Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gerelateerde artikelen:


Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Grafiek van de dag: De peilingen van Trump beïnvloeden de waarde van de Mexicaanse Peso

Grafiek van de dag: De peilingen van Trump beïnvloeden de waarde van de Mexicaanse Peso

Hoe beter Donald Trump scoort in de peilingen voor de Amerikaanse presidentsverkiezingen, hoe minder de Mexicaanse Peso waard is. Deze gekke verhouding in de grafiek van de dag. Lees verder

Slimme bril maakt logistiek sneller en beter

Slimme bril maakt logistiek sneller en beter

Dankzij de slimme bril kan het meest tijdrovende en kostbare proces in een magazijn, orderpicking, een stuk sneller verlopen. Dit is er al mogelijk met augmented reality. Lees verder

'Thuisbezorgd haalt 350 miljoen bij IPO'; Ilona Haaijer getipt als commissaris Boskalis

'Thuisbezorgd haalt 350 miljoen bij IPO'; Ilona Haaijer getipt als commissaris Boskalis

Plus: Aandelen oliebedrijven schiet omhoog, meer werknemers wisselen van baan en knokpartij tijdens Georgisch verkiezingsdebat. Lees verder

Luisteren naar je klanten bij innovatie? Ligt aan het type ontwikkeling

Luisteren naar je klanten bij innovatie? Ligt aan het type ontwikkeling

Of je nu wél of niet naar klanten moet luisteren bij het ontwikkelen van nieuwe producten, ligt aan het type innovatie. Dat blijkt uit onderzoek van Erasmus-professor Jan van den Ende. Lees verder

'Als leider moet je beweging creëren'

'Als leider moet je beweging creëren'

Goudhaantje Nanouke van ’t Riet werkt al meer dan 15 jaar bij de NS. Ex-Goudhaan Marjan Rintel is sinds een jaar haar baas. Wat hebben zij met en aan elkaar? ‘Ik ben nog altijd verbaasd dat ze me op haar eerste werkdag opbelde om koffie te gaan drinken.’ Lees verder

Grafiek van de dag: verkopen Nokia tegenover iPhone

Grafiek van de dag: verkopen Nokia tegenover iPhone

Nokia maakte woensdag bekend niet langer eigen smartphones te maken. Het einde van een tijdperk met het welbekende deuntje, snake en de oude, onverwoestbare 3310. Lees verder

5 gave kantoren in Nederland

5 gave kantoren in Nederland

Met alleen een pingpongtafel redden startups het al jaren niet meer. Ook bij de grote bedrijven wordt het steeds meer een speeltuin op kantoor. 5 gave kantoren in Nederland. Lees verder

Zo opent SpaceX een lijnverbinding met Mars (video)

Zo opent SpaceX een lijnverbinding met Mars (video)

Onderstaande video ziet er misschien uit als toekomstmuziek, maar SpaceX lijkt toch echt bloedserieus. Het ruimtevaartbedrijf van Elon Musk wil een lijnverbinding opzetten met Mars, met als doel om de rode planeet te koloniseren. Lees verder

De 10 van MT: Bye bye Blackberry - 'VW komt met Tesla-killer'

De 10 van MT: Bye bye Blackberry - 'VW komt met Tesla-killer'

Plus: Deutsche Bank wankelt, TomTom zet verder in op zelfrijdende auto en HBO geeft het op. Lees verder

Tedje van de week: David Grady - Hoe de wereld te redden van slechte vergaderingen

Tedje van de week: David Grady - Hoe de wereld te redden van slechte vergaderingen

Waarschijnlijk zit je te vaak in vergaderingen waar je eigenlijk niets te zoeken hebt. David Grady legt je uit hoe je dat kunt oplossen. Lees verder

Whitepapers
 
Volg MT op Twitter


@MTNieuws op Twitter
X