor vertrek

De 52 procent meerderheid voor de Brexit geeft maar een beperkt beeld van de verdeeldheid in het land. Britse tegenstellingen weergegeven in 4 grafieken. Lees verder

Brexit: bloedbad op de beurs, Cameron treedt af

Brexit: bloedbad op de beurs, Cameron treedt af

De Britten hebben onverwacht vóór het vertrek uit de Europese Unie gekozen. Nederlandse exporteurs zien producten vanochtend in een keer 6 procent duurder worden. David Cameron kondigt zijn aftreden aan. Lees verder

5 tips om uw Internet-of-Things beter te beveiligen

5 tips om uw Internet-of-Things beter te beveiligen

Het Internet of Things (IoT) maakt processen en producten efficiënter. Maar de staat van de beveiliging is te vergelijken met het internet in 1984. Vijf tips om die te verbeteren. Lees verder

Verenigd Koninkrijk uit de Europese Unie; Sjoemelsoftware kost in ieder geval 14 miljard in VS voor Volkswagen

Verenigd Koninkrijk uit de Europese Unie; Sjoemelsoftware kost in ieder geval 14 miljard in VS voor Volkswagen

Plus: Netbeheerders willen af van Balkenende-norm, minimumloon Frankrijk slecht nieuws voor NL transport.  Lees verder

Waarom jonge managers hun medewerkers beter níet om advies kunnen vragen

Waarom jonge managers hun medewerkers beter níet om advies kunnen vragen

Jongere managers kunnen hun medewerkers beter geen advies vragen. Daarmee gaat hun wankele status namelijk alleen maar verder achteruit. Lees verder

Een productievere werkdag? Check dan deze 5 programma’s

Een productievere werkdag? Check dan deze 5 programma’s

De werkdag kan altijd productiever. 5 programma’s die daarbij helpen. Lees verder

Whitepapers
Meer whitepapers »
 
Volg MT op Twitter


@MTNieuws op Twitter
X