Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gerelateerde artikelen:


Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
'De interactie met andere studenten maakt een MBA zo interessant'

'De interactie met andere studenten maakt een MBA zo interessant'

Wat levert een MBA je op? Die vraag stellen we aan diverse alumni. Deze keer vertelt John de Kok, voormalig directeur van Pfizer, waarom hij maar liefst 2 MBA’s op zak heeft. Lees verder

5 trends op de markt van het Internet of Things

5 trends op de markt van het Internet of Things

De toekomst is connected, wordt alom voorspeld. Of is die toekomst al begonnen? 5 recente trends. Lees verder

'Die 1.000 man hóór ik niet eens'

'Die 1.000 man hóór ik niet eens'

Zolang de spelers zijn autospiegels heel laten, blijft hij fluiten. ABN Amro-manager en hockeyscheids Kees Tamminga (39) past er zelfs zijn vakanties op aan.  Lees verder

Wil je iets beter onthouden? Maak dan een tekening

Wil je iets beter onthouden? Maak dan een tekening

Er zijn hier wat geheugensteuntjes die je kunnen helpen om een bijvoorbeeld een presentatie beter te onthouden. Lees verder

Met deze 6 tips evalueert u een reorganisatie

Met deze 6 tips evalueert u een reorganisatie

Stel bij elke organisatieverandering eerst een duidelijk doel vast, adviseert Jan de Vuijst. Anders gaat het nooit werken, welke methode je ook kiest.  Lees verder

Winst Shell halveert; Air France KLM lijdt minder verlies

Winst Shell halveert; Air France KLM lijdt minder verlies

Plus: Dunlop naar eigen zeggen kleine multinational, Nederland in top tien beste infrastructuren om in te investeren. Lees verder

Innoveren bij Priva: ‘Het was vooral een onderbuikgevoel’

Innoveren bij Priva: ‘Het was vooral een onderbuikgevoel’

De afgelopen jaren heeft Priva een digitale transformatie doorgevoerd. De belangrijkste uitdaging: vernieuwen zonder de bestaande business geweld aan te doen. Lees verder

Nigeria klaagt Shell aan voor 6 miljard; Dunlop 'kleine multinational' met nieuwe aankoop

Nigeria klaagt Shell aan voor 6 miljard; Dunlop 'kleine multinational' met nieuwe aankoop

Plus: Aegon neemt afdeling Blackrock over, lampentak Philips naar de beurs en Cook legt beleggers uit dat ze niets begrijpen van het bedrijfsaandeel. Lees verder

Psycholoog Cees Schenk: 'Succesvolle managers kunnen omgaan met gebrek aan succes'

Psycholoog Cees Schenk: 'Succesvolle managers kunnen omgaan met gebrek aan succes'

Volgens psycholoog Cees Schenk is succes afdwingbaar, maar maak keuzes en ken je gebreken. Lees verder

Deze Thaise 'duty free' koning is de redder van Leicester

Deze Thaise 'duty free' koning is de redder van Leicester

Over leiderschap gesproken. 'Duty free' koning Vichai Srivaddhanaprabha trok voetbalclub Leicester City in 4 jaar uit het slop. Lees verder

 
Volg MT op Twitter


@MTNieuws op Twitter
X