Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Het LiDRS-model geeft inzicht in je leiderschapskwaliteiten

Het LiDRS-model geeft inzicht in je leiderschapskwaliteiten

Het LiDRS-model helpt om inzicht te krijgen in je leiderschapskwaliteiten. Aan de hand van bouwstenen kan je jezelf ontwikkelen, legt Jochen Hekker uit. Lees verder

Werner Vogels: 'Amazon is een startup'

Werner Vogels: 'Amazon is een startup'

Een miljardenbedrijf met een startupmentaliteit? Dat is Amazon volgens zijn Nederlandse CTO Werner Vogels. Lees verder

Jan Aalberts: 'Er is niet één succesknop'

Jan Aalberts: 'Er is niet één succesknop'

'Het leven zou fantastisch zijn als er één succesknop was waaraan je kon draaien', zei Jan Aalberts tijdens het Maakindustrie100-Event. Lees verder

Ballast Nedam stelt jaarcijfers weer uit; Telegraaf en Dasym samen in nieuwe ideeën

Ballast Nedam stelt jaarcijfers weer uit; Telegraaf en Dasym samen in nieuwe ideeën

Plus: Amazon lijdt verlies door hoge investeringen, Camiel Eurlings krijgt trap na en Deutsche Bank krijgt miljardenboete. Lees verder

Bob handelt effectief een slechtnieuwsgesprek af

Bob handelt effectief een slechtnieuwsgesprek af

Bob is divisiedirecteur van een groot concern. Hij doet zijn best. Deze keer handelt hij effectief een slechtnieuwsgesprek af. Lees verder

Supermarktmerken als wereldverbeteraars

Supermarktmerken als wereldverbeteraars

In de supermarkt zijn consumenten te verleiden door informatie over slechte producten te verstoppen. Maar eerlijk zijn zou wel eens beter kunnen uitpakken. Lees verder

Annemarie van Gaal: 'Denk nooit dat je het zelf het best weet'

Annemarie van Gaal: 'Denk nooit dat je het zelf het best weet'

Nooit denken dat je het zelf het beste weet. Dat was de les die Annemarie van Gaal woensdag gaf bij het Maakindustrie100-Event. Lees verder

Het Maakindustrie-100 Event: gelukkig hebben we de foto's nog...

Het Maakindustrie-100 Event: gelukkig hebben we de foto's nog...

Huisman is nu écht voor de allerlaatste keer winnaar van de Maakindustrie-100 van MT. Lees verder

De Bijenkorf profiteert van rijke klanten; De Maakindustrie-100 van 2015 is uit!

De Bijenkorf profiteert van rijke klanten; De Maakindustrie-100 van 2015 is uit!

Plus: topman Euronext vertrekt, ASML-order betekent doorbraak en Apple Watch vanaf 8 mei te krijgen. Lees verder

De maakindustrie leeft: dit is de top-100 van 2015

De maakindustrie leeft: dit is de top-100 van 2015

De Nederlandse maakindustrie staat weer volop in de spotlights. MT presenteert voor het derde jaar op rij de kampioenen: de Maakindustrie-top100. Lees verder

 
Volg MT op Facebook
X