Help! Ik verzuip in informatie!

02 dec 2011  |   Anouk Eigenraam  
Papierstapel - overwerkt

Nederlanders komen om in de hoeveelheid informatie die dagelijks op ze wordt uitgestort. Volgens een onderzoek kost het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer. Hoe kunnen we die overload beter reguleren?

Iedereen herkent het: dacht je net eindelijk de mailbox helemaal lekker opgeschoond te hebben, of de eerste mailtjes druppelen alweer binnen. Daarbij moet je ook dat rapport wat al wekenlang op je bureau ligt nog lezen, moet je het laatste nieuws nog checken, stapelen de folders en offertes zich op in de lade, heb je nog ongeopende sms-jes, oppoppende whatsapps en chats op je computerscherm en ..argh!
Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat we verdrinken in ‘druppels’ aan informatie. 57 procent van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Zo hebben we op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voeren we zes telefoongesprekken of conference calls en ontvangen we 33 e-mails waarvan we 20 procent niet lezen omdat we er niet aan toe komen. Aan het zoeken naar de juiste informatie besteden we meer dan 25 minuten per dag, dat gelijk staat aan meer dan twee werkweken per jaar.

 

Bron: Mindjet

Handvatten

Omdat we grote moeite hebben om alle verschillende soorten te organiseren en te verwerken, kan een kleine hoeveelheid informatie al een overweldigend gevoel geven. "We krijgen gelijktijdig informatie uit zoveel bronnen - e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken - dat onze hersens die niet goed zijn in multitasking het niet allemaal kunnen verwerken," legt neurobioloog Mo Costandi uit.
Hoe krijgen we dan het gevoel alle informatie wel de baas te zijn en vinden we tussen alle papieren en digitale documenten, internetsites, mails wel wat we zoeken? MT gooit een aantal reddingsboeien uit:

  • Bepaal ‘s ochtends wat je nodig hebt aan papieren, leg de rest weg.
  • Maak mappen aan in je e-mail, die corresponderen met je bureaubakjes en de mappen op je pc.
  • Archiveer je e-mail direct bij het lezen. Mails die je moet bewaren verplaatsen naar de bijbehorende mappen. Gooi e-mail die je niet hoeft te bewaren meteen weg.
  • Bewaar alleen de laatste versie van rapporten, zodra je de nieuwe binnen hebt, gooi je de ander meteen weg.
  • Vraag jezelf af of je wel via alle media wil communiceren. Welke (sociale) media vind je relevant om bij te houden en welke niet? Maak een selectie.
  • Plan dagelijks een moment (of meer) in om bepaalde informatie te gaan lezen. Ga desnoods ergens anders zitten.
  • Laat je niet overrompelen door binnenkomende telefoontjes of mails. Als je geconcentreerd moet werken, zet je mail en telefoon dan uit. Vraag of mensen terugbellen, maak telefonische afspraken.
  • Neem een koffiepauze als je het gevoel hebt over te lopen en bedenk dan hoe je een en ander gestructureerd gaat aanpakken.
  • Bedenk dat het geen ramp is als je iets een keer niet hebt gelezen of gezien. Onthoud: u bent ook maar een mens.


Heeft u ook het gevoel dat u verzuipt? Meet uw eigen informatiestroom met de Data Mass Calculator.

Lees ook:

Gerelateerde artikelen:


Gegevens ontvanger
Naam ontvanger:
Email ontvanger:
Jouw gegevens
Naam:
Email:
Gezondheidsdata van je medewerkers opslaan: mag dat zomaar?

Gezondheidsdata van je medewerkers opslaan: mag dat zomaar?

Data over de gezondheid van je medewerkers is steeds toegankelijker. Wat mag je daar als werkgever mee? En minstens zo belangrijk: wat niet? Lees verder

‘West-Europa hotspot voor 3D-printing’

‘West-Europa hotspot voor 3D-printing’

Met zijn bedrijf Additive Industries bouwde Jonas Wintermans een industriële 3D-metaalprinter. Lees verder

ForFarmers naar de beurs; Recordwinst voor VDL Groep

ForFarmers naar de beurs; Recordwinst voor VDL Groep

Plus: Voor een biljoen in de Beurs van Berlage; Rijk opgroeien maakt meer narcistisch en India in de race for space Lees verder

5 presentatietips van TED-grondlegger Chris Anderson

5 presentatietips van TED-grondlegger Chris Anderson

Hoe houd je een gloedvolle presentatie? 5 lessen van Chris Anderson, de man achter ideeën-imperium TED. Lees verder

Ceo's putten uit dezelfde gereedschapskist, ongeacht staat van het bedrijf

Ceo's putten uit dezelfde gereedschapskist, ongeacht staat van het bedrijf

Een slecht lopend bedrijf is niet zelden gebaat bij harde maatregelen, terwijl een goed lopende zaak vaak baat heeft bij rust. Toch zie je dat nieuwe ceo's vaak dezelfde maatregelen nemen zodra ze de drempel over stappen. Lees verder

Vier bedrijven die snappen wat een sterke bedrijfscultuur oplevert

Vier bedrijven die snappen wat een sterke bedrijfscultuur oplevert

Bedrijven die in hun cultuur investeren, verdienen 516 procent (!) meer dan zij die dat niet doen. 4 voorbeelden die dat begrepen hebben. Lees verder

Kristel Groenenboom: 'Wil je oorlog? Dan moet je het logo veranderen'

Kristel Groenenboom: 'Wil je oorlog? Dan moet je het logo veranderen'

Een goede naam krijg je niet cadeau. Juist daarom zijn familiebedrijven zo belangrijk, stelt Kristel Groenenboom. Lees verder

Fusie AB Inbev en SAB Miller op schema

Fusie AB Inbev en SAB Miller op schema

Plus: Grote interesse voor Zeeuwse wind; korting dreigt voor 1,8 miljoen pensioenen en ook de G7 is tegen een Brexit Lees verder

Opinie: Stop nou eens met het doodknuffelen van start-ups

Opinie: Stop nou eens met het doodknuffelen van start-ups

Volgende week is Nederland weer eens in de ban van start-ups. Waarom eigenlijk? Hoogste tijd voor een Start-up Fail Festival. Lees verder

Bob wil een grote verbouwing terugdraaien

Bob wil een grote verbouwing terugdraaien

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Bob wil nu op het nippertje een diepte-investering terugdraaien. Lees verder

 
Volg MT op Twitter


@MTNieuws op Twitter
X