Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Wehkamp breidt uit naar België

Wehkamp breidt uit naar België

Wehkamp lanceert nog dit jaar een Belgische variant van zijn website. Topman: 'Overtuigd van een succesvolle introductie.' Lees verder

Het lot van AEX-ceo's: niemand praat over ze

Het lot van AEX-ceo's: niemand praat over ze

Over ceo's van AEX-bedrijven wordt nauwelijks gesproken op sociale media. 'Een gemiste kans.' Lees verder

5 redenen om je computer eens wat eerder uit te zetten

5 redenen om je computer eens wat eerder uit te zetten

Wie te weinig slaapt, presteert niet optimaal, wordt dik en kan meer depressieklachten krijgen. Waarom zou je nog overwerken? Lees verder

Paul Iske: 'We werken aan de next generation bank'

Paul Iske: 'We werken aan de next generation bank'

Innovatie is bij ABN Amro ingedaald zonder de oriëntatie naar buiten kwijt te raken, zegt chief dialogues officer Paul Iske.  Lees verder

Opluchting over Schots 'nee'; Larry Ellison stopt als Oracle-ceo

Opluchting over Schots 'nee'; Larry Ellison stopt als Oracle-ceo

Plus: Topman Baker Tilly Berk weg, ANP koopt Novum, RTL start nieuwe zakelijke zender en pensioen op komst voor Heineken-cfo. Lees verder

Hoe Woodwing creatief zaken doet over de grens

Hoe Woodwing creatief zaken doet over de grens

Steeds meer afnemers betalen te laat of helemaal niet, zeker als je zaken doet over de grens. WoodWing weet daar wel raad mee. Lees verder

Hoe Tim Cook de eilandencultuur bij Apple aanpakte

Hoe Tim Cook de eilandencultuur bij Apple aanpakte

De 'muren' die Steve Jobs zo zorgvuldig had bewaakt, brak zijn opvolger Tim Cook af - opeens werd er bij Apple samengewerkt. Lees verder

Bob de manager leert de waarde van feedback kennen

Bob de manager leert de waarde van feedback kennen

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. In aflevering 201 leert hij de waarde van zuivere feedback kennen. Lees verder

iOS 8 gedownload? 6 tips om meer uit je iPhone of iPad te halen

iOS 8 gedownload? 6 tips om meer uit je iPhone of iPad te halen

Niet alleen iOS, maak ook veel apps hebben gisteravond een update gehad. 6 productieve tips om meer uit je iPhone of iPad te halen. Lees verder

Is de klasse van KLM te kopiëren?

Is de klasse van KLM te kopiëren?

Merkbouw in de luchtvaart is helemaal niet moeilijk. KLM laat zien dat het kan én hoe leuk het is. Du pain, du vin, du KLM? Lees verder

 
Volg MT op Facebook
X