Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gerelateerde artikelen:


Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
5 terugroepacties die op je lachspieren werken

5 terugroepacties die op je lachspieren werken

De IKEA maakte deze week bekend dat drie soorten lampen die bij het bedrijf zijn gekocht teruggeroepen worden. Dat is noodzakelijk omdat ze uit elkaar kunnen vallen. Wij zetten 5 grappige terugroepacties op een rij. Lees verder

Dit moet iedere manager weten van de nieuwe Code Tabaksblat

Dit moet iedere manager weten van de nieuwe Code Tabaksblat

Moeten CEO’s zelf hun salaris gaan verdedigen? Dat is één van de voorstellen die is opgegooid in de Corporate Gouvernance Code. Die richtlijn wordt de opvolger van de meer dan tien jaar oude Code Tabaksblat. Dit moet iedere manager weten over de voorstellen die de Commissie van Manen indiende. Lees verder

De emotioneel intelligente manager is een topscorer

De emotioneel intelligente manager is een topscorer

Managers met meer emotionele intelligentie behalen betere resultaten, aldus Annie McKee, oprichter van de Teleos Leadership Institute. Lees verder

Meelezen met privébericht werknemer, mag dat?

Meelezen met privébericht werknemer, mag dat?

Een werknemer verstuurt privéberichten via het zakelijke account van de werkgever. Mag de werkgever meelezen? Lees verder

Zo denkt de ware ondernemer dus

Zo denkt de ware ondernemer dus

Altijd willen weten hoe de ware ondernemer denkt? In Silicon Valley maken ze er mooie infographics van. Lees verder

Talentmanagement op zijn kop bij zelfsturing

Talentmanagement op zijn kop bij zelfsturing

Voor talentmanagement heeft zelfsturing veel gevolgen: carrièrepaden zien er anders uit en het wordt lastiger om te weten welk talent je in huis hebt. Een blik op talentmanagement-van-de-toekomst. Lees verder

Kahn wil verder met 45 V&D winkels;  'Ceo moet loon zelf verdedigen'

Kahn wil verder met 45 V&D winkels; 'Ceo moet loon zelf verdedigen'

Plus: Dropbox opent kantoor aan Zuidas, Picnic ook in Utrecht en Almere, Sif stelt beursgang uit. Lees verder

Dit zijn de 3 actiepunten voor Willem Vermeend als fintech-ambassadeur

Dit zijn de 3 actiepunten voor Willem Vermeend als fintech-ambassadeur

Willem Vermeend is de nieuwe ambassadeur van de Nederlandse fintech-bedrijven. Wat gaat hij de komende 2 jaar doen? Lees verder

Bob had eigenlijk nog best zin in Jos' jubileumfeest

Bob had eigenlijk nog best zin in Jos' jubileumfeest

Bob is divisiedirecteur van een groot concern en doet zijn best. In deze aflevering bereidt hij het 25-jarig jubileum van Jos voor. Lees verder

‘Als de perfecte wijn zou bestaan, is het een Dão’

‘Als de perfecte wijn zou bestaan, is het een Dão’

De Portugese wijnen van Casa da Passarella hebben een rijk verleden, dat al 150 jaar terug gaat. Lees verder

Whitepapers
Meer whitepapers »
 
Volg MT op Twitter


@MTNieuws op Twitter
X