Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
5 wetenschappelijke redenen voor mindfulness op de werkvloer

5 wetenschappelijke redenen voor mindfulness op de werkvloer

Mindfulness helpt om stress te verminderen, bewijst wetenschappelijk onderzoek. Vijf redenen voor mindfulness op de werkvloer. Lees verder

Als robots zelf mochten solliciteren, zouden ze dan voor mij willen werken?

Als robots zelf mochten solliciteren, zouden ze dan voor mij willen werken?

Als robots net zo slim worden als mensen, zouden ze dan nog wel voor ons willen werken? Over de gevaren van singularity. Lees verder

DS Tags: de wereld veroveren met een elektronisch bagagelabel

DS Tags: de wereld veroveren met een elektronisch bagagelabel

Erik Harkes bedacht al in 2002 dé oplossing voor paperless travel. Maar de techniek werkte niet mee. ‘Nu is het zover: 2016 wordt ons jaar.’ Lees verder

 ‘ABN krijgt beschermconstructie bij beursgang’, VEB tegen Ahold: geef duidelijkheid over fusieplannen

‘ABN krijgt beschermconstructie bij beursgang’, VEB tegen Ahold: geef duidelijkheid over fusieplannen

Plus: ‘Uber in gesprek met banken over financiering’, Franse staat vergroot invloed bij Air France-KLM Lees verder

Dit zijn Europa's meest duurzame projecten, en hier zitten ze

Dit zijn Europa's meest duurzame projecten, en hier zitten ze

Op steeds meer plekken in Europa zijn voorbeelden te vinden van de 'circulaire economie'. Hier zitten de 5 meest inspirerende. Lees verder

Bob gaat op survival in Schotland

Bob gaat op survival in Schotland

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. Deze keer gaat Bob op survival in Schotland. Lees verder

Robots bepalen de toekomst niet, dat doen we zelf

Robots bepalen de toekomst niet, dat doen we zelf

De robots komen. De robots komen en ze pikken onze banen in. Maar angst is niet nodig: de toekomst bepalen we nog steeds zelf. Lees verder

Moeten werkgevers bang zijn voor de komst van Glassdoor?

Moeten werkgevers bang zijn voor de komst van Glassdoor?

Nederlandse werkgevers kunnen hun borst natmaken: Glassdoor, waar iedereen zijn (ex-)baas kan beoordelen, is nu ook hier actief. Lees verder

Lokale Rabo's leveren macht in; stress neemt toe en cfo HEMA vertrekt

Lokale Rabo's leveren macht in; stress neemt toe en cfo HEMA vertrekt

Plus:  miljardenboete grootbanken, mogelijk belasting op crowdfunden en Spotify wil ook video en eigen content bieden. Lees verder

Hoe slim is je stem?

Hoe slim is je stem?

De stem is een cruciale factor bij het bepalen hoe we overkomen. Onze stem maakt ons slimmer; daarom lijken we op papier dommer. Lees verder

Whitepapers
Meer whitepapers »
 
Volg MT op Facebook
X