Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Waarom Sliedrecht onmisbaar is voor Portugal

Waarom Sliedrecht onmisbaar is voor Portugal

Portugal is veel meer dan de Algarve en CR7. Zo heeft voormalig kolonie Angola heel wat in de melk te brokkelen.  Lees verder

'Ja, maar' is de enige juiste succesformule voor managers

'Ja, maar' is de enige juiste succesformule voor managers

De can do-mentaliteit die bij veel organisaties heerst, maakt het lastig verwachtingen te managen. Hoe voorkom je dat? Lees verder

Daan de Reiziger baalt van de bonnetjes-terreur

Daan de Reiziger baalt van de bonnetjes-terreur

Daan de Reiziger is liefhebber van niet-gemaakte kilometers. Dit keer spuwt hij z'n gal over de P&O-baas en de reisdeclaraties. Lees verder

Ook Nomad-ceo zat in noodlottige MH17-vlucht

Ook Nomad-ceo zat in noodlottige MH17-vlucht

Plus: Oprichter Aldi overleden, Unilever-directeur wordt baas Tesco en beursexit of bankroet voor Malaysia Airlines. Lees verder

Het succesrecept van Karl Albrecht (Aldi)

Het succesrecept van Karl Albrecht (Aldi)

Karl Albrecht, mede-oprichter van Aldi, is volgens de Frankfurter op 94-jarige leeftijd overleden. Dit was zijn businessfilosofie. Lees verder

Neem liever de besten aan, dan degenen met het meeste fortuin

Neem liever de besten aan, dan degenen met het meeste fortuin

Stom geluk bepaalt een resultaat vaak meer dan kwaliteit. Zorg dus dat je niet de meest fortuinlijke aanneemt, maar de beste. Lees verder

Jan Kees de Jager nieuwe cfo KPN; 'Ex-topman Imtech verdraaide feiten'

Jan Kees de Jager nieuwe cfo KPN; 'Ex-topman Imtech verdraaide feiten'

Plus: moederbedrijf Verkade mogelijk naar de beurs, Forbes wordt Chinees, Philips heeft het zwaar en Dell accepteert Bitcoin. Lees verder

Het grootste bedrijf van Duitsland is onzijdig

Het grootste bedrijf van Duitsland is onzijdig

Het land van Einstein, bratwurst, Beethoven en schlagers is vooral de bakermat van de auto. Maar smeren kunnen ze ook als de beste.  Lees verder

De 10 snelste groeiers uit de Nederlandse foodsector

De 10 snelste groeiers uit de Nederlandse foodsector

In de Nederlandse voedings- en drankindustrie worden miljarden omgezet. Dit zijn de 10 snelst groeiende bedrijven in de branche. Lees verder

Dus je gaat naar Italië voor pasta en strand...tsss!

Dus je gaat naar Italië voor pasta en strand...tsss!

Geen spaghetti of pizza hawaï: Italië is het land van supersnelle bolides en de daarvoor noodzakelijke brandstof.  Lees verder

 
Volg MT op Facebook
X