Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
6 tips voor stressloos op vakantie gaan

6 tips voor stressloos op vakantie gaan

Op vakantie, en nog heb je stress omdat je hoofd vol zit. Met deze 6 tips ga je zonder stress op vakantie. Lees verder

Levensverhaal van een manager: 'Het leven lachte me toe. Tot 2006'

Levensverhaal van een manager: 'Het leven lachte me toe. Tot 2006'

In een nieuwe rubriek tekent MT levensverhalen op van 'heel gewone' managers. Deze keer: Liesbeth Mekkering, die plots met de keerzijde van het leven te maken kreeg. Lees verder

Efteling-directeur Fons Jurgens: ‘Ik ben een aanvoerder die ook wil scoren'

Efteling-directeur Fons Jurgens: ‘Ik ben een aanvoerder die ook wil scoren'

De Efteling is nu al dé topattractie van Nederland. Maar om in 2020 tot de top-3 in Europa te horen, investeert directeur Fons Jurgens flink door. Lees verder

28 getallen over De Efteling die u nog niet wist

28 getallen over De Efteling die u nog niet wist

De Efteling is een flink bedrijf waarin grote getallen omgaan. Deze 28 duizelingwekkende cijfers en grappige weetjes kende u nog niet. Lees verder

Wehkamp komt in Britse handen, ING aast op deel HSBC in Turkije

Wehkamp komt in Britse handen, ING aast op deel HSBC in Turkije

Plus: Tesla-verkopen stijgen flink, BP treft miljardenschikking en universiteiten boycotten Elsevier. Lees verder

Bob heeft ineens tijd om zich te laten coachen

Bob heeft ineens tijd om zich te laten coachen

Bob is directeur van een groot concern. Hij doet zijn best. Deze keer heeft hij ineens tijd om zich te laten coachen. Lees verder

Dominique Haijtema: technologie als digitale disruptie of exponentiële onzin?

Dominique Haijtema: technologie als digitale disruptie of exponentiële onzin?

Alle snelle technologische ontwikkelingen ten spijt, ze hebben pas een functie als ze aan een klantbehoefte voldoen. Technologie is mensenwerk. Lees verder

Dit zijn Nederlands beste digitale dienstverleners

Dit zijn Nederlands beste digitale dienstverleners

Ieder bedrijf wordt digitaal. Maar wie kan je het beste helpen om dat voor elkaar te krijgen? MT vroeg het zijn lezers, voor de 15de keer op rij. Lees verder

Onderzoeksverantwoording MT Digital 2015

Onderzoeksverantwoording MT Digital 2015

Management Team doet al sinds 2001 elk jaar onderzoek naar de kwaliteit en populariteit van leveranciers van digitale services op de Nederlandse markt. Lees verder

Rode cijfers voor Hema; Bedrijfsspionage bij PostNL

Rode cijfers voor Hema; Bedrijfsspionage bij PostNL

Plus: Shell mag gaan boren in Alaska, V&D onderhandelt langer over huren en Vanderlande boekt een miljard aan orders. Lees verder

 
Volg MT op Facebook
X