Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Hoe de mobiele revolutie de bankensector op zijn kop zet

Hoe de mobiele revolutie de bankensector op zijn kop zet

Nederlandse banken ontslaan personeel, want: digitale revolutie. Zagen ze de opkomst van mobiel op tijd? En wat komt er nog aan? Lees verder

3 verklaringen voor de opkomst van de tweedehandsmarkt

3 verklaringen voor de opkomst van de tweedehandsmarkt

Kopen en verkopen op de tweedehandsmarkt is booming. Hoe groot is de markt en welke bedrijven spelen een belangrijke rol? Lees verder

Van Apple tot Motorola, allemaal willen ze praten met Fairphone

Van Apple tot Motorola, allemaal willen ze praten met Fairphone

Is het een smartphone of een communicatiestrategie? Fairphone is beide en met beide succesvol. Ceo en oprichter Bas van Abel vertelt. Lees verder

Leren van de politie: hoe word je tegenspreker?

Leren van de politie: hoe word je tegenspreker?

Bij rechercheonderzoeken van de politie zijn zelf opgeleide tegensprekers betrokken. 'Tegenspraak draait om vragen stellen.' Lees verder

'Nederlandse economie groeit 2 keer zo hard'; Leegloop in V&D-top

'Nederlandse economie groeit 2 keer zo hard'; Leegloop in V&D-top

Plus: Apple meer dan 700 miljard dollar waard, 2theloo opent 44 Franse vestigingen en Fifa-sponsors haken af. Lees verder

Hoe voorkom je schijnproductiviteit?

Hoe voorkom je schijnproductiviteit?

Hoe dwingender de werkomgeving, hoe meer mensen schijnproductiviteit vertonen. De oplossing? Concentratie en een eigen ritme. Lees verder

Nieuwe functie: cultuurtechnisch vertaler

Nieuwe functie: cultuurtechnisch vertaler

Wat zijn de banen van de toekomst? De cultuurtechnisch vertaler gaat er zeker komen. Welke functies tip jij? Lees verder

ING schrapt 1.700 banen; waarom Apples online diensten niet goed werken

ING schrapt 1.700 banen; waarom Apples online diensten niet goed werken

Plus: voorlopig geen doorstart Halfords; Imtech geloofde klokkenluider niet. Lees verder

Deze 5 bedrijven strijden nog om de titel Gamechanger 2014

Deze 5 bedrijven strijden nog om de titel Gamechanger 2014

Wie wordt Gamechanger van het Jaar 2014? Van de 50 genomineerden maken nog 5 bedrijven kans op de titel. Lees verder

Daan de Reiziger leent zijn auto uit en wordt slapend rijk

Daan de Reiziger leent zijn auto uit en wordt slapend rijk

Daan de Reiziger is liefhebber van niet-gemaakte kilometers. Dit keer wordt hij slapend rijk van een nieuwe parkeer-vlieg- en verhuurservice. Lees verder

Whitepapers
Meer whitepapers »
 
Volg MT op Facebook
X