Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
4 talenten die de belofte hebben waargemaakt

4 talenten die de belofte hebben waargemaakt

Ieder jaar publiceert MT de Goudhaantjes100, een lijst met talentvolle bestuurders. Welke oude talenten stoomden door naar de top?  Lees verder

De talenten van vroeger: waar zijn ze terecht gekomen?

De talenten van vroeger: waar zijn ze terecht gekomen?

Ieder jaar presenteren we de Goudhaantjes 100, met hét managementtalent van Nederland. Hoe verging het voormalig Goudhanen? Lees verder

Rached Dekker (Ricoh): 'Zelfkennis cruciaal op dit niveau'

Rached Dekker (Ricoh): 'Zelfkennis cruciaal op dit niveau'

Zelfkennis is cruciaal, zegt Rached Dekker, director major & strategic accounts Ricoh en een van de grootste managementtalenten van Nederland. Lees verder

8 redenen waarom dat extra kopje koffie op het werk juist goed is

8 redenen waarom dat extra kopje koffie op het werk juist goed is

Met ruim drie koppen per dag is de Nederlander een stevige koffiedrinker. Niets om je voor te schamen. Juist heel gezond, zo blijkt. Lees verder

Bob leert dat er toekomst zit in de senior werknemer

Bob leert dat er toekomst zit in de senior werknemer

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. In deze aflevering leert hij dat er toekomst zit in de senior werknemer. Lees verder

Dit zijn de Goudhaantjes van 2014

Dit zijn de Goudhaantjes van 2014

Voor het zesde achtereenvolgende jaar: de Goudhaantjes 100, MT's lijst met de grootste managementtalenten van Nederland. Lees verder

Wie is de ceo van morgen? 5 trends rond toptalent

Wie is de ceo van morgen? 5 trends rond toptalent

De ceo van morgen ziet er anders uit dan de ceo van vandaag. Dit zijn de 5 trends onder de Nederlandse Goudhaantjes. Lees verder

‘Kosten besparen door slim energie in- en verkopen’

‘Kosten besparen door slim energie in- en verkopen’

Een orchidee groeit het best bij warme temperaturen. Dat levert kwekerijen een hoge energierekening op. Maarel Orchids heeft daar een oplossing voor gevonden. Lees verder

Prijsvraag: waarom zou jij ceo moeten worden?

Prijsvraag: waarom zou jij ceo moeten worden?

Weet jij het beter? Vertel waarom jij ceo van een groot bedrijf moet worden en win 1 van de 5 exemplaren van het boek Hoe word je ceo? Lees verder

Unilever heeft moeite met groei; Dit zijn de Goudhaantjes van 2014

Unilever heeft moeite met groei; Dit zijn de Goudhaantjes van 2014

Plus: Cultuurdirecteuren verdienen onder Balkenende-norm, Apple-topman Cook praat met China, SBM Offshore onderhandelt met OM. Lees verder

Whitepapers
Meer whitepapers »
 
Volg MT op Facebook
X