Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Arie Haan: 'Om van Chinezen een team te maken moet je ze neerzetten als een familie'

Arie Haan: 'Om van Chinezen een team te maken moet je ze neerzetten als een familie'

Tweevoudig WK-finalist Arie Haan is al 12 jaar coach in China. Over wat hij daar geleerd heeft, schreef hij een managementboek. ‘Belangrijk hier: je moet geduld hebben.’ Lees verder

Ahold blijft kosten besparen, Imtech opnieuw in de fout

Ahold blijft kosten besparen, Imtech opnieuw in de fout

Plus: Coolblue levert dezelfde dag, €425.000 extra voor Eelco Blok en Nederland stijgt in aanvragen octrooien. Lees verder

Een surpriseparty voor Bobs vijftigste verjaardag

Een surpriseparty voor Bobs vijftigste verjaardag

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Bob doet zijn best. Deze keer wordt Bob vijftig en organiseren zijn collega's een surpriseparty. Lees verder

Acht tips voor het reduceren van jetlag

Acht tips voor het reduceren van jetlag

Langdurig vliegen of ploegendiensten verstoort het circadiaans ritme, ofwel: jetlag. Acht wetenschappelijke tips en hulpmiddelen op een rij. Lees verder

Joop Donkervoort, man met een eigen filosofie: no compromise

Joop Donkervoort, man met een eigen filosofie: no compromise

Groei is geen doel op zich voor sportautofabrikant Donkervoort. Het draait om bezieling en technische ontwikkeling. ‘No compromise.’ Lees verder

Ahold heeft last van margedruk; KLM wil banen schrappen

Ahold heeft last van margedruk; KLM wil banen schrappen

Plus: AB-InBev voelt daling biervolume, Lego heeft een goed jaar achter de rug en Apple Pay komt dit jaar naar Europa. Lees verder

Bas Haring over de betekenis van 'strategie'

Bas Haring over de betekenis van 'strategie'

Begreep Bas Haring de betekenis van het woord 'strategie' eigenlijk niet beter, toen hij wist dat hij het niet begreep? Lees verder

Bij Decos in Noordwijk hebben ze geen managers nodig

Bij Decos in Noordwijk hebben ze geen managers nodig

Managers? Nergens voor nodig, denken ze bij Decos in 
Noordwijk. ‘Nu merk je dat mensen veel meer initiatief nemen.’ Lees verder

Vion schrapt verkoopplannen; V&D verlaagt lonen toch niet

Vion schrapt verkoopplannen; V&D verlaagt lonen toch niet

Plus: Google slaat grote slag in mobiel betalen, Philips brengt lichtdivisie naar de beurs en mogelijk omkoping bij NS. Lees verder

Vrees oogt als trouw

Vrees oogt als trouw

Blijven hangen in een baan die geen voldoening geeft, ontneemt je op den duur alle energie. Waarom blijven mensen dan werk doen dat ze als een noodzakelijk kwaad ervaren? Laconiek Lees verder

 
Volg MT op Facebook
X